Att välja rätt verktyg för Going Paperless

Paper tar en hel del utrymme för att lagra, och särskilt om du &'; re används för att söka efter dokument på din dator, rifling genom pappershögar och gräva i arkivskåp kan tyckas nästan arkaisk! Många människor har frågat mig nyligen för att hjälpa dem gå papperslös – det vill säga minska mängden papper de har i sina hem eller kontor. You &'; ll alltid ha några papper – posten kommer fortfarande att komma in genom dörren, du och' ll samla saker när du är ute i världen, och du &'; ll fortfarande skriva ut saker från din dator. Going papperslös kan hjälpa dig att minska mängden lagringsutrymme dina dokument tar upp, och göra det lättare att bearbeta och hitta dina dokument senare när du behöver dem. Omdömen

Det finns fyra grundläggande sätt att hjälpa dig att få dina pappersdokument digitaliserad (det vill säga skannas och sätta på din dator). Här och' s genomgång, samt vem som varje typ är rätt för

Bärbart Scanners – Om du reser ofta och vill få dina dokument skannas omedelbart kommer en bärbar skanner kan du göra just det. Normalt är dessa enheter är små och lätta och komma med programvara som låter dig skanna dokument som PDF-filer och /eller i en egen databas. Vissa har du skannar ett ark eller visitkort på en gång, medan mer avancerade (läs: dyrare) modeller kommer att låta du sätter 10 eller 15 ark. Dessa är en bra satsning om du har en mycket liten scanning volym eller om du reser mycket – Om du oftast stationerade vid ett skrivbord, kommer andra alternativ vara lättare att använda och kommer sannolikt att ge dig bättre. Populära bärbara scanners görs av Neat Company, Fujitsu, och Canon, och är vanligtvis i $ 100- $ 200-serien.

Desktop Scanners - Om du och' re skrivbord bundna och har en hel del dokument som du och' ll vill skannade fortlöpande, kan en särskild höghastighetsbordsskanner vara ett bra val. Dessa är oftast större och tyngre plikt än sina bärbara motsvarigheter, och kan oftast skanna 25-50 sidor åt gången, vilket gör att du slipper att fylla på skannern så ofta. Dessa är ett bra val om du har massor av skanning som du och' ll finnas göra dig själv på ett löpande. Tänk på att du och' ll måste hitta utrymme i ditt kontor för att tillgodose dessa enheter, som vanligtvis storleken på en liten skrivare eller fax. Vanligaste modellerna tillverkas av samma företag som gör bärbara scanners – den Neat Company, Fujitsu, och Canon. Dessa kan bli ganska dyrt ($ 250 $ 500 +), och de har en hel del rörliga delar, så om du köper en, det &'; s. Värt att investera i en förlängd garanti om man erbjuds Omdömen

multifunktionsmaskiner &ndash ; Om du har ont om utrymme på kontoret och har relativt lätta skanning behov, en multifunktionsmaskin – en som är en skrivare, skanner, fax och kopiator all-in-one och ndash; kanske kan hantera en mängd olika dina kontorsuppgifter. Dessa kan spara en hel del utrymme eftersom de kan ersätta upp till fyra andra separata enheter, och de är oftast relativt billiga ($ 150 eller så för en anständig modell från HP, Lexmark, Canon och andra stora tillverkare). Dessa är ett utmärkt val om du har relativt lätta skanning behov, eftersom de kommer att få jobbet gjort, men mycket långsamt – deras skanningshastighet brukar ta mycket längre tid än en dedikerad bordsskanner. Om du väljer en, se till att få en modell som innefattar en automatisk dokumentmatare (ADF), eftersom dessa kommer att låta dig ladda flera ark för skanning eller kopiering, snarare än du behöva sätta ett ark på skannerglaset på en gång.

Scanning Tjänster – Om du vet att du vunnit &'en; t finnas avsatt tid till att göra skanna dig själv på en regelbunden basis, men du fortfarande behöver och vill ha dina dokument skannas, kan en offsite skanning tjänst vara ett bra val för dig. När du registrerar dig för en av dessa prenumerationsbaserade tjänster, du och' ll får ett förbetalt kuvert som du fyller med dina dokument och skicka iväg till företaget en gång eller två gånger i månaden. De kommer att skanna dina dokument och skicka tillbaka dem till dig eller strimla dem på din begäran. När skannats, kan du visa dina dokument på nätet eller ladda ner dem till din dator och ndash; det &'; s upp till dig. Dessa är ett bra alternativ om du aren och 'en; t planerar att göra en regelbunden vana att skanna, eftersom de hanterar det tråkiga jobbet åt dig. Scanning tjänster börjar vanligtvis runt $ 15 per månad och går upp därifrån, beroende på hur mycket du behöver skannas. Populära scanning tjänster är Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) för visitkort och kvitton och Office (http://bit.ly/cls-officedrop) om handlingar.

Going papperslös kan vara ett enormt lyft att din produktivitet.

Att välja rätt verktyg är viktigt för att få igång på rätt fot. Vilka verktyg och metoder använder du för att hjälpa dig att gå papperslös Omdömen  ?.