Dashboards och hur man ska genomföra them

Ett kort besök:

Jag såg Tony Starks komma ut ur flygplatsterminalen ser precis som jag hade sett honom 10 år sedan. Han är 6 fot 4 &'; och byggd som Iron Man själv. Han såg skarpare än vanligt även efter en åtta timmars flygtur från Europa till Indien. Starks Enterprise hade undertecknat en stor byrå för den europeiska verksamheten och Tony hade kommit för att starta den. Tony hade just utsetts till VD för Starks internationellt efter sin far och' s oväntad död. Tony är i branschen tjänster och hade börjat arbeta med Vantage Agora som kund bara några veckor sedan. Han var på väg in för att se hur projektet tar fart innan han blev helt fångas upp i sin nya roll. Tony och jag arbetade tillsammans i det förflutna. Jag hade kommit att respektera hans otroliga kreativitet och hjärnkapacitet när det gäller mjukvaruutveckling. Jag hade också kommit för att respektera det faktum att Tony var en self made man innan han gick och gick med sin pappa i hans familj företagstjänster. På mindre än fem år Tony hade hjälpt växa försäljningen av organisationen växa från en $ 23Million till en $ 456Million. För det sista året plus försäljningen hade stannat på grund av den obevekliga ekonomin. Trycket på marginalerna hade blivit så hög att Tony hade ingrepp med Vantage Agora back-office service och startade sitt eget team med Vantage Agora att utnyttja från kostnads- och nytto och processeffektivitet vi ta med till bordet. Omdömen

På sidoanteckning, när vi arbetade tillsammans Tony var den som introducerade mig till golf. Inte nog med att han presentera mig till spelet men också lärt mig de finare detaljerna i spelet Omdömen

brist på ansvarstagande eller brist på mätning. Omdömen

Vi var på kontoret tidigt nästa morgon vid 7 : 0:00 skarp. Efter sex raka timmar på kontoret vi leds ut i den milda eftermiddagen December mot min golfklubb. I Bangalore vädret är vackert året runt, men i december är det särskilt trevligt mellan 60 och 70 grader. På en veckodag vid 01:30 på eftermiddagen det var bokstavligen ingen på kursen. I Indien har du lyxen att ha caddies som bär dina väskor. Detta gav oss båda att komma ikapp på olika ämnen i livet och näringslivet. Omdömen

Det första hålet är en kort par 5 som jag lyckades dubbel bogey medan Tony trogen sin blankett lyckades nivå med en stor sand räddning . Jag muttrade för honom att hans företag måste ha tagit fart riktigt bra och att han får öva även efter att ha tagit på hans nya ansvarsområden. Det är då Tony faktiskt erkände att han har haft problem. Jag frågade nonchalant vilken typ av frågor Omdömen

Till detta svarade han, och". Oh! Det är den vanliga sak jag gissa. På ena sidan har jag de gamla timers som inte är stora på någon automation och förändring. Nu är de motsätter varje förändring som jag vill åstadkomma. På andra sidan Jag har folk som inte har någon ansvarsskyldighet. De alla tycks göra med jobbet för den skull gör och don &'en; t verkar bry sig om någonting. Allt de är intresserade av är hur säker deras jobb är och hur mycket höjning kommer de att få. Jag är verkligen trött på allt detta eftersom jag har en bra känsla för mina kunder och företag men jag har ingen aning om vad som händer på golvet. Det verkar som om jag kör på 100 miles /timme och resten av företaget går på 99 miles /timme, men i motsatt riktning. Bottom-line finns det ingen ansvarsskyldighet på alla i min organisation och". Omdömen

Jag tänkte bara på hur typiska problemet var med bokstavligen varje företag vi möter. Inte bara i medelstora och små företag, men även i större företag. De flesta chefer tror att deras system har svikit dem eller deras anställda har svikit dem. De säger att detta när de själva don &'en; t använda samma måttstock för att mäta både sig själva och organisationen. Jag måste inte ha insett men måste ha börjat le. Uppenbarligen Tony var inte roade och utmanade mig. “ Du tror att det är roligt. Jag här försöker be dig om din hjälp från alla dina verkställande konsultbakgrund och du hånar mig. Nice &";! Omdömen

