Tio tips för bättre e-post Writing

Tio tips för E-post Tydlighet, förståelse och konkretion Omdömen Är du översvämmas av e-post? Kan du hålla jämna steg med svaren? Hur många e-postmeddelanden läser du en dag och skaka på huvudet i någon frustration som dess innehåll eller på grund av grammatiska och stavfel? Vi skriver hundratals e-postmeddelanden en dag eller en vecka, och till olika mottagare. Ta dessa Tio tips för E-post Tydlighet, Förståelsen och konkretion för att göra dina läsare gärna emot och svara på dina e-postmeddelanden. Omdömen 1. Ämnesraden är av största vikt: Använd den till dina och dina läsare och' fördel. Efter ett svar, ändra det. # 1. (Från dig) Semesterpolitik; respondent och' s densamma. # 2. (Från dig.) Semester i 2012. # 3. (En helt annat ämne) Nästa torsdag 8 juli. När du lämnar in e-post bort, hjälper en särskild ämnesraden du hitta informationen. Med samma ämnesraden du inte &'en; t veta vilken som är den att åter läsa Omdömen 2.. BCC: När du skickar kopior till andra, blinda dator kopia till andra mottagare (Blind dator kopia.). Ingen vill läsa igenom 20 namn för att komma till meddelandet. Om du har två eller tre andra mottagare och varje behöver veta att han /hon fick samma e-post, sedan CC till dessa parter. Omdömen 3. Korrekt grammatik: Vill du skicka några av dina e-postmeddelanden till din 8th graderar lärare i engelska? Jag antar inte. Kontrollera din grammatik innan du trycker på “ skicka &"; knappen. It &'; s så lätt att tro att ingen egentligen bryr sig eller meddelanden om du inte &'en; t skriva korrekt; du &'; re fel. Döda fel. Dålig skrivande har fått ur handen och det &'; s dags att sätta ribban upp tre eller fyra skåror. Ämne /verb avtal: Det &'; s fyra filer på ditt skrivbord. Nej! Det finns fyra filer på ditt skrivbord. Var och en av de anställda får ny programvara. Fel! Var och en av de anställda blir ny programvara.
4. Korrekt interpunktion: Använd ett kolon efter en formell hälsning. Kära Prospect :. En kommatecken är användning för en informell hälsning. Dear Joan ,. Lägg alla perioder och kommatecken inuti citattecken om det och' si en parentes klausul. Semikolon och kolon stanna utanför citattecknen. Frågetecken stanna inne när direkt citat är en fråga, och utanför när hela meningen är en fråga. Omdömen 5. Syntax: Skriv i fullständiga meningar. De flesta företag skriva meningar är 10-12 ord. Ja, kortare meningar fungerar bra också. Använd visuell förklaring, inte vaga uttryck. Vad läsaren tror när du säger, och" I &'; ll prata med dig snart &" ;?. Vad gör “ snart &"; detta? It &'; s olika för alla. Radera informella skrifter: 4u, eller RU redo Omdömen

©? Copyright 2012 Dee Dukehart Z - Top Ten-E-post – sidan två

6. Tålamod: Ingen är på e-post vid exakt samma tid eller samma tid som du är. När du behöver något besvaras eller levereras inom 15 eller mindre, plocka upp telefonen och tala med personen eller lämna ett röstmeddelande. Inte alla har “ out-of-office &"; kapacitet.
7. Klipp och klistra in: När du svara på en fråga eller hänvisa till en punkt i ett svar e-post, klippa och frågan eller bit information klistra. Avsändaren kan ha skickat flera frågor och bitar av information och spelar &'en; t vet vilken ditt svar hänvisar till. Gör det enkelt för läsaren.
8. Svar: Svar till avsändaren inom 48-72 timmar om du inte har ett “ out-of-office &"; meddelande och ett datum för återvändande. Även om e-post är en försäljningsförfrågan; det &'; s oartigt att inte svara. Om du anlita någon, låt andra vet att du har gjort ett beslut. Information är kraftfull och artig. Du kan alltid låta någon veta att du och' re i färd med att fatta ett beslut; något att hålla bro för kommunikation väl till pass.
9. Stavning: Vi har alla stavning situationer; vissa mer än andra. Kontrollera och dubbelkolla stavningskontrollen. Bevis för egennamn stavning. Din och du får blandas ihop och båda är rättstavade. Bevis. It &'; s och dess Omdömen 10.. Bevis: Börja med ämnesraden och läsa och åter läsa kroppen av ditt meddelande. Slarviga fel gör ett dåligt intryck även på vänner och familj.

© Copyright 2012 Dee Dukehart Omdömen

Dee Dukehart driver Sandbox Communications, ett internationellt kommunikations konsultverksamhet. Hon hjälper individer, team och företag att förbättra sina affärsstrategier och nedersta raden med mer kraftfulla presentationer, skrivelser och kommunikation. Att ha henne hjälpa ditt slutresultat och du, kontakta:. [email protected] * www.DeeDukehart.com * 303-753-1111 Omdömen