Hur man skriver Effectively

Peter Drucker hävdar att mer än 60% av alla förvaltningsproblem följd av avbrott i kommunikationen. Omdömen

En stor studie av Rockefeller Foundation fann att 68% av de kunder som sluta köpa från sina regelbundna leverantörer gör det eftersom de anställda inte kommunicera effektivt med thosecustomers.

Effektivitet experter hävdar att minst 40% av den genomsnittliga arbetstagarens tid går åt att göra uppgifter som antingen är onödiga eller måste göras över eftersom de inte var gjort enligt anvisningarna. Omdömen

Så, som ni kan se, har förmågan att kommunicera med precision en enorm inverkan på den nedersta raden. Ett sätt att kommunicera exakt är att sätta det skriftligt. Omdömen

Chefer kan multiplicera sitt inflytande genom att lära sig tekniker för kraftfulla skrivande. Kraftfulla författare lära sig att fokusera ord hur en laserstråle fokuserar ljuset. Omdömen

För några år sedan, Earl Nightingale och jag spelade in en kassett program om detta ämne. I den rekommenderade jag några relevanta riktlinjer: Omdömen

- Fokusera ditt mål. Vad är syftet med det material du vill skriva? Skriva kan hjälpa dig att uppnå fem Jag är: Det kan informera, fråga, inflytande, instruera och hetsa.

- Fokusera din publik. Skriftligt material såsom rapporter och broschyrer kan vara värdefulla positioneringsverktyg. De ska skrivas med en specifik målgrupp i åtanke - den målgrupp du vill påverka att köpa dina produkter eller tjänster.

- Fokusera ditt innehåll. Se till att ditt budskap är rätt budskap till rätt målgrupp. Låt inte onödiga idéer intrång på ditt huvudbudskap. För att citera professor William Strunk Jr., den berömda myndigheten på engelska användning: Omdömen

"En mening bör innehålla några onödiga ord, ett stycke inga onödiga meningar, av samma skäl som en ritning bör ha några onödiga linjer och en maskin inga onödiga delar. "

- Fokusera din organisation. En bra bit av skrivande flyter som en symfoni. Organisera ditt material så att varje ämne flyter lätt och naturligt in i nästa.

- Fokusera din klarhet. Vissa författare tror att de kan dölja fuzzy tänkande genom att begrava den under en massa ord. Att ha effekt måste idéer uttryckas exakt och koncist. Lincolns Gettysburg Address krävs bara 275 ord, och 196 av dem var av en stavelse.

- Fokusera din förfining. Perfektion sällan framgår av ett första utkast. Ambrose Bierce sa en gång att "ett helgon är en död syndare reviderad och redigeras." Stor skrift är grov kopia revideras och redigeras.

- Bli din egen tuffaste redaktör, men stannar inte där. Låt andra läsa vad du har skrivit innan du skickar den till din målgrupp. Du vet vad du menade, men du kan inte veta hur andra tolkar det tills andra har läst den.

- Fokusera dina resultat. Såvida resultat byggs in, de inte hända.

Bra skrivande alltid gör fyra saker:

-Det skapar en känsla Omdömen

-Det ger en idé Omdömen

-Det ger läsaren en förmån.. .

-Det producerar ett önskat svar.

En super bok jag läste nyligen är Anatomi av en entreprenör, med min kära vän, Dr Joe Jacobs, ordförande i Jacobs Engineering. Joe grundade sitt företag 1948 på en shoestring och byggt det i ett av världens 10 största byggföretag. Hans bok är fascinerande läsning och ett bra exempel på klarspråk. Några av de tekniker som kommer igenom i Joe skrivande kan vara till hjälp för dig:

* Teknik Number One: Få ditt tänkande raka Omdömen

All kommunikation börjar med tankar.. I själva verket, tankar är de fordon genom vilka du kommunicerar med sig själv. Omdömen

Innan du kommunicera dina tankar till omvärlden, ta tid att organisera dem. Omdömen

Tänk på de saker du vill säga . Vad är den viktigaste punkten? Vilka fakta, data eller argument behöver du stödja denna punkt? Organisera dina poäng i prioritetsordning, tillsammans med stödpunkter. Sedan besluta om en effektiv, uppseendeväckande introduktion.