Nu Tony hade gjort ett par tuffa 440 yard par 4, medan jag hade klarat en respektabel Bogey Omdömen

svarade &ldquo I.. Tony, om det finns någon som är ha roligt det är att du … genom att döda mig på kursen. Du är tre upp på mig och vi har inte ens börjat spela! Den enda anledningen till att jag log beror på att vi har sett en hel del problem som ditt. Inga problem, tar vi hand om det på ett kvartal. Jag lovar. Men du måste hjälpa mig att hantera mitt spel bättre och sänka mina poäng &" ;. Omdömen

“ Deal !!! &"; sade Tony. Omdömen

På det tredje hålet Tony träffade en vacker 6 järn i hjärtat av den gröna som var 210 yards bort. Medan jag lyckas få på den bortre sidan av det gröna med min 3 järn Omdömen

När vi gick mot hålet jag frågade Tony “ Vad använder du för att driva företaget årligen &";

Tony svarade “ Well … den är enkel. Vi gör en årlig plan och den årliga verksamhetsplanen i december för nästa år … &"; Omdömen

“ Hur länge tror du spåra det &"; Jag avbröt

Han flinade och sa “ Ser ut som du har sett många företag som vårt. Det varar sällan mer än halvvägs in i första kvartalet och" Omdömen

“ Vad vill du presenterar på din kvartalsvisa styrelsemöte &"; Jag tryckte

“. Du vet, det vanliga board, kalkylblad som är smaken av kvartalet. Vad som är viktigare är att denna information socialiseras till varje styrelseledamot för att se till att det inte finns några verkliga problem &" ;. Omdömen

“ Och … Jag vilar mitt fall &". Jag sade “ Detta är inget nytt. De flesta av de företag jag arbetade för hade samma problem. Mycket få företag som faktiskt utför sina strategier till framgång. De flesta företag don &'en; t har en årlig plan som spåras och detta leder till stora problem i slutändan. Första sak först måste du skapa en enkel årlig plan. Denna plan bör ha enkla åtgärder för båda “ Översta raden och Bottom Line mått på högsta nivå. Tilldela sedan KRA och nyckeltal till var och en av dessa åtgärder på högsta nivå. Sedan låta systemet att fungera. Men det är viktigt att du har planen spåras på veckobasis och du måste följa detta. Kom ihåg, disciplin börjar på toppen och om du går på vägen ingen annan vilja. Om du vill, kan jag skicka dig vad vi har skapat på Vantage Agora och du kan använda den som en mall. Eftersom vi är fortfarande i slutet av året du är verkligen välkomna att använda det &";.. Omdömen

Jag stannade chip min boll ganska nära pinnen, men missade en kort putt Omdömen

Tony måste ha funderade på vad jag hade sagt medan spelas därför att han började tala även när han beredd att putta “ Vad du berättar för mig är att mitt företag är en förstärkt återspegling av vad jag gör. Jag måste börja spåra AOP på veckobasis. Vi bör inrätta en instrumentpanel som mäter bolaget. Det borde sedan köra allt annat i organisationen. ? Höger &"; och iskallt sjönk en 30 fot in från mitten av det gröna i hålet Omdömen

&";! Mann !! Han är skarp &"!; Jag tänkte, för mer än en anledning Omdömen

KRA /KPI. Omdömen

När vi nått sjunde jag var fem under loppet och Tony var fortfarande ett under kursen! Jag tänkte att det var något inte rättvist om detta hela golfspel. Tony å sin sida var mer bekymrad över Stark Enterprise och frågade mig, “ Den konstigt men jag har hört att du talar om att definiera klar framgång och misslyckande kriterium för en anställd eller en avdelning. Även när vi började jobba tillsammans du hade frågat mig för att definiera en klar framgång och misslyckande kriterium. Ändå kan jag, &'; t hålla de flesta av mina anställda, även de högsta cheferna nivå för att rensa framgång och misslyckande kriterium. Är denna gemensamma &";

