Business Basics - Förbereda ett arbete Plan

Den här artikeln hjälper dig att förbereda en arbetsplan för en ny eller svår uppgift. En arbetsplan sammanfattar de olika krav och åtgärder som krävs för att utföra en uppgift på ett snabbt och effektivt sätt. Omdömen

Det finns en viss magi i att skriva ner dina planer för en uppgift. Så länge en plan finns bara i ditt sinne, tenderar man att endast visa helheten. Men när du måste skriva ner detaljerade steg, då kan du upptäcka vad som saknas. Omdömen

Många människor har problem med att starta eller avsluta en stor eller dåligt definierad uppgift. Genom att ha en skriftlig plan, kraven på en uppgift blir mer specifik och uppnåeliga. Detta bidrar till att minska slöseri med tid och ansträngning, och förbättra möjligheterna att slutföra arbetet framgångsrikt Omdömen

En arbetsplan innehåller följande fyra delar:. Omdömen

1. Krav Task
2. Preparat förskott behövs Omdömen 3. All verksamhet för huvuduppgift
4. Slut aktiviteter

Ämnena nedan förklarar hur man kan utveckla en arbetsplan. Dessa förfaranden bör användas i tur och ordning. Omdömen

Besluta hur man ska gå

Innan du börjar skriva själva arbetsplanen, måste du bestämma hur man ska gå. Följande två frågor hjälpa till att visa dig vägen. Omdömen

Är alla preliminära forskning behövs? - Ibland måste man samla in lite bakgrundsinformation innan du fortsätter. Om du inte &'en; t vet svaren på alla följande frågor, förmodligen sedan några preliminära forskning behövs:

• Vilka är kraven, begränsningar och önskat resultat som gäller för denna uppgift Omdömen • Vilka förberedelser behövs innan du börjar på huvuduppgiften Omdömen • Vilka riktlinjer, instruktioner eller annan nyttig information finns tillgänglig för denna uppgift Omdömen • Vilken utrustning är material, utrustning och andra resurser som krävs för att slutföra uppgiften Omdömen • Vilka genvägar kan göra uppgiften att gå snabbare Omdömen • Var kan jag gå för att få råd om jag behöver hjälp med att slutföra uppgiften? Omdömen

Hur mycket detaljer bör planen innehålla? - Den allmänna regeln om att förbereda arbetsplaner är att begränsa deras förberedelsetid och ansträngning för att en liten del av vad som krävs för att utföra uppgiften själv Omdömen

Om du är bekant med den uppgiften, kanske du inte behöver beskriva. åtgärden steg för varje verksamhet i planen. Det kan vara tillräckligt att bara ge en titel och det önskade resultatet för de flesta aktiviteter. Omdömen

Men en plan för en oerfaren person, en ny verksamhet eller ett komplicerat företag förmodligen bör innehålla beskrivningar av åtgärdsstegen för alla eller de flesta verksamheter. Omdömen

Listar uppgiften krav

Det här är den första delen av arbetsplanen. Dessa krav bör omfatta allt att uppgiften måste utföra och uppfylla, däribland de önskade resultaten. Omdömen

Du kanske vill inkludera några eller alla av följande poster i din lista över uppgiftskrav. Omdömen

Översikt av uppgiften - Beskriv kortfattat syftet med uppgiften och de viktigaste stegen som används för att slutföra det Omdömen

Önskade resultat -. Detta beskriver vad uppgiften ska utföra. Det bör vara så specifik som möjligt, eftersom de önskade resultaten av en uppgift är mycket viktiga Omdömen

De resurser som krävs -. Förteckning över utrustning, information, material, tillbehör och verktyg som kommer att behövas för att utföra uppgiften.

Begränsningar - Detta är saker du inte kan göra när de utför uppgiften. Således om uppgiften är att tillämpa nya sidospår på ett hus, kan kunden kräva att du inte börja arbeta före en viss tid på dagen Omdömen

Kvalitetsnormer -. Kvalitet i allmänhet refererar till huruvida dyra eller billiga material bör vara används på en uppgift, och hur noga uppgiften bör ske. Den allmänna regeln, om inget annat anges, är att använda den typ av material och graden av omsorg som är brukligt för liknande uppgifter Omdömen

Deadlines -. Ganska ofta behöver en uppgift ska fyllas i av en viss tid och /eller datum. I vissa fall kan delar av en uppgift har sina egna tidsgränser

Samordning med andra uppgifter -. Vissa uppgifter påverkar, eller påverkas av, en eller flera andra uppgifter. Dessa interaktioner med andra uppgifter bör preciseras för att undvika eventuella problem. Omdömen

Listar eventuella förskott förberedelser behövs

Det här är den andra delen av arbetsplanen. Skriv ner alla förberedande aktiviteter som bör göras innan den huvudsakliga uppgiften. Dessa aktiviteter hjälpa till att försäkra att uppgiften ska utföras effektivt och de önskade resultaten uppnås. Du kanske vill inkludera några av följande poster i din lista över förberedande verksamhet Omdömen

