Misstag att undvika på Ideella bokföringsprogram Systems

En nyligen Linkedin samtal i samband med nya ideella bokföringsprogram implementeringstid och de olika systemen på marknaden, förde ut många idéer om detta ämne. Tydligt flera användare hade sina favoriter. Men efter många anges vilket system de gillade bäst eller hade använt, kom det verkliga problemet ut. Det är att ingen ideell bokföringsprogram systemet fungerar tillfredsställande utan lämplig utformning och genomförande. För checklista genomförande och annan värdefull information, besök http: //www.accountingsoftware success.com Omdömen Oavsett genomföra en ny ideell redovisningssystem eller förbättra en befintlig det finns flera design- och procedurfrågor som måste lösas <.. br> Otillräcklig kodifiering för ideella bokföringsprogram En av de viktigaste frågorna är kodning, särskilt kontoplanen i en ideell redovisningsmiljön. Om transaktioner inte är kodade på ett sätt som gör det lätt att sortera och välja för rapportering, du befinner dig extrahera (eller nya nycklar) data till kalkylblad och manipulera det där. I själva verket är ett av symptomen på en otillräcklig eller dåligt utformade system över beroendet av kalkylblad. Om du &'; re att använda kalkylblad för rutin rapporter (veckovis, månadsvis, kvartalsvis), är det förmodligen ett område bör du titta på automatisera. Titta på din rapportering och arbeta bakåt för att se till att din kontonummer kan stödja dina rapporteringsbehov
Beyond kontoplanen se till att säljare och kund-ID och' s. Är konsekventa och vettigt för slutanvändaren. Till exempel, om ditt system ser upp leverantörer av alfanumeriska koder, don &'en; t använda nummer för att identifiera dem. Använd en konsekvent variation av deras namn så att de är lättare att hitta. Och använda samma logik med anställda
inte granska processer /proceduresOne förekommande de största missuppfattningar och '. om programvara är att det kommer att fixa trasiga affärsprocesser. Det kommer inte, men det kan föra dem till ljus! Som ett exempel om du anger fakturor efter kontrollerna går ut, kommer de flesta program inte tillgodose din process (jag faktiskt har stött detta scenario). Vänligen don &'en; t klandrar programvara! Granska din process och se hur det skulle kunna ändras så att programvaran för att förbättra din noggrannhet och effektivitet.
Inte dra nytta av ideella bokföringsprogram featuresOftentimes programvara köps med avsikt att utnyttja avancerade funktioner, men tröghet tar över och saker återgå till “ gamla &"; sätt. Områden som automatisk avstämning, rapportering, automatiserade budgetering processer, arbetsflöde och dokumenthantering alla låter bra, men är verkligen svårt att genomföra. Å andra sidan, det är verkligen en kostnad /nytta för den tid och kraft det tar att utföra dessa uppgifter. Det är så mycket som en “ mini-konvertering &"; av den uppgift du håller på att genomföra. Så först, se till att det &'; s en insats som du och' ll förverkliga en avkastning på investeringen. I själva verket kan vissa funktioner inte fungerar som visats. Prata med andra användare som redan har infört den funktionen, och kan validera dess användbarhet. Sedan se till att du är tydlig på vad som krävs för ett framgångsrikt genomförande, och sedan ordentligt planera och genomföra på det
inte skapa dokumentation Vi &';. Re inte talar om User Manuals här. Vi &'; re prata om kundanpassade dokument för varje transaktion och process du kör i hela systemet, från GL poster till systemkopior. Även om dessa förfaranden är tidskrävande att skapa, är deras värde i att försäkra konsekventa processer och resultat ovärderlig. Dessutom gör de stora utbildnings referenser för ny personal samt referens guider att fylla i för någon på semester
Otillräcklig TrainingWhether det &';. SA nytt system eller en ny version release, lära sig att fullt ut använda dem systemet försäkrar optimal avkastning på investeringar. Utbildning ger också din personal att ställa frågor till systemet som de kan behöva klargöras på.
Alltför komplexa SystemsA ideell med en enda intäktskälla och en enda programområdet kan ha möjlighet att använda ett ganska enkelt system som Quickbooks. Men slutsatser om ideella Accounting Software Systems diskussionsOmdömen transaktions och rapportering komplexiteten ökar (tilldelning, kors räkenskapsår rapportering, flera fondandels klassificeringar, etc.), behovet av ett system som ger dessa funktioner och fördelar ökar. Fört att tänka några av de favorit kommentarer hörs i 20 års konsult på icke-vinstdrivande implementeringstid. Min topp 6:
No. 6 – “ I &'; M inte alltför bekymrad över rapportering. Jag gör det mesta av min på Excel &". (Samma som du utformat på VisiCalc?) Omdömen Nej 5 - “ Jag vann &'en; t behöver någon hjälp att genomföra, I &'; ve gjort flera. Faktum är att jag och' ve genomfört tre olika redovisningssystem här under de senaste 5 åren och "!; (Säg inte mer.) Omdömen Nej 4 - “ Vi vann och' t behöver involvera någon personal i processen. I &'; ll berätta för dem vad de ska göra och de &'; ll göra det &". (Misshandeln kommer att fortsätta tills moral förbättrar!) Omdömen Nej 3 - “ Vi don och 'en; t behöver någon SOP dokumentation. It &'; s alla här uppe (pekar på huvudet) &". (Även om jag föredrar att använda “ vad som händer om du vinner på lotteri &"; scenario, personal hålla med hänvisning till en olycklig incident buss … medan leende.) Omdömen Nej 2 - “ visa mig precis hur det fungerar och jag kan lära alla andra vad de ska göra och". (Eftersom ingen vet sitt jobb bättre än du, och du uppenbarligen har massor av ledig tid.) Köpa och nr 1 Comment - “ I &'; D gillar att hålla min diagram konton /leverantör kodning /anställd ID eftersom det &' av ; s hur vi och' ve alltid gjort det &"!; (Åtminstone som förklarar din “ vintage &";. Garderob)
Ja, intensiv planering, granskningsförfarande (inklusive personal ingång), utbildning, dokumentation, och en vilja att acceptera förändringar är kritiska komponenter i ett framgångsrikt genomförande. Ideella bokföringsprogram i sig kommer inte fixa trasiga affärsprocesser, men det kommer ofta föra dem att tända Omdömen  !.