Jag var väldigt direkt i mitt svar “ Tony, har ett företag att köras uppifrån och ned. Du vet att vi pratade om definierar tydliga toppnivå statistik som mål Omsättningen för kvartalet, kvalitet och snabb leverans för varje projekt, dessa måste ha en och endast en ägare i organisationen. Likaså på steken varje person i organisationen måste ha en tydlig uppsättning KRA och KPI &";. Omdömen

“ Du vet att det är mycket pinsamt, har jag hört du pratar om KRA och KPI. Jag vet vad en KRA är, står det för Key Result Area men vad KPI står för &"; frågade Tony Omdömen

“. KPI står för Key Performance Indicators. En KRA måste ha en kvantifierbar KPI. Till exempel om du har en KRA heter &'; New Sales &'; då måste du ha en objektiv KPI som &'; Försäljning Avslutande rapport &'; för veckan. Om dessa åtgärder om du har en SLA (Service Level Agreement) så kan du avgöra om en person mötte hans /hennes mål. Inte bara dig men de inblandade bör veta vad de mäts på hur de måste arbeta för att uppnå sina mål. De måste köpa in den. De måste se hur de utvecklas mot sina mål och deras chefer ska hjälpa dem att komma dit. Annars kan du &'en; t hoppas att mäta dem mot det &";. Omdömen

Vi fortsatte rundan tala lite om familj, affärer, försäljning och hellip; den vanliga golf prata. Tony lovade att prova vad jag hade föreslagit och få tillbaka till mig i två veckor. När vi närmade sig sista hålet var jag nära att skjuta en två under min 14 handikapp även om jag sköt en över på sista hålet. Tony sade, &"; jag hålla min del av avtalet. Din sving verkar ha stabiliserats, dina slag är bra, men du verkar bara vara fortfarande rädda för att lita på din sving och ditt spel. Bara spela utan rädsla. Jag menar rädsla för att misslyckas. Det kan &'; t hjälpa något. Bara svänga oförskräckt och hårt på bollen och". Omdömen

Det hela lät lite esoteriskt för mig men när någon skjuter ett under kursen har han aldrig sett, du don &'en; t säga något. Du lovar att försöka. Omdömen

Efter middagen jag tappade Tony tillbaka till flygplatsen där hans plan tog honom tillbaka till Dallas, Texas. Omdömen

Synlighet och repeterbarhet Omdömen

Exakt två veckor ned väg medan jag var på väg hem från kontoret. Jag fick ett samtal från USA. Jag visste att det var Tony Omdömen

Tony som vanligt var mycket kort på hälsningar och fick rakt på sak Omdömen

“.. Det hela lät väldigt bra när du berättade för mig men det verkar som jag är har en tuff tid att faktiskt genomföra idén om en instrumentpanel, KRA och KPI. Det verkar som om det finns rapporter som genereras men ingen vill sätta kraft på att få siffrorna rätt. Jag börjar tro att det är omöjligt att uppnå en instrumentpanel i ett företag med en kultur som Starks Enterprise &";. Omdömen

“ Tony, på efterhand jag borde ha berättat om de olika sätten att genomföra detta i din organisation. Det är ganska precis hur du lärde mig golf. Du don &'en; t ge dem den sista lektionen på den första dagen. Du måste börja dem små. Börja alltid med projekten. Varje projekt har bara två kontroller: Snabb leverans och kvalitet leverans. Bara få dem att lägga till alla operativa uppgifter till en enda instrumentbräda. Sedan hantera det för en månad. När du börjar få data regelbundet i det att se till att e-postmeddelanden aldrig skickas ut kringgår denna process. E-post kommer helt enkelt att döda alla dina ansträngningar. Du kanske undrar &'; Vad innebär e-postmeddelanden har att göra med genomförandet av en instrumentpanel och' Allt !!!! En organisation tar tid att reagera på förändringar. Du måste ge det tillräckligt med tid att göra allt en rörelserytm. Du kan &'en; t finnas skicka e-post och prata om något annat än instrumentbrädan och KRA, KPI. När du säger det tillräckligt många gånger människorna runt omkring dig kommer att börja säga det, då det sprider sig i din organisation när du har en "tipping point". Jag kommer att lista ut stegen för att genomföra en strategi för framgång. Detta är ett mantra som vi följer i allt i Vantage Agora. Teamet hatar mig ibland att jag säger samma sak om och om igen, men det fungerar. Alla av oss vet det nu! Och det är det viktiga: Omdömen

