Är ditt företags Data redo att klara rättslig kontroll?

E-postmeddelanden, fakturor, interna promemorior, kunddata, manualer företagets policy, och andra elektroniska dokument kan påverka resultatet av ett rättsligt förfarande. Dessutom måste någon känslig information såsom patientens hälsoinformation eller kund kreditkortsnummer på lämpligt sätt säkras och kan bli föremål för en mängd regler. Omdömen

Om du är bekymrad över potentiella stämningar eller regelefterlevnad, är det viktigt att fundera över hur du samla in, lagra och skydda data. Gör det på rätt sätt för att se till att dina data kommer att hålla upp i domstol. Omdömen

Förstå e-Discovery Omdömen

Om ditt företag är inblandat i ett rättsligt förfarande, kommer det sannolikt att bli föremål för en "e -discovery "-processen. E-upptäckt innebär insamling, förbereda, granska och producera elektroniska dokument i samband med fallet. Artikel 34 i Federal Rules of Civil Procedure omfattar producera dokument och elektroniskt lagrad information. Omdömen

regeln anger att du måste "producera dokument som de hålls i den vanliga verksamheten eller måste organisera och märka dem att motsvara till kategorierna i begäran. " Att hitta de begärda handlingarna är inte nödvändigtvis lätt, vilket gör det viktigt att planera för denna möjlighet. En lite förberedelser nu kan spara tid, pengar och krångel senare. Omdömen

Till exempel kan e-postmeddelanden mellan en chef och en underordnad deltar i ett sexuella trakasserier rättegång vara relevant i målet. Men hur ska du hämta dessa meddelanden och det några kontroller på plats för att se till att meddelandena inte kan brytas? Genom att implementera en krypterad e-post arkiv, kan du lagra alla företagets e-postmeddelanden i en säker, manipulerings miljö. Omdömen

Vad Kontroller har du på plats? Omdömen

Beroende på ditt företag typ, kan det omfattas av särskilda regler, såsom HIPAA eller Sarbanes-Oxley. Om så är fallet, är elektronisk uppgifter följs inte valfritt; det krävs, och de påföljder för bristande efterlevnad kan vara hård. Även om du inte omfattas av bestämmelser, är det viktigt att behålla dina data integritet. Tänk dig till exempel vad som skulle hända om någon av dina anställda förlorade en bärbar dator som innehåller konfidentiell information. Omdömen

Förutom yttre hot, vad händer om en missnöjd anställd bestämde sig för att redigera dina företagets policy manuell eller andra känsliga handlingar? Lagra dokument på nätet, låsa in dem så att de inte kan redigeras, och som har en verifieringskedja så att du kan se vem som har interagerat med dessa handlingar är några åtgärder du kan sätta på plats. Omdömen

Lyckligtvis, krypterade e-postarkiv och elektroniska dokumenthanteringssystem är lätt tillgängliga för. säkerställa snabb dokument hämtning, följa regler, bevara integriteten hos dina data och hålla dina data säkra Omdömen

Grunderna i dokumenthantering Omdömen

En mängd av dokumenthanteringssystem, finns arkiv och programvara. Medan de närmare detaljerna varierar från en lösning till nästa, de flesta omfatta följande:

Samla och lagra data Omdömen

Hantera, indexering och organisera data Omdömen

Säkra uppgifter

Distribution och tillgång till uppgifter Omdömen

Retention och bortskaffande av data

Om en domstol begär elektroniska dokument från ditt företag, är du redo att svara? Med rätt system och skydd på plats, kan du snabbt uppfylla någon rättslig begäran och göra det med data som har rätt samlas in, lagras och säkrade. Utan ett dokumenthanteringssystem eller policy på plats, kan ditt fall staplas mot dig Omdömen  ..