Att minska Piles

På jobbet, hemma, oavsett vem du är eller vad du gör - vi är alla bombarderas med papper. Och det och' s stressande! Jag tror att vi har utvecklat en ny rädsla i vårt samhälle - PAPERPHOBIA - rädslan för att behöva ta itu med det stack som &'; s suttit där i en vecka.

Så vad gör du för att återta kontrollen över din omgivning och ditt förnuft? Kom ihåg att den första regeln att organisera - “ ju mindre du har, desto lättare är det att organisera och". Det papperslösa samhället är fortfarande långt borta - men genom att följa dessa få enkla steg kan du permanent minska dina stackar och högar Omdömen

Hur länge måste jag måste hålla det Omdömen

Låt &'.? ; s börja med att gå igenom dina gamla filer och gör vissa rensning. Du kan alltid arbeta bort av den filosofi som “ om du inte &'en; t har en bra anledning för att hålla det, bli av med det och" - Men vad som räknas som en bra anledning? En hel del folk är rädda för att någonsin kasta dokument bort eftersom de kanske behöver det igen någon gång. Jag föreslår alltid att mina kunder som själva några grundläggande frågor om varför de håller sina papper:

- Är informationen relevant för mitt liv, personliga intressen, eller jobb Omdömen

- Har den här informationen? bli föråldrade? Kan jag hitta en mer aktuell dokument Omdömen

- Hur lätt skulle det vara att ersätta detta om jag behövde information senare Omdömen

- Vad är det värsta som skulle kunna hända om jag blev av det

Den sista frågan leder oss till frågan om att rensa finansiella och juridiska poster. Detta är en känslig (och lite skrämmande) fråga, eftersom det faktiskt kan finnas vissa hårda konsekvenser om du kastar ut något för tidigt. Vi har faktiskt sett framväxten av en helt ny Område - dokumenthantering - dedikerade att hjälpa människor att förstå hur länge de måste hålla vissa handlingar. Och baserat på den information som samlats in av denna industri, har vi sammanställt standard schema för rening dina filer. Men ni måste förstå att detta är en komplicerad fråga, och att varje situation är unik. Många yrken fastställa sina egna juridiska riktlinjer för arkivering, kan du ha några ovanliga eller förmildrande omständighet i ditt liv - och du bör kontrollera med din revisor eller advokat innan pitching någon viktig rättslig, företag eller finansiella pappersarbete Omdömen <. p> AFFÄRS arkivering RIKTLINJER

Du måste hålla följande handlingar FOREVER (ja, för evigt!):

- självdeklarationer Z - kontroller inkomstskatt betalning Z - årliga ekonomiska uttalanden och räkenskaper Omdömen - företagsdokument (bolagsordning, charter, konstitution, av lagar, minuter) katalog - lagerbokföring Z - ålderspension och pensionsutdrag Z - licenser, patent, varumärken och registreringsansökningar Omdömen - investeringar handelsbekräftelser och uttalanden som tyder på att köpa och sälja Omdömen - handlingar som styrker tillägg fasta tillgångar Z - viktig korrespondens Omdömen - juridiska dokument Z - CPA revisionsrapporter

Håll på Detta pappersarbete i sex år:

- bankavstämningar och uttömda kontroller Z - inställda löne- och utdelning kontroller Z - personal och lönedatabaser Z - bokförda inköp Z - försäljningsrekord Omdömen - resor och underhållning register Z - verifikationer för skattedeklarationer Z - fastighetshandlingar /byggmästare kontrakt /förbättrings intäkter (om skatt avseende) Omdömen - försäljningsintäkter (om skatterelaterad)
- nytto register ( Om skatterelaterade) Omdömen - andra räkningar (om skatterelaterade) Omdömen - leverantörsfakturor

Håll dessa register i tre år:

- månadsbokslut (för internt bruk ) Omdömen - kreditkortsutdrag Z - nyttoposter (för internt bruk) katalog - anställning applikationer Z - löpte försäkringar Omdömen

PERSONLIGT arkivering RIKTLINJER Omdömen

Du bör bevarar följande handlingar obestämd tid (forever!):

- självdeklarationer Z - kontroller inkomstskatt betalning Z - investeringshandelsbekräftelser och uttalanden som tyder på att köpa och sälja Omdömen - viktig korrespondens
- juridiska dokument Z - ålders- och pensionsutdrag Z - CPA revisionsrapporter

Häng på dessa poster för sex år

- verifikationer för skattedeklarationer Z - olycka rapporter och fordringar Z - medicinska räkningar (om skatterelaterade) Omdömen - fastighetshandlingar /byggmästare kontrakt /förbättrings intäkter (om skatterelaterade) Omdömen - försäljningsintäkter (om skatterelaterade) Omdömen - verktyg register (om skatterelaterade) Omdömen - andra räkningar (om skatterelaterade) Omdömen - fast trafikolyckor

Förvara pappersarbete i tre år:

