Prioritera Nödsituationer att skära ned på Interruptions

En av de största tidstjuvar är ständigt avbryts av nödsituationer som visar sig inte vara nödsituationer alls. Ännu värre är inte att bli avbruten av någon när det fanns en verklig nödsituation som du kunde ha gjort skadekontroll eller, om de får information i tid, förhindras. Omdömen

I denna artikel kommer jag att visa dig hur man prioriterar, kommunicera och hantera så kallade nödsituationer så att du kan börja ta tillbaka kontrollen över din tid och hantera ditt skrivbord mer effektivt. Omdömen

Först göra en lista över de problem som människor har kommit till dig med i det förflutna. Omdömen

Exempel:

1. En leverantör blir sen med en del Omdömen 2. En teammedlem har ett oväntat problem med en uppgift som kan påverka tidsfristen Omdömen 3. Någon skadad på arbetsplatsen
4. Någon har rapporterat att sexuella trakasserier Omdömen 5. Det finns ett problem med en utrustning som inte påverkar säkerheten Omdömen 6. En anställd måste förtydligas om hur man gör en fortlöpande uppgift Omdömen 7. En givande välgörenhet begär att få använda en av dina pjäser av utrustning Omdömen

Och så vidare. Skapa sedan en klass eller standard för att prioritera Omdömen

Exempel:. Omdömen

Emergency
Brådskande
Viktigt Omdömen SOP (standardförfarande) Review I en perfekt värld
Inte en del av vårt uppdrag Omdömen

Sedan placera varje av de frågor i en kategori. I den här listan en arbetsskada eller en sexuella trakasserier klagomål skulle vara en nödsituation. En leverantör är sen med en del kan vara en nödsituation, brådskande, viktigt eller SOP, beroende på deadline och hur viktig del är. En anställd behöver ett förtydligande med en pågående uppgift skulle vara SOP. Ett problem med en del av utrustningen skulle vara SOP eller viktigt. En givande välgörenhet kan klassas lika viktigt eller i en perfekt värld, bara din strategiska plan skulle ge dig vägledning. Omdömen

Publicera din lista med riktlinjer för hur man kan kommunicera och hantera varje typ av fråga. Omdömen

Emergency-Knacka på dörren, ring eller avbryta, text och e-post, spåra dig ner Omdömen Brådskande-Kvalificera känsla av brådska och sedan ringa, förbi eller e-beroende. Omdömen Viktigt-Kvalificera nivå och sedan kommunicera via kanaler
SOP-e-post eller skapa en coaching session Omdömen i en perfekt värld-filen för att granska under corporate citizenship möte Omdömen

Nästa: När avbryts ASK "När vi har definierat problem är detta en nödsituation, Brådskande Viktigt, SOP eller i en perfekt värld? "Omdömen

Om det är en nödsituation-reagerar omedelbart. Om Brådskande ASK "Är detta något än vad som kan vänta tills denna eftermiddag eller kommer det att påverka våra kunder om det inte tas om hand i morse? Om VIKTIGT" Är detta något som kommer att skada vår relation med våra kunder om vi väntar tills vårt möte i två dagar eller göra vårt vi måste ta itu med det innan dess? "Om SOP-" Kan detta vänta tills vår träningspass eller ROI nog för att motivera en mer omedelbar coaching session? Om I en perfekt World- "Är detta tillräckligt viktigt att ta upp på vår corporate citizenship möte?"

Precis som de flesta processförbättringar tar det mer arbete nu att göra en bättre värld i morgon. Mycket snabbt hittar du att du och ditt team kommer att träda i en överenskommelse om hur man ska hantera frågor. Strax efter detta kommer du att hitta dig själv att bli avbruten mycket mindre ofta, och ännu viktigare, kommer du att kallas in på verkliga nödsituationer snabbt nog för att göra skillnad. Omdömen

Action objekt. Omdömen

1. Upprätta en klass av betydelse för frågor som Emergency, brådskande, viktigt, SOP och i en perfekt värld. Omdömen 2. Upprätta en förteckning över vilka problem går var på din prioriteringslista. Omdömen 3. Skapa kvalificerade frågor.
4. Fastställa hur och när man ska kommunicera varje klass prioritet. Omdömen 5. Njut av ökad effektivitet på arbetsplatsen.
6. Har mer tid att arbeta på saker som betyder
7. Avbrytas mindre ofta Omdömen  !.