Artikel:? Vad är Document Management

Document Management är idén om hur man ska hantera dokument på ett bra sätt för att kunna lätt hitta dem, hitta information i dem, spåra ändringar i dokument, dela dem med andra människor och fortfarande bara visa dem för de människor som ska kunna se dem. Ingår i säkerhetsdelen är också att kunna styra vilken typ av informations andra ska se och om de skulle kunna ändra innehållet i dokumentet. Omdömen

I förbi alla handlingar på papper och lagras i säkra platser där endast personer med rätt till de handlingar som hade nycklarna till. Det kan vara någon form av arkivskåp. Denna metod används fortfarande på vissa ställen, men oftast är det kombineras med att ha dokumenten i någon form av Document Management System, ibland förkortat DMS. I början dessa kallades Electronic Document Management Systems (EDM). Omdömen

Idag kan du hitta dokumenthanteringssystem som är speciellt används för dokumenthantering, men det finns en hel del samarbete programvara eller projektledning programvara som innehålla en hel del den funktionalitet som behövs i många företag. Detta gör det ännu svårare att hitta vad du söker eftersom du har möjlighet att installera ett system med flera syften. Omdömen

Det finns en mängd olika funktioner som du kan få med ett dokumenthanteringssystem och det är därför viktigt att du tänker igenom vad du behöver
Vissa områden du behöver tänka på är:.. Omdömen

* Säkerhet Omdömen

Säkerhet är vanligen mycket viktigt för de flesta företag och de flesta dokumentation
Det finns olika typer av säkerhet som måste övervägas.
första är den yttre säkerhet. Med nedanstående krav på tillgänglighet är det viktigt att ställa in systemet på ett sätt så att utomstående inte kan ta del av de handlingar som du inte vill dela.
Andra är den inre säkerheten. Detta är oftast lite mer besvärlig eftersom du vill överväga flera krav.
Det är vanligt att man vill ha dokument som är tillgängliga för alla människor i en avdelning, men bara ett fåtal av de människor ska kunna ändra informationen. Det är också vanligt att man vill ha privata dokument för en person som inte borde vara tillgänglig för någon annan.
Skapa organisationsstruktur för dokumenthanteringssystemet är viktigt innan man beslutar om vilka krav du har. När du går igenom organisationen och hur dokument ska nås och användas av alla som du kommer att förstå mycket mer om hur du vill att systemet ska fungera. Omdömen

* Samarbete Omdömen

Ett av syftena med dokumenthantering system är att förbättra samarbetet och har folk ändra dokumentet och enkelt se den senaste versionen av dokumentet.
Så, hur vill du att det ska fungera? Vill du att alla ska kunna ändra dokumentet samtidigt eller vill du ha en i taget lägga till sina ändringar?
Det första alternativet är oftast ganska knepigt, men det finns några dokumenthanteringssystem som kan göra detta. Den andra lösningen är enklare och har funnits länge. Vad som vanligtvis händer är att du “ kolla &"; dokumentet för att göra ändringar. Du låser då dokumentet för någon annan att ändra. De kommer dock att kunna se den tidigare versionen av dokumentet (den mest uppdaterade som finns i systemet). När du är klar med att ändra det dokument som du “ checka in &"; den ändrade dokumentet för att göra det synligt för alla. Omdömen

* Tillgänglighet Omdömen

Hur ska du kunna komma åt dokumenten? Detta är en knepig fråga eftersom du kanske vill kunna arbeta med dokument när du är ute och reser och inte har tillgång till Internet. Vissa företag är nöjda med att ha dokumentet endast tillgänglig på nätet och om du vill ta hem kan du göra en kopia till din dator och visa den offline. Om du vill göra ändringar i det du gör det på nätet. Men det finns också några företag som behöver kunna hantera möjligheten att också ändra dokumentet offline. Omdömen

* Dokument format

Vilken typ av dokument vill du kunna ha i dokumenthanteringssystemet och hur vill du att de ska hanteras?
Vissa system ger dig möjlighet att arbeta i systemet för alla ändringar i ett dokument. Vissa system öppnar själva mjukvaran att arbeta i, till exempel MS Word. Det är viktigt att du tänker på hur du vill att det ska fungera. Detta är också viktigt när man tittar på nästa punkt, hur man ska kunna söka och hitta det dokument du letar efter. Omdömen

* Möjlighet för att söka Omdömen

Du måste tänka på hur man ska vara kunna söka efter i dokumentet. En lösning är att skapa metainformation om dokumentet och anslut informationen så att den är lätt att hitta. Ett annat sätt är att kunna söka efter titel, författare och sammanfattning. Detta är emellertid också vara metadata.
Ett annat sätt är att kunna göra fritextsökning genom ett dokument. Detta är lite svårare om du tillåter för alla filformat, men det finns några riktigt bra dokumenthanteringssystem som kommer att kunna hjälpa dig där också. Omdömen

* Spårbarhet Omdömen

En av de viktigaste sakerna är spårbarhet. Som ändrade dokumentet och när? Vilka förändringar gjorde de gör och kan vi enkelt gå tillbaka till en tidigare version?
En sak du kanske vill spåra är som läst dokumentet. Kanske du vill spåra att alla har läst förändringar av dokumentet och därför bör vara medveten om vad som skrivs. Omdömen

Det finns en hel del saker som kan sägas om dokumenthantering. I början kan man tänka sig att det är mycket enkelt, men efter ett tag förstår komplexiteten i det. Den här artikeln tar upp några idéer om vad man ska tänka på och öppna dina sinnen för frågor att ställa när man överväger din nästa dokumenthanteringssystem Omdömen  ..