Därför behöver vi Document Management System?

Information, ditt företag är beroende av det. Men kan de anställda enkelt hitta information de behöver när de behöver det? I de flesta företag är dokument som lagras i en mängd olika platser som – Mappskåp förråd, på nätverk på varje enskild dator hårddiskar, cd-skivor och skrivbordslådor. De människor som behöver få tillgång till dessa handlingar ligger ofta på olika platser samt Omdömen

Svaret för ett ökande antal företag &ndash. stora och små – är ett dokumenthanteringssystem. Det bästa Document management system kommer att hjälpa ditt kontor gå papperslös vilket frigör värdefullt kontorsutrymme som kan användas bättre som arbetsyta för dina anställda. Dessutom gör programvara för dokumenthantering ditt kontor mycket mer miljövänligt. Omdömen

Vad är Document Management System (DMS)? Omdömen

Dokumenthantering är en organisatorisk metod. Mer specifikt är det en teknikbaserade medel för lagring av dokument. Dokument (och ibland bilder) hålls i en enda lagringsutrymme (slutförvar) som förenklar hantering och hämtning av filer när det behövs. Eftersom organisationer har olika behov, system ofta specialdesignade. Omdömen

Hur fungerar det? Omdömen

Dokumenthantering börjar normalt med det elektroniska dokumentet vanligtvis använder vi en skanner för att konvertera pappers (fysiska) dokument till digitaliserade bilder. När väl alla filer är elektroniska, är det lättare att anordna informationen. Dessutom, om möjligt, alla nya dokument förberedda och sparas i en permanent digitaliserad format Omdömen

När du behöver hämta ett dokument från systemet utför du en sökning genom att ange dokument och' s. Namn. Begäran behandlas och informationen hämtas. Dokumenthanteringssystem innefattar säkerhetsåtgärder för att säkerställa att endast behöriga användare har tillgång till. Dessa åtgärder bestämmer vilka dokument vissa människor kan läsa, och vilka åtgärder eller ändringar som de kan göra. Omdömen

Fördelar med Document Management System (DMS) Review

Ett effektivt dokumenthanteringssystem hjälper genom att göra det lättare till fil, organisera, dela, hämta och säker information. Anställda kan också vara mer produktiva eftersom de sparar tid på att leta efter affärskritisk information. Ett bra dokumenthanteringssystem underlättar också samarbete, beslut, och förmågan att bygga vidare på andras arbete. Omdömen

Digitala filer har funktionalitet som inte är möjligt med pappersarkiv. Med ett dokumenthanteringssystem på plats, flera personer, även de som arbetar från hemmakontor eller fältet, kan få tillgång till och arbeta med filer samtidigt. Query försoning och upplösning är lättare, kan kunden ansökningsblanketter eller CAF dokument lagras under en lång tidsperiod utan några skador, och dokument kan inte få felplacerad eller kopieras. Några exempel på kundansökningsblanketter är- Omdömen

a. Surveys- Survey data samlas in för många ändamål, händer folkräkningen med några års mellanrum. Erhållna data kan digitaliseras lätt

f. Questionnaires- sammanräkningen av data som erhållits genom enkäter är lätt nu; OMR teknik används, så att vi kan få numeriska värden Omdömen

c. E-post Blanketter Kund royalty kort ges många varumärke över hela landet, medan känslan upp dessa former är en box som anges för varje bokstav Omdömen

d. Registrering Program- Tillämpa för att få en tjänst eller produkt är lättare nu, för varje område som namnet på den person eller hans /hennes adress finns lådor anges där individer behöver skriva i versaler. En streckkod tilldelas för varje ansökan nu så det blir lättare att komma ihåg data när det behövs.

Förbättrad kundservice är en annan viktig immateriell fördel. Filer är på fingertopparna av alla anställda så att kundfrågor kan besvaras snabbare och effektivare. Document Management hjälper företag och statliga organisationer för att bearbeta data enkelt, manuell inmatning av data är långsam och fel kan uppstå när du skriver in data. Dubbelarbete undviks och data kan kontrolleras enkelt. Kund ansökningsblankett management är en tjänst som dokumenthantering företag tillhandahåller. Företag kan spara pengar på utskrift och kopiering kostnader och det finns också ett minskat behov av plats och offsite lagringsutrymme Omdömen  ..