Hur planera för ett videokonferens Meeting

Ansikte mot ansikte möten mycket planerat framåt och väl tagit hand om varje aspekt för att undvika fallgropar. Samma planering gäller för möten eller konferenser på nätet. När ett tvåvägs interaktiv video session genomförs, identifiera rätt målgrupp, inrätta lämpliga mål för fruktbara resultat av konferensen och att använda sig av utvärderingsverktyg är densamma nödvändigt i ansikte mot ansikte möte. Medan presentera i ett ansikte mot ansikte miljö talaren ger stor vikt att anslutas till publiken och varje sekund strävar efter att hålla mötet interaktiv och levande med publiken. Anslutningar och livlig mötet är alla samma väsentliga i en on-line möte också men achieveing ​​det blir svårt eftersom det kräver ytterligar uppmärksamhet mot de tekniska aspekterna av videokonferenser som medlemmarna inte har kontroll över. Omdömen

Att hålla den erforderliga tekniska personal som kan hantera problem spontant mest behövs. För smidigt genomförande av konferensen mötes uppgifter kan delas in i följande uppgifter för enkel tilldelning till människor på olika sätt i särskilda konferenser:

Program samordning Omdömen

samordning Händelseomdömen

Registrering

samordnings Site teknik Omdömen

Program Samordning:

Om gruppmedlemmarna befinner sig på långt platser en strategi bör verkställas för att samverka med gruppmedlemmarna avseende dagordningen för mötet, sista minuten ändringar, integration eller unavailabily av en gruppmedlem strax före mötet. Hålla sig informerad för målgrupperna är det viktigaste, det bör inte tas som självklart att människor tar initiave att delta i stämman, även om de bestämmer sig för att komma, får många slog upp med sin egen agenda och tenderar att glömma och beklagar efter saknade sessionen . Så skicka påminnelser till dem människor i särskilt nitch hjälper att nå publiken som verkligen inte vill missa programmet Omdömen

Event Samordning:. Om en gemensam videokonferenser plats tilldelas de omgivande grenar, en person som är väl medveten om platsen bör ta ansvar för att underlätta medlemmarna ansluter sig till mötet. Några viktiga reposibilities skulle vara: Omdömen

Identifiera ett styrelserum som skulle är möjligt för förvaltning och tillgängliga för medlemmarna att nå med lite resande
Titta igenom de tekniska arrangemangen i styrelserummet som krävs för. mötet.
hålla kontakten med samordnaren av platsen i händelse av akut behov under mötet. Se till att samordnaren är tillgängliga till mötet är över, så att eventuella hinderances kan hanteras snabbt Omdömen

Registrering. Hålla registreringspanelen redo för deltagarna att registrera om de inte har gjort i förväg, vilket ger medlemmarna med klottra kuddar och pennor, om de är mer bekväm i anteckna höjdpunkterna under videokonferenser sessionen Omdömen

tekniksamordnare. Många människor som kommer från diversifierade bakgrund användning videokonferenser programvara som en online-konferensverktyg. Alla av dem många inte vara bekväm i att använda teknik, bör en utbildad personlig vara availble för att hjälpa medlemmar att använda tekniken så att de inte känner sig obekväm med tekniken Omdömen  ..