Polska dina skriftliga färdigheter med informality

Låt oss få kontroversiella.

Formella affärsbrev är inte mer professionella; de är bara stuffy. De är inte bättre service; de är ointresserad och kallt och säga, "Detta är vår rutin brev; vi kunde inte vara störd att skriva ett speciellt för dig ". Varje chef som insisterar på formellt språk för affärsbrev och rapporter är fel. Där är det dags att någon sa det. Omdömen

Och om din lärare lärt dig "Commercial engelska", de var fel också. Vill du ha bevis? Rättvis tillräckligt. Jag ska bevisa för er snart att Commercial engelska officiellt har fördömt sedan början av förra seklet, men låt oss vara tydliga vad vi pratar om:

"Bifogar ..."
"Jag hänvisar till Er skrivelse av ... "Review," Ditt brev den 3 mars hänvisar och vi bekräftar ... "Review," Ditt brev är till hands och vi rekommenderar att enligt ... "
" Enligt § 5 i avtalet ... "
" Om du har några frågor tveka inte att kontakta författaren. "Omdömen

Ja, de flesta människor skriver på det sättet. De är fångade av tron ​​att det finns en särskild godkänd formellt språk för skrivelser och de missar en möjlighet att engagera sina läsare, att bygga en rapport med dem och ge dem bättre service. Omdömen

Så här bara ett argument för vanligt engelska? Nej, det är mycket mer än så: det är ett argument för lämplig informell. Lämpligt sätt anpassad till relationen och tillfälle, precis som det skulle i ett företag konversation. De flesta företag skriver är olämpligt formella -. I ett ord, täppt Omdömen

Titta på det från läsarens synvinkel. Anta att du har ringt en av dina leverantörer, hade den vanliga företag konversation och rep säger: "Jag ska komma tillbaka till dig". Två dagar senare ett brev anländer. "Vi hänvisar till din förfrågan av den 20 mars och önskar att meddela att produkten diskuterats har beställt och det väntas bli tillgängliga inom två veckor. Vi litar på att denna åtgärd uppfyller med ditt godkännande". Det är en sträng formell clich é s. Är det samma person som verkade så välkomnande och intresserade i telefon?

I ditt brev, e-post, förslag och rapporter föreställa dina läsare och prata med dem på papper. Ditt språk kommer att vara mer informella och du kan lägga till några av de andra kvaliteter av samtal. Dina meningar blir kortare och har mer variation och gnistra. Tänk hur de skulle reagera på varje punkt som du gör. Håll visar hur det är relevant för dem, precis som du gör i ett bra samtal. Det är mycket lättare att visa särskilt intresse för kunden som gör utmärkt service. Omdömen

Få personlig. Skriv om människor. De flesta av oss tycker att det är mer intressant och minnesvärd att läsa, "John och Catherine sålt fler tvättmaskiner denna månad", än "Fler tvättmaskiner såldes denna månad". Även tekniska rapporter har några mänskliga ändamål. Vi borde visa det. Omdömen

En liten punkt? Inte alls. Om du känner att ditt skrivande är torr, till människor och du kommer att upptäcka att du engagera dina läsare uppmärksamhet och göra det lättare för dem att ta till sig och komma ihåg dina viktiga punkter. Det är så våra hjärnor är trådbundna. Omdömen

Du behöver lite bevis för att dina kollegor är fel att tro att en formell skrift har officiellt godkännande. Omdömen

Så låt oss ta fram en myndighet engelsk Användning. I "Dictionary of Modern engelska Usage", Henry Fowler etiketter formella skrivelser "commercialese" och jag tror att vi är trygga i att säga att han inte godkänner

"... mycket av det har sitt ursprung i en vill behandla kunden med nästan obsequious respekt. Men det har blivit en konstgjord jargong ... "Omdömen

Om de ändå säga," Det är inte vad de berättade för mig i skolan ", citerar detta extrakt och berätta för dem som skrev den och när. Omdömen

"... Kommersiella engelska är inte bara stötande för alla som har renheten av språket i hjärtat, men också i strid med de verkliga intressen kommersiella livet, påfrestande sin vitalitet och uppmuntra användning av torra, meningslösa formler just där kraftig och arrestera engelska är den främsta nödvändiga. "
-Den departements kommittén för undervisningen i engelska i England (1921) Review

Har jag förstört din tro på ditt lager formella fraser? Åh bra. Men låt mig ge några förslag till åtminstone öppna brev mer informellt. Omdömen

"Tack för ditt brev berättar för oss om ..." Omdömen

"Det var bra att höra från dig på tisdagen. Jag var särskilt intresserad av dina kommentarer om ... "Omdömen

" Tack för mötet på fredagen och för ditt intresse av att höra mer om ... "Review," Tack för ert förslag. Vi accepterar. "

" Vad jag tänker säga kan överraska dig. "

" Jag har funderat på dina kommentarer på torsdag. Du hade rätt, och vi måste vidta åtgärder omedelbart. "

"Jag har några nedslående nyheter för dig."

"Goda nyheter!"

Glöm kalla, torra, meningslösa formler. Sprid ordet. Låt oss kommunicera och bygga relationer med våra skrivande Omdömen  ..