Financial Management 201 - Felsökning Tips

När jag var en college student, fick jag ett "A" i min bokföring 101 och 201 klasser. Sedan jag kom in i "verkliga" världen och nästan sjunkit familjeföretaget eftersom jag hade ingen aning om vad jag gjorde med "riktiga" redovisning. Du förstår, exemplen i kollegiet lärobok används ekonomi som var korrekt. Detta innebär, dollarn beloppen i räkenskaperna kan lita på, och antogs aktuell och korrekt. Omdömen

"verkliga" världen ... Omdömen

Jo, när jag tog en sväng på att ange mitt bokföringsuppgifter jag gjorde ett stort "Slinky knut" mess ur min Peachtree redovisning fil. Ooops. Jag ville inte lära sig att fixa min redovisning på college. Det skulle ha varit bra! Jag lärde mig vad jag vet från att falla i hål och klättra ut ur dem. Omdömen

Som affärskonsult, ser jag massor av finansiella rapporter. De flesta av dem har ett par "Slinky knutar" i dem ... konton som är bara fel. Uppgifterna i dessa konton är ett resultat av fel i datainmatning. I mitt konsultarbete, jag börja med att hjälpa mina kunder får till KFP - en känd Finansiell ställning. Låt oss få redovisning korrekt. Det är det första steget. Därifrån kan vi se effekterna av operativ, marknadsföring och försäljning beteenden. Den goda nyheten är att du alltid kan förbättra din ekonomiska situation när du vet vad det är. Jag är typ av som Super Nanny. Jag dyker upp, vi arbetar tillsammans för att rensa upp i redovisningen och vi lägger enkla system, rutiner på plats för att hjälpa dig att bo på en KFP. Omdömen

Ibland, vi rena saker upp och sedan blir det rörigt igen. Precis som Super Nanny, jag försvinner efter mitt konsult besök. Det är upp till mina kunder att upprätthålla de system vi infört. Jag kan alltid komma tillbaka och jag hjälper ofta via telefon. Men nyckeln till att vistas på KFP är din vilja att lära sig tillräckligt om redovisningssystemen för att mata in data på rätt sätt och att fixa saker när de får balled upp. Omdömen

Om du är ägare av en mycket liten butik, du kan vara ekonomichef på ditt företag (liksom servicechef och marknadschef och säljare, etc.) Det är så det går. Om du drömmer om att vara en större butik, ta hjärta att varje stort företag var en gång bara din storlek. Vägen ut ... är igenom. Ta ansvar och göra ett bra jobb som ekonomichef. Avsluta letar efter en magisk lösning (redovisning älva?) Som kommer att hantera redovisningen av dig. Lär dig hur man gör det själv och dokumentera dina grundläggande rutiner. Detta kommer att hjälpa dig att lämna bort bokföringsuppgifter framgångsrikt Omdömen

I större butiker, ibland bokföringsuppgifter får överlämnas till ... Omdömen

&bull. Financial Manager Review • Office Manager Review • Ägarens fru, mamma, dotter (andra släktingar) Review • Bokhållaren
• Sekreteraren
• Den "Flickan i Office" Omdömen

Oavsett din titel, om du är den som är ansvarig för den finansiella information på ditt företag, jag är här för att hjälpa dig. Följande är några tips och tricks för att hitta och fastställande av "Slinky knut" mässar i ditt bokföringsprogram Omdömen

Finans Fix Tips och tricks ... Omdömen

&bull. Det är nog DIG. Jag hör ofta något längs dessa linjer, "Den siffran var inte där i går. Det måste vara ett Quickbooks problem." Det konstiga dollar belopp i din finansiella rapporter har troligen en mycket enkel förklaring. Någon, kanske du trädde den informationen. I varje bokföringsprogram, finns debet och kredit. Ibland syns inte från datainmatningsskärmen på debet och kredit. Du kommer att behöva göra lite grävande. Följ informationsflödet från ingång till resultaträkningen (aka Profit & Förlust eller P & L) och /eller balansräkning. (I min långa karriär, har endast två fall där bokföringsprogram var korrupt Chansen är ... DU är problemet J Starta felsökning från detta antagande...) Review