1. Se till att du inte &'en; t diskuterar KRA och KPI på ett personligt plan först. Du först vill ta reda på vilka åtgärder som används för att driva verksamheten i dag. Omdömen

2. Se till att alla uppdrag upprepa och icke-upprepande förs in i samma system som är ännu du använder. Don &'; t kringgå det. Det kommer att besegra hela syftet med systemet. Gör det till en vana att läsa noterna på en daglig basis och sedan kommentera den på golvet. Omdömen

3. När du är säker på att ditt lag har matat dessa data, se till att du börjar prata om objektiva mått för att styra projektet. Till exempel om någon gör ett misstag, be dem där tillhörande RCA är &";

4. Först när dessa system är stabila kan du börja mäta människor på dessa åtgärder. Det är när de har förtroende för att dessa åtgärder faktiskt fungerar Omdömen

“. Häng på nämnda Tony. Vad är RCA nu &";

“ Den står för Root Cause Analysis &"; Jag fortsatte “ Det är viktigt att du ser till att du inte &'en; t tala om att mäta deras prestanda med instrumentpanelen men bara få dem att börja använda den. Verkligen om du ser på det ur ditt perspektiv du vill att alla ska få 100% av den rörliga ersättningen. Detta innebär att du som en organisation som du har gjort mycket bra och uppfyllt alla dina mål som inrättats i din årliga verksamhetsplanen (AOP)! Jag är säker på att inget företag i världen kommer att ha den rörliga ersättningen vara mer än 2% av hela lönekostnaden! Så varför skulle företag försöker billig ut på det &";

“! Det är sant &"; ropade Tony Omdömen

“. Men de flesta människor tror att ledningen är ute efter dem. Du måste bryta den barriär först. Det är därför jag ber er bara börja alla ut på att få uppgifter och berätta för dem att detta är KRA för organisationen under minst en månad. Ha tålamod. Saker kommer runt &";! Omdömen

Tony motvilligt gått och fortsatte sina ansträngningar för att driva alla i sin organisation genom att driva alla ansträngningar genom en lista enda uppgift Omdömen

Förutsägbarhet och Dashboard Omdömen <. p> Jag hörde inte tillbaka från Tony direkt, men i februari jag hörde att vårt team mäts på snabb leverans och kvalitet leverans endast vid Starks Enterprise. Vårt team sa att det verkar som om vår instrumentpanelen är slutligen används mer effektivt nu. Omdömen

Genom den andra veckan i februari, fick jag en mötesinbjudan där vi blivit ombedda att bygga en verkställande instrumentpanel för Starks Enterprise. Mötet inleddes med Stark introducera sin ledningsgrupp för att Vantage Agora USA och Indien lag. Tony började med att säga “ Vi har börjat använda ett enda system för att hantera alla våra initiativ och nu finner vi att &"; … Omdömen

“ Du har ett behov av att standardisera på ett system för att varna som RYG. &"; Vår på VA plats expert avslutade sitt straff Omdömen

“. Om man med RYG du menar en RÖD GUL GRÖN och triggerpunkter för att bestämma när en uppgift eller KRA är i trubbel, YES! Men hur visste du vad jag tänkte fråga &"; utropade Tony Omdömen

“. Jo det är inte svårt eftersom vi som företag och människor har byggt minst sju sådana system i vår &'; Exekvera Strategier för att framgång och' programmet. Detta är en naturlig utveckling &"; Han sade

“. Min vän på golfbanan du var bara talar om för mig vad du hade i ditt program och" Han bannade mig hånfullt Omdömen

