Nara Records Management

Alla federal byrå poster förvaltas av Riksarkivet och Records Administration (NARA). Ett stort antal myndigheter saknar effektivt arkiverade register och behöver bättre data arkivering metoder - dessa var resultatet av NARA dokumenthantering division. 93% av de 270 federala organ som omfattas av arkivförvaltningspolitik utvärderingsundersökning var lyhörd. Omdömen

Baserat på bedömningen av NARA dokumenthantering division undersökningsresultaten, risken att inte ha effektiva rekordarkiveringsmetoder var hög i vissa fall. Avdelningarna står lägst i undersökningen inkluderar transport, utbildning, rättvisa och jordbruk. En poäng under 90 indikerar måttlig risk för bristande bokföring och så många som 90% tillfrågade sjönk i denna kategori. Omdömen

En majoritet av avdelningar misslyckats med effektiv elektronisk bokföring. Federala myndigheter antingen saknar helt ett kompatibelt system för att behålla Electronic Data eller e-postmeddelanden som inte fångas på grund av deras oförenlighet med systemet. För att hålla ett register över e-post, har myndigheterna tillgrep utskrift och arkivering av dessa meddelanden, men enligt NARA, elektroniska register är viktiga och denna konserveringsmetod är otillräcklig. Dessutom har många myndigheter tror att om de säkerhetskopierar sin e-post på datorer eller hårddiskar, är det detsamma som att ha en ordentlig arkiv program som sparar alla e-postmeddelanden så att de kan nås av NARA eller någon annan reglerande organ.

Ofta registrerar befattningshavare inte konsulteras samtidigt som dataarkivering planer, vilket är en fråga oro. De får inte fatta beslut om hur de kommer att spara uppgifterna, vad företaget programvara de ska använda och vad som är det mest effektiva sättet att gå om den här processen. Alla dessa beslut fattas av tjänstemän på högre tjänster som ofta saknar förstahands förståelse av rekord management process som leder till ineffektivt system. 16% tillfrågade hävdade enstaka engagemang rekord ledning i beslutsfattandet, medan ytterligare 19% hävdade regelbunden engagemang. Omdömen

Detta innebär att medverkan av datahantering avdelning i beslutsprocessen är noll mer om 65 % byråer. De spela in program på många byråer vara otillräcklig, de inte garantera fullständig överensstämmelse med NARA regler. Dålig kompetensnivå rekord förvaltning arbetare och brist på utbildning finns andra skäl till ineffektiv datahantering Omdömen  ..