Business Report Writing Tips

Låt oss anta att du måste skriva ett dokument för arbete eller studier. Dina instruktioner består av titeln som du ska använda och ingenting annat. Kan du – med bara titeln som en guide – skriva ett lämpligt dokument Omdömen

Otvetydigt är svaret nej Omdömen

Varför?.? Eftersom du ännu inte har fått höra sådana saker som WHO dokumentet är till för, varför de vill det eller vad de redan vet (eller inte vet). Omdömen

Utan sådan information, är det högst osannolikt att du ll bara råkar skriva ett dokument som korrekt riktar dessa frågor om vem, varför och vad Omdömen

Tips # 1:.. Dina läsare – lika mycket som frågan om handlingen – avgör vad du skriver

Den här artikeln handlar dessa nyckelfrågor och kommer att hjälpa dig att lära dig mer om dina läsare och deras behov. Omdömen

Vem kommer att läsa detta dokument? Omdömen

Innan du börjar skriva, gör ditt bästa att identifiera vem kommer att läsa ditt dokument. Kommer det att vara bara en person, eller kan det vara skickas runt till andra? Omdömen

Om du skriver för en enda läsare, har du tur. Detta kommer att göra det relativt enkelt att rikta ditt skrivande på hans eller hennes särskilda förväntningar och kunskapsnivå. Omdömen

Om du skriver för flera personer, även om de kan ha olika förväntningar och kunskapsnivåer. Om så är fallet, kan du identifiera en av dem som din huvudsakliga läsare: den person vars intressen du mest behöver för att tillfredsställa Omdömen

Om du kan, kan det vara bäst att skriva dokumentet som om du skriver bara för denna huvudläsare. Att försöka tillgodose behoven hos flera olika läsare på en gång kan vara mycket svårt. Du riskerar att hamna med ett dokument som försöker vara allt för alla men slutar upp att vara någonting till någon. Omdömen

Ibland är det kanske inte är möjligt att peka ut en läsare som huvud läsaren. Du kan behöva skriva för flera olika läsare (eller grupper av läsare), och det kan vara viktigt att tillfredsställa dem alla. I ett sådant fall, kan det vara bäst att skriva två eller flera separata dokument, vart och ett nära anpassad till de olika behoven hos en specifik läsare eller grupp Omdömen

Tips # 2:. Innan du börjar skriva, tydligt identifiera vem du skriver för. Varför mina läsare vill ha det här dokumentet? Omdömen

En av de mest värdefulla frågor du kan ställa dina läsare är därför de vill ha dina dokument. Vad vill de göra med den information de ska få? Omdömen

Utbudet av möjliga svar är lika varierande som de möjliga läsare. Till exempel:

• Reader A kanske vill läsa en omfattande introduktion till ämnet innan hon avgör om och hur man använder informationen vidare Omdömen

&bull. Reader B kanske vill använda din information för att övertyga en kund eller bättre än en viss handlingsOmdömen

&bull. Reader C kanske vill använda din information för att utvärdera en uppfattning om sin egen Omdömen

&bull. Reader D kanske vill använda din information för att utvärdera en idé från någon annan Omdömen

&bull. Reader E kan vara en kollega expert som vill granska andra synpunkter på ämnet; i.e.yours

&tjur; Reader F kanske vill ha en kort och enkel översikt så att han vet precis nog för att inte bli generad när motivet diskuteras Omdömen

Tips # 3:. Innan du börjar skriva, tydligt identifiera vad dina läsare förväntar sig av dokumentet.

Vad mina läsare redan vet Omdömen

Föreställ dig att en kollega frågar efter ditt råd om ett köpbeslut –? oavsett om det gäller en PC, en bil, ett hus eller ett husdjur. Helst vilken detaljnivå skulle du anger i ditt svar? Omdömen

a. Jag skulle slå mitt svar på en mycket teknisk nivå. De kan alltid ta reda på vad det betyder senare. Omdömen

b. Jag skulle slå mitt svar på en mycket enkel nivå för att vara säker på att det inte gick över huvudet. Omdömen

c. Jag skulle slå mitt svar på en måttlig nivå och hoppas att detta var rätt. Omdömen

d. Jag skulle slå mitt svar på den nivå som är praktiskt för mig. Omdömen

e. Inget av ovanstående. Låt oss betrakta val a och b. Om du ger en mycket teknisk svar, riskerar du pitching svaret för högt, och din kollega kan inte förstå ditt råd. På samma sätt, om du ger en förenklad svar, riskerar du pitching svaret för låg, och din kollega kommer att lära sig lite eller ingenting. Det kan vara frestande att välja svar c och säga att det är rimligt att sätta ditt svar på en måttlig nivå; så är det sannolikt att vara lagom. Men hur vet du vilken nivå din kollega hittar måttlig? Om du är en expert på ämnet, kommer sannolikt att vara för högt din gissning om vad som utgör måttlig. Och om din kollega vet mer än du tror, ​​kan det vara för låg. Omdömen

Vi kommer att hoppa över svar d utan vidare kommentarer. :-)

Vi är kvar, som ni kanske har misstänkt, med svar e. Helst skulle du pitch svaret på exakt rätt nivå för att passa din kollegas befintliga kunskapsnivå. Naturligtvis kan du inte veta vad det är utan att först fråga hur mycket din kollega redan vet Omdömen

Tips # 4:.. Innan du börjar skriva, identifiera hur mycket dina läsare redan förstår Omdömen

Så, innan du börjar skriva att nästa rapport, fråga dig själv dessa tre frågor:

• Vem kommer att läsa detta Omdömen • Varför de vill att denna information Omdömen • Vad gör de redan vet Omdömen

När du har svarat på dessa frågor, står du en god chans att lägga fram en rapport som kommer att vara både nyttig och väl mottagna Omdömen  ?..