- kreditkortsutdrag
- medicinska räkningar (i händelse av försäkringstvister) Omdömen - nyttoposter (för internt bruk) katalog - löpte försäkringar Omdömen

SÄRSKILDA OMSTÄNDIGHETER sälja Du bör behålla dessa register enligt följande riktlinjer:

- bil register (håll tills bilen är såld) Omdömen - kreditkortskvitton (håll tills de har verifierats på ditt kontoutdrag) Omdömen - försäkringar (hålla sig under den för livet av politiken) Omdömen - inteckningar /gärningar /leasing (hålla i 6 år efter livet av avtalet) Omdömen - betala stubbar (håll tills de har stämts av med dina W-2) Omdömen - fastighetshandlingar /builder kontrakt /förbättrings kvitton (håll tills egendom säljs) Omdömen - försäljningsintäkter (hålla för livet av garanti eller livet av objektet på stora inköp) Omdömen - aktie- och obligations register (hålla i 6 år efter försäljning) Omdömen - garantier och instruktioner (hålla för livet av produkten) Omdömen - andra räkningar (tills betalningen kontrolleras på nästa räkning) Review

SÄKERT KASSE PAPPER Omdömen

Bara för att du rensas ut, betyder inte att det går i papperskorgen! Visste du inser att när du lägger ut något i soporna blir det allmän egendom? Och rapporter för identitetsstöld ökar varje dag. Vad är identitetsstöld? Att &'; s när någon annan får tillgång till dina personliga rekord - personnummer, skatte id, körkort, adress, bankkontouppgifter - och utger sig för att vara du. Använder din identifierande information, kan denna person ta upp lån, köra upp kreditkort räkningar, och köra upp en enorm mängd av skuld - allt i ditt namn. Och de flesta gånger, man vet aldrig tills du får kravbrev. Det kan ta år att klara upp de juridiska och ekonomiska problem som detta orsakar dig, och det kan tillfälligt förstöra din kredit. Omdömen

Så för att skydda dig mot detta hot, se till att förfoga över dina viktiga poster på rätt sätt. Alla papper som innehåller kontonummer, bör ditt personnummer, eller annan känslig information strimlad. Om du bara har en liten mängd papper för att strimla, överväga att besöka ditt lokala kontor leverans butik att plocka upp en personlig dokumentförstörare - de kör så lite på $ 20 dessa dagar. Om du skapar en stor mängd “ shredable &"; papper, eller bara don &'en; t vill sitta där inmatning av en sida i taget, tycker om att använda en mobil fragmentering tjänster. Dessa företag kommer att komma till ditt hem eller kontor och strimla dina dokument på plats för en avgift. Bara vara säker på att du väljer ett välrenommerat företag som ger dig ett intyg eller brev garanterar att papperet har blivit hackade oigenkännlig Omdömen

nickade AV PÅ PASS Omdömen

Nu när du och'. Ve rengöras ut alla gamla papper, är ditt nästa mål att hålla ansamlas så mycket av det i framtiden. Du kanske inte inser det, men vi får ungefär 1500 till 1800 stycken av skräppost varje år - värvningar, flygblad, säljbrev och andra onödiga bitar av skräp. Du kanske tror att du har ingen kontroll över bergen i oönskad papper som kommer till ditt hem eller kontor, men du och' re fel. Du kan begära att ha ditt namn bort från e-postlistor som advokater köper - effektivt skära av upp till 75% av den skräppost som kommer in ditt liv. Kontakta någon av följande organisationer:

- DMA Mail Preference Service (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008) katalog

- Stoppa Skräppost Association (800-827-5549)

- Privat Citizen (800-cut-skräp) Review

- Haines & Co /Criss-Cross Directory (8050 Freedom Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.) Review

- Consumer Research Institute /Stopp Skräppost Kit (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851) katalog

VÄLKOMMEN till den digitala tidsåldern Omdömen

Okej, så vi och' ve minskat mängden papper du får från andra människor - vad gör du med resten av det? Lagring pappersdokument kan ta upp en hel del utrymme - och hämta dem är ganska tidskrävande. Har du någonsin funderat på att bli av med papperskopia? Jag don och 'en; t betyder gungade ut dokument som du don &'; t behöver - I &'; pratar om skanning de som du vill behålla och lagra dem på din dator.

Visst, kommer du behöver för att hålla papperskopior av vissa dokument - avtal, juridiska papper, och allt där du måste visa en originalunderskrift. Men bara tänka på alla de saker du håller som don &'en; t kräver original - kopior av artiklar, referensartiklar, rapporter, en del korrespondens, kanske till och med klientposter. För att inte nämna det faktum att skannrar och dokument bildhanteringsprogram har blivit löjligt billig dessa dagar - väl under $ 100 för en bra maskin. Och du kan lagra 100 gånger mer papper på en disk eller CD-ROM än du kan i en fil låda. Bara se till att du håller en säkerhetskopia av något viktigt i ett brandsäkert eller värdeskåp Omdömen  ..