Alla brast ut i en laugher som jag svarade “. Tony, när du börjar leta och använda samma lista uppgiften alla skulle ha försökt att uppdatera den delade mappar. Om detta inte var nog de skulle ha velat säga att deras projekt är borta från problem, eftersom de vet att du tittar på den. Alla vill se bra ut. Detta är en bra sak. Som en naturlig utveckling skulle du ha gått vidare och berättade för dem att ge dig i förväg när saker inte går rätt. De skulle misstänka början men under en tid har kommit att lita på att systemet var här för att hjälpa dem och deras projekt och inte en smäll på handen. Detta byggt upp förtroende och nu du vill ha ett system som kan bidra till att alla kan uppdatera systemet utan att trampa på varandra och' s arbete och se till att du kan få se uppdaterad information varje morgon antingen på datorn eller ännu hellre som en bevakning från systemet, höger &";

“ Excellent! Det är som trodde att du var här hela tiden med oss ​​&"; ropade Tony Omdömen

Jag fortsatte “. I tider framöver kommer du att räkna ut att vi måste bygga detta system för att ha kontroll som inrättats för att utlösa varningar i god tid före dessa projekt går in rött eller gult eller före ett misstag händer faktiskt. Vi har redan byggt ett sådant system och använder den för att köra VA verksamhet. I själva verket kommer instrumentbrädan data som du ser som en daglig rapport från din verksamhet på Vantage Agora direkt från vårt http://www.askva.com systemet. Här har vi inte bara byggt en instrumentpanel men också ett styrsystem som hjälper våra kunder borra ner från våra instrumentpanelen uppgifter ända ner till de fel och RCA. De kan sedan följa leden för att se hur förebyggande åtgärd sätta i RCA införlivas i Standard Operating Policies (SOP) för att hjälpa organisationen att bli en själv lärande organisation. Det är den sanna förtjänst en instrumentpanel Dynamik och " ;. Omdömen

Vi avslutade samtalet med VA laget lovar att skriva ett förslag dokument som skulle hjälpa ledningsgruppen vid Stark besluta om hur de skulle vilja samarbeta med VA skapa instrumentbrädan för sig själva. Omdömen

Konsekvens of Purpose Omdömen

Genom den andra veckan i mars vi hade installerat den första versionen av Vantage Agora Dashboard anpassning på Stark Enterprise och jag hade gett Tony golf tip a allvarligt övervägande. Till att börja med jag slutade bära ett scorekort, slutade spela mina skinn spel och precis börjat spela golf till förmån för att spela golf och svinga orädd på bollen. De första veckorna var resultaten ganska katastrofala. När dagarna rullade på min kropp vant sig vad jag gjorde och mina värderingar började släppa. Omdömen

På en lördag kväll jag inkallad Tony (På hans lördag morgon). Tony som väntat var redan ut ur huset och i sin bil. Efter att utbyta artigheter jag sa “ Jag är skyldig dig en. Din råd hjälpte och mina värderingar verkar släppa. Jag fotograferar i höga 70-talet och är ganska nöjd med de framsteg &" ;. Omdömen

Tony var inte glad. Han sade “ Look Jag tror att du är mycket bättre än så. Nöja aldrig för något mindre än vad du gjorde igår. Du måste börja göra detta genom att tro på dig själv och ". Han fortsatte passionerat, och" Vad du tror är vad du blir &"!; Titta på fallet med den verkställande Stark &​​rsquo; s Enterprise även om en instrumentbrädan! Vi har gjort en lyckad övergång och fick 80% resulterar från det redan. Det skulle inte ha hänt om jag inte tror att vi kan få detta gjort &";. Omdömen

Medan jag kände att han sa något mycket varmt om mitt eget hjärta om tro på sig själv, inflikade &ldquo I. Varför bara 80 % &";

“ Titta, medan detta är ett bra verktyg verkar det som om jag får en hel del motstånd från människor att starta nya initiativ. De säger alltid till mig att vi behöver mer resurser, mer tid, för att slutföra pågående uppgifter, etc. Även om jag vet vad som händer och få full insyn det bara verkar det där tar lång tid att få luft under vingarna och".