• Håll dig uppdaterad med din finansiella rapporteringen. Jag rekommenderar en vecko genomgång av balansräkningen och resultaträkningen. Vissa entreprenörer jag känner få dagliga rapporter. Toppen! En gång om året i skatt tid är helt enkelt inte att klippa det. Lär KFP och köra de finansiella rapporterna åtminstone en gång i veckan. Det är så mycket lättare att hitta och åtgärda ett fel som hänt under de senaste dagarna än att försöka spåra upp något fånigt från sex månader sedan. Dessutom kan du åtgärda misstaget i den aktuella månaden. Det är bättre än att behöva öppna en föregående månad och justera det. När jag "stänga" en månad, jag tycker inte om att öppna den igen Omdömen

&bull. Gå linje för linje ner balansräkningen och resultaträkningen och leta efter "konstiga" saker. Om du precis har börjat med den här processen, kan jag hjälpa. Eller, kan din revisor hjälpa dig att lära vad som är "konstig" och vad som är rätt. Vad en stor möjlighet för honom eller henne att öka värdet på din relation. KFP innebär att varje konto är rätt. Det återspeglar vad du har i tillgångar, vad du är skyldig i skulder och vad du äger i eget kapital. Försäljnings hänsyn bör motsvara vad du har sålt under den tidsperioden. Kostnaderna bör återspegla vad du har kostnadsförts för den tidsperioden. De finansiella rapporterna ska vara aktuell och sant. Här är en lista över "konstiga" saker som kan behöva vissa fastställande ... Omdömen

o En dollar belopp som är positivt när det var negativ förra gången (eller vice versa.) Review

o En negativ Asset. (. Om det inte är för ackumulerade avskrivningar Dessa siffror är "contra" konton och tjänar till att minska värdet av de associerade tillgångarna.) Review

o En negativ ansvar Omdömen

&sekt. Var särskilt uppmärksam på dina Lön skulder. Jag rekommenderar att du använder en Lön tjänst som ADP eller Paychex. Den främsta orsaken: Tjänsten hanterar ansvar så att du inte behöver. Tjänsten kommer att berätta vad de likviditetsbehov är att betala ditt lag och Uncle Sam. De kommer att göra skattebetalningar för dig. Journal Entry att ange Lön är mycket lättare om du inte behöver hålla reda på lämpliga skulder och betalningar. Jag bifogade ett prov JE för inmatning Lön. Följ flödet av debet och kredit. Du kan skapa en provtransaktion din Lön föreläggande och referera till den varje gång du går in Lön. Omdömen

o en negativ försäljnings konto (om det är kunden Återbetalning eller rabatter ... motkonton.) Katalog

o En negativ utgiftskonto. Nu kan du ett konto ser konstigt men vara rätt. Till exempel, om du anger en rabatt för din försäkring kommer det att visa upp som en negativ kostnad för den månaden. Borra ner och se. Omdömen

o Ett konto som skiljer sig mycket från förra veckan eller förra månaden. Om alla plötsligt din reklam bekostnad gick från ca $ 2500 per månad till $ 300.000 denna månad, bläddra ner. Något kan ha miscoded. Omdömen

o Har din revisor hjälpa dig att göra konstiga saker rätt med ett lämpligt journalanteckning eller upphäva posten. Omdömen

o Ta reda på hur det blev konstigt, om du kan, och uppdatera förfarandet datainmatning. Skriftliga förfaranden är KEY att vistas på KFP. Omdömen

o Om du inte vet hur det fick konstigt, åtminstone få det till höger. Om det är en liten dollar belopp, skapa ett justerings post och titta för att se till att det inte blir konstigt igen. Om den gör det ... titta igenom föregående veckas transaktioner för det kontot att hitta posten. Detta är kriminaltekniska redovisning! Omdömen

o Om du gör detta en gång i veckan, får du väl förtrogen med räkenskaperna och dollarn belopp. Du kommer att bli en expert på vad som ser rätt och vad som ser ut "konstig" och hur man rättar konstiga grejer Omdömen