Utföra någon forskning behövs -. Denna forskning är i tillägg till någon preliminära forskning som behövs för att förstå uppgiften eller förbereda arbetsplanen . Denna typ av forskning är en del av själva uppgiften Omdömen

Att få godkännanden och /eller tillstånd -. Detta är saker som behövs från olika personer, organisationer eller regeringar i syfte att gå vidare med uppgiften. Ett exempel är att få ett bygglov innan bygga ett tillägg till ett hus Omdömen

Att få riktlinjer och /eller instruktioner -. Du kanske kan hitta bara riktlinjer och /eller anvisningar som kan bidra till att minimera problem, eller spara tid och kostnader för att utföra uppgiften Omdömen

Att få utrustning, material, förnödenheter och verktyg -. Denna post bör ange eventuella utrustning, material, tillbehör och verktyg som behövs för uppgiften. Det bör också ange var dessa saker finns eller kan köpas Omdömen

Att få andra källor -. Denna post bör specificera alla andra resurser som krävs för uppgiften. Det bör också visa var de befinner sig eller kan köpas. Omdömen

Listar alla aktiviteter för huvuduppgiften

Det här är den tredje delen av arbetsplanen. Det handlar om att fastställa och beskriva de olika verksamheterna i den viktigaste uppgiften, och besluta hur de ska sekvenseras. Eftersom dessa aktiviteter och deras ordningsföljd kan komma att ändras, bör du spela in dem på ett sätt som gör det möjligt för eventuella förändringar. Omdömen

Huvuduppgiften är där de flesta av detaljarbete kommer att göras för att uppnå de önskade resultaten av uppgiften. Arbetet består vanligen av olika aktiviteter, som till exempel följande:

• Forska
• Analysera
• Beräkning
• Summera
• Fatta beslut
• Registrering av uppgifter
• Utföra skapande verksamhet
• Utföra fysiska aktiviteter Omdömen

Huvuduppgiften innehåller ofta några speciella aktiviteter som ska visas som separata poster i uppgiftsspecifikationer. Om du förbereder en detaljerad arbetsplan, bör du beskriva några speciella aktiviteter, såsom följande Omdömen

upprepade operationer -. Dessa aktiviteter upprepas tills den viktigaste uppgiften är slutförd. Planen bör ange hur man berättar när dessa verksamheter ska sluta Omdömen

Sekvens steg -. Denna verksamhet måste ske i en viss ordning tills den viktigaste uppgiften är slutförd. Ett exempel är att konstruera ett tillägg till ett hus Omdömen

Kontrollera resultat as you go -. Det är oftast en bra idé att kolla på resultaten från tid till annan som är den viktigaste uppgiften i processen. Denna punkt kan ange när och hur man kan kontrollera resultaten Omdömen

Lösa misstag och problem -. Den här artikeln kan bara tjäna till att påminna dig om att rätta till resultat som inte är acceptabla. I vissa fall kan du också ange de förfaranden som ska användas när problem uppstår Omdömen

Efterbehandling listan -. Efter att ha avslutat denna lista över verksamheter, granska det noga och göra nödvändiga ändringar. För en detaljerad arbetsplan, bör denna lista inkluderar alla objekt som behövs för att slutföra huvuduppgift. Omdömen

Du kanske vill ställa in listan åt sidan för en dag eller två innan den slutliga översynen. Detta kommer att ge ditt undermedvetna tid att fundera över vad du har gjort. Omdömen

När listan har granskats och godkänts, bör verksamheten ordnas på det mest effektiva sekvensen för att åstadkomma den huvudsakliga uppgiften. Omdömen

Listar de slutliga aktiviteter

Det här är den fjärde och sista delen av arbetsplanen. Skriv ner några slutgiltiga aktiviteter som ska utföras efter den huvudsakliga uppgiften har slutförts. Dessa slutliga aktiviteter hjälpa till att försäkra att uppgiften har uppfyllt de önskade resultaten som anges för det Omdömen

Efter är ett par typiska slut aktiviteter. Omdömen

Kontrollera om slutresultatet - Efter huvuduppgift har varit klar, bör det finnas en slutlig kontroll för att tillförsäkra att de önskade resultaten för uppgiften har uppnåtts. Om dessa resultat inte har uppnåtts måste du bestämma om du vill acceptera osäkra resultat eller försöka rätta till dem Omdömen

Justeringar behövs -. Om det slutliga resultatet är inte acceptabelt, detta objekt kan ange vilka metoder som ska användas att göra de nödvändiga justeringar eller korrigeringar. Omdömen

Avslutande tankar

Min erfarenhet med arbetsplaner är att de behöver oftast ändras innan uppgiften blir klar. Så var inte orolig för att förbereda en "perfekt" plan. En arbetsplan är bara ett verktyg som hjälper dig att få jobbet gjort utan att göra alltför många falska drag eller glömma vissa krav eller restriktioner. Omdömen

Det är nog en bra idé att förbereda några små arbetsplaner innan du försöker utarbeta en plan för en stor eller svår uppgift Omdömen  ..