Organisera en konferens - Del 1

Att organisera en konferens kan vara en svår och tidskrävande uppgift. Oftast den person som ansvarar för att organisera händelsen är en PA eller sekreterare och som sådan har en mängd andra uppgifter. Oftast är skyldiga att organisera en eller två händelser av detta slag per år och även om många av dem gör det ganska effektivt, det finns några som kämpar med uppgiften. Denna artikel kommer att försöka hjälpa dem som behöver lite vägledning för att slutföra denna uppgift. Det kommer att omfatta en rad punkter som skall beaktas från sourcing en konferenslokal för att posta konferens feed-back. Det kommer att omfatta olika områden i olika artiklar och äldre artiklar kan hittas genom att bläddra i arkiven eller söker efter de artiklar vilkas titlar är "Organisera en konferens".
Dessa artiklar har skrivits av en sydafrikansk perspektiv, men är också relevanta till andra länder där principerna för en konferens är desamma. Omdömen I denna veckas artikel kommer vi att täcka budget när sourcing en konferensanläggning. Omdömen Om läsarna vill info eller artiklar som publicerats på specifika områden, är du välkommen att kontakta författaren och dessa kommer att övervägas.
skaffa ett konferensanläggning I SYDAFRIKA Vecka 1 Review Det finns flera punkter att tänka på när sourcing en konferensanläggning i Sydafrika. Den här veckan kommer vi att täcka budget. Omdömen 1. Budget
Vilka arenor kostnader och gör att de passar budgeten för konferensen? När du ringer om offerter från arenor bör man vara noga med att alla dolda kostnader beaktas. Några punkter att notera när du ringer om offerter bör vara: - Omdömen

a) Har de priser inkluderar eller exkluderar moms? De flesta konferensanläggningar i Sydafrika citerar inklusive moms, men det finns några som citerar exklusive moms. Du kan resa momsdelen ut för att möta ditt företags budgetbeloppet eftersom detta belopp är normalt ex moms. Omdömen b) Har de inkluderar krav på utrustning eller är det extra? De flesta lokaler inkluderar standardutrustning i sina skattesatser. Se till att du vet vad denna standardutrustningen ingår och ring för priser för ytterligare utrustning du kan behöva. För större konferenser kan du behöva specialutrustning som kan behöva läggas ut på ett externt företag. Omdömen c) I händelse av att delegaterna kommer att kräva boende, fråga om alla måltider har införts eller är boendet som citerade helt enkelt på en säng and breakfast. Vissa Hotell citerar rum endast priser, eller bed and breakfast priser. Se till att du vet vad de citerar dig och vilka måltider som ingår. Omdömen d) Anser Day konferensen hastigheten omfatta alla förfriskningar, plats hyra etc.? En konferens Day Package Rate eller DCP omfattar normalt alla te och kaffe, lunch, användning av platsen, användning av standardutrustning och moms. Det är bättre att citerade en DCP kurs som omfattar allt detta än att citeras per te /kaffe session, lunch, lokalhyra etc. som risken för oväntade dolda kostnader som uppstår är mindre. Också en paketerad hastighet är normalt något mindre än summan av delarna. Omdömen e) Kommer priserna att öka innan konferensen? Ofta en konferens anordnas månader före datumet. Se till att platsen citerar du kurserna för den tid på året konferensen kommer att äga rum och inte aktuella priser som kan bli föremål för årliga ökningar. Omdömen f) Har priser inkluderar turist Levy? Turism avgift är en statlig skatt på boende. Det tas ut vid 1% av BOENDE delen av hastigheten.
G) När vistas delegater natten och boende krävs, är det bättre att få en fullt integrerad Rate eller en 24-timmars förpackad takt. Detta kommer normalt omfatta alla måltider, boende, konferensrum hyra, standardutrustning, moms, turism avgifts etc. Vissa platser kommer citera en middag, bed and breakfast kurs och DCP separat. Andra kan citera ett bed and breakfast kurs och en DCP kurs men kan oavsiktligt utesluta en middagspriset. Se till att du har budgeterat för middag för inhemska delegater och vet exakt vad du får för din kurs.
H) När en konferens där deltagarna kommer att betala för sin egen bostad, men arrangörerna kommer att ordna transport till och från plats, bör man alltid omfatta minst tre officiella hotell som sträcker sig från 5 stjärnigt boende till 3-stjärnigt boende för att ge lämplig bostad till ett brett spektrum av delegater. Man bör också ta hänsyn till avståndet av dessa hotell från konferenscentret för att begränsa transportkostnaderna Omdömen  ..