&bull. Kör en transaktionsregister rapport och leta efter debet och kredit. Olika bokföringsprogram kallar detta betänkande från olika namn. Leta efter detalj balansomslutningen eller General Ledger tidskriften att hitta "guts" av varje transaktion. Dubbel bokföring är baserad på den universella lagen om "vad som går runt kommer runt." Om något går upp, går något annat upp eller går ner med motsvarande belopp. Debet och kredit är mekaniken i redovisningssystemet som orsakar dollarn belopp för att gå upp och ner ... och balansräkningen för att hålla balansen. Det finns debet och kredit bakom varje datainmatningsskärm. Du kan också påverka konton direkt genom att skapa en dagboksanteckning. Jag bifogade en "fusklapp" av debet- och kreditregler. Jag refererar detta flera gånger i veckan Omdömen

&bull. Leta efter före-och-efter skillnader. Om du inte är säker på vad som händer på en viss dataingångspunkt, prova detta: Omdömen

o Kör balansräkning och resultaträkning Home

o Ange en transaktion.. Kör balansräkning och resultaträkning igen och se om du kan se där dollarn belopp hamnade. (Se till att ingen annan är i redovisningssystemet medan du gör detta.) Review

o Detta är en street-smart sätt att upptäcka "sätta upp" bakom datainmatning. Omdömen

&bull ; För att koda, ta bort eller ändra en transaktion? Det beror på din bokföringsprogram. Med en grundläggande off-the-shelf program som SPCS, MYOB eller Peachtree, kan du borra ner till affären som behöver fixas och koda den. Eller kan du ta bort transaktionen helt och försök igen. Med en mer sofistikerad branschspecifika program som Success, Ergos, etc. kan du behöva ange en transaktion som vänder din ursprungliga transaktionen och sedan mata in transaktionen korrekt Omdömen

&bull. Var försiktig med din första företag som bildats. Det är där en hel del bakom kulisserna redovisning skapas. Om du går in Serviceförsäljningen och dollarn belopp visar upp som serviceavtal Sales det kan finnas en "post" eller annat inrätta instruktion som skickar information till fel försäljnings kontot. Gå till företag som bildats eller listan Objekt och göra lite utreda. Räkna ut standard debiteringar och krediteringar och vilka konton påverkas. Uppdatera "set up" och se om det löser problemet Omdömen

&bull. Få diktatorisk med din programvara supportteam. Ring för hjälp när du behöver det. Om du inte förstår vad de säger åt dig att göra, fråga igen för en tydligare förklaring. Om de vill fixa något för dig, sitta i som de gör korrigeringen så att du kan "följa flödet" av debet och kredit och lära av erfarenheterna. Ju mer du vet om just din bokföringsprogram för mindre skräms du kommer att vara av redovisningsprocesserna Omdömen

&bull. Vara bestämd med din CPA eller skatt beredare. Vid utgången av varje kvartal, tar sig tid att se till att din ekonomi är överens med den finansiella information som din CPA sänder till Uncle Sam. Arbeta tillsammans för att komma in i årsskiftet journalanteckningar som behövs för att din bokföring system upp till exakt Omdömen

&bull. Lär dig att lita på din intuition. Som din förståelse för dubbel bokföring ökar, lita på din magkänsla att en dollar belopp är fel eller "konstig". Så ofta jag hjälpa någon fixa en "Slinky knut" och de svarar, "Jag trodde det kan vara problemet!" . Om du har den tanken, följ den och se vad du avslöja Omdömen

Om det är ditt ansvar att få det finansiella "Slinky knut" untangled, ta ett djupt andetag och vet detta: Du kan göra det. Du kan behöva lite hjälp. Kontakta mig, om du känner dig överväldigad och vi kommer att inrätta en tid att besöka på telefonen. Denna redovisning grejer är bara inte så svårt när du lär dig lingo och redovisnings grunderna. En av de smartaste ekonomer vet jag arbetar med en 8: e klass utbildning. Omdömen

När du får ett grepp om dem, kan du delegera redovisningsuppgifter. Det är en välsignelse att ha gjort redovisningen själv eftersom du aldrig kommer att hållas som gisslan av din bokförare (eller "flicka på kontoret.") Du kan coacha någon att bli ännu bättre än du var på de grundläggande redovisningsuppgifter. Och du kommer att förstå balansräkningen och resultaträkningen så mycket bättre för erfarenheter Omdömen  ..