Nästa, presentera ditt material i prioritetsordning. Avsluta genom att sammanfatta materialet eller berätta för dina läsare hur du vill att de ska svara på det Omdömen

* Teknik Nummer två:. Skriv vad du menar. Skriv exakt vad du menar. Omdömen

I ansikte mot ansikte kommunikation, kan talaren får omedelbar feedback från lyssnaren. I skriftlig kommunikation, är feedback inte omedelbart. I själva verket kan du få någon respons. Så du måste få din punkt över noggrant första gången, eller din kommunikation är meningslöst Omdömen

* Teknik nummer tre. Kom till saken Omdömen

Om du skriver ett brev för att be om. en tid, be om det i det inledande stycket. Om du vill ha mer information, begär det. Om du vill att någon ska köpa något, be om ordern Omdömen

* Teknik Number Four:.. Var kortfattad Omdömen

Slösa inte ord. Håll meningar och stycken kort och enkel. Använd alltid de kortaste och mest välbekanta ord. Inte sträva efter när du kan prova. Inte avsluta när du kan avsluta. Inte använda ett instrument för manuell utgrävning när du kan gräva med en spade. Omdömen

För att citera Winston Churchill, en av de stora mästarna av språket, "Korta ord är bäst, och de gamla ord när kort är . bäst av allt "

* Teknik Number Five: Vara verkliga Omdömen

Var och en av oss har en personlighet, en blandning av egenskaper, tankemönster och manér - som kan hjälpa oss att kommunicera tydligt. . Vara naturlig, och låt den verkliga du kommer igenom. Försök inte att skriva som en Harvard lärd om du inte verkligen är ett. Försök inte att imitera gatuspråk om det kommer naturligt för dig.

* Teknik Number Six: Använd bilder. En bild säger mer än tusen ord.

Min bok, How to Be en stor Communicator: In Person, på papper & På Podium, ägnar ett helt avsnitt med skicklig användning av bilder. Varför betoning? Eftersom vi tror på bilder eller mentala bilder. Ett bra exempel är den linje som en gång delade kommunistiska världen från den fria världen. Det var bara en politisk gräns tills Churchill kallade det "järnridån." Det gav en kraftfull bild som klargjort sin sanna natur. Omdömen

När du har en abstrakt idé som du vill uttrycka, försöka tänka på något bekant för likna det vid. Se till att det är bekant för dig och din publik. En författare, förklarar fungerar en kärnreaktor, liknade en atomkärna till ett rack bollar på ett biljardbord, redo att flyga isär när den träffas av en fortkörning boll. Instruktörer i problemlösning vilja jämföra knotiga problem för logjams, som kan brytas genom att hitta och släpper upp knappen loggen. Omdömen

Kommunikation är inte en trevlig-att-ha skicklighet. Det är avgörande för framgång i näringslivet. Att producera och marknadsföra produkter och tjänster för att stödja de miljarder människor som nu bor i jorden kräver en nivå av kommunikation oanade under tidigare århundraden. När kvaliteten på din produkt beror på de kollektiva ansträngningar dussintals, hundratals eller tusentals personer, blir kommunikation livsnerven i din verksamhet. Omdömen

I själva verket är kommunikation i centrum för allt vi gör. Det är grunden för interaktion mellan människor. Kommunikation har att göra med betydelser, med förståelse, med känslor, med önskningar, med behov och idéer. Vår värld är fylld med uppgifter Omdömen

Men störst behov är för att förstå -. För att bygga broar mellan människor så att vi kan bättre leva tillsammans, arbeta tillsammans, umgås med varandra, och göra denna jord bäst möjligt hem för den mänskliga rasen Omdömen  ..