“ Precis som förväntat &"; Jag sade och tillade “ Detta är mycket vanligt Tony i det här fallet måste du tänka på vad som hänt med din organisation. Det är inte längre en liten segelbåt som du kan vända på en femöring. Ditt företag agerar mer som en stor ocean fartyg som kan göra en hel del andra saker mer effektivt än din segelbåt. Men det kan &'en; t vända på en femöring. Som kapten på det här skeppet måste du se till att du har tålamod och konsekvens av syftet att låta ditt skepp ta en hel timme för att slå ett par grader. När du har gett denna order kan du inte bara ge en annan ordning. Du behöver bara se till att du ger systemet en chans att arbeta sig ut &";. Omdömen

“ Varför säger du det? Om man ser på det vi är företagstjänster. All behandling vi gör sker på elektronisk väg, det finns inga maskiner för att köpa, inga linjer att ställa upp, det finns ingen teknik härdningstid &"; Han utmanade mig Omdömen

“. Bra fråga &"; Jag sade “ Hur många människor har du i din organisation nu vad du var numret när du gick din pappa fem år sedan &";

“ Vi hade 160 personer sedan och vi har över 570 inklusive ditt lag nu. Jag får det från instrumentpanelen alltför &"; han quipped

“. du har det där. Du har nu ett företag som är en liten samhälle i sig. Varje gång ett företag växer i storlek är det tar så mycket längre tid att ändra beteendet i organisationen. Dina mellanchefer och leveranshantering måste hantera socialt beteende och skapa tipping points för att se till att initiativen blir ingrodd i människor, processer och projekt. Det är svårare att sätta detta på plats i företag eftersom vanligtvis finns det många sätt att göra saker. Det är därför du kan &'en; t köra mer än ett initiativ som påverkar alla i organisationen. Ett initiativ fjärdedel är en bra riktlinje &";. Omdömen

“ Det är sant &"; svarade Tony “ Det passar vad som händer med mig. Alla initiativ som spelar och' t innebära förändringar i de anställdas beteende oftast blir gjort snabbt. I själva verket har det arbete som jag gör med Vantage Agora i back-office bearbetning uppnåtts mycket snabbt just därför, rätt &";

“ Det är sant &"; Jag har lagt “ Även instrumentpanelen är ett utmärkt verktyg som ger dig en konsoliderad talan syn på allt som händer i din organisation det kräver två stora åtaganden. Egentligen gör det tre:

1. Ett åtagande från högsta ledningen att endast använda verktyget och inte någon annan mekanism som möten, e-post, SMS, etc., Omdömen

2. En strukturerad Top Down statistik som läggs ut till den lägsta nivån i organisationen som en avknoppning från de bästa värden är uppmätta i instrumentpanelen. Mening, bör toppnivå numren uppdateras av de dagliga aktiviteter som händer i organisationen Omdömen

3. Konsekvens of Purpose från högsta ledningen för att se till att vi ger tillräckligt med tid för systemet att reagera på kommandon /initiativ skjuts uppifrån. Omdömen

Om du gör detta fördelarna med instrumentpanelen skulle vara full insyn, repeterbarhet och förutsägbarhet i din verksamhet. Utöver detta det hjälper dig att skala din organisation snabbt &" ;. Omdömen

Tre månader senare Omdömen

Tony vände sin verksamhet genom att minska sina driftskostnader dramatiskt och sätta i en struktur för att skala organisationen. Under en tid de flesta skeptiker att använda ett externt företag för att hjälpa verksamheten och med hjälp av en instrumentpanel för att driva organisationen gick med i tåget när de insåg att det skulle hjälpa organisationen och sina egna karriärer. Omdömen

Tony på hans sida har planer på skalning organisationen ytterligare i framtiden och Vantage Agora har hjälpt anpassade instrumentbrädan på sina handdatorer. Omdömen

Epilogue Omdömen

Vi vill att du våra läsare att spela rollen som Tony och berätta om några av de problem som du har stött på eller frågor som du kan ha om hur din organisation kan dra nytta av teknik som VA Operations Dashboard. Vi kommer att gå vidare och lägga upp dem i nästa version av Agora gånger för att hjälpa andra som kan ha liknande problem som du Omdömen  ..