Håller du en brandslang stället för en Golf Club? 4 Start steg för att använda Outlook-uppgifter att ge dig mer kontroll, mer frihet och mindre Stress

Om du &'; re hålla en brandslang hela tiden, innebär det att du och' re är mer reaktiva än proaktiva i ditt arbete dag och du &'; re att släcka bränder sätt alltför ofta istället för att använda din tid att komma framåt, nå nya höjder eller få på golfbanan – eller göra vad favorithobby du vill. Och det betyder också dina dagliga system och processer kan saknas i effektivitet eller de helt enkelt aren &'en; t arbetar Omdömen

putt Omdömen

Så vad &';. Är min favorit systemet? Microsoft Outlook. Ingen överraskning för er, mina trogna läsare, I &'; säkert M Omdömen

Och 90% av mina klienter don &';. T vet hur man kan maximera Outlook när vi börjar arbeta tillsammans för att driva upp deras produktivitet. Även de få som hade dabbled med Outlook-kalendern eller uppgiftslistan var oklart om hur man gör det verkligen fungerar för dem. Många av mina klienter berättade att de försökte använda uppgiftslistan, men då övergav det eftersom “ det bara didn &'; t-arbete &"; för dem

Men det kan fungera &hellip. och det gör för så många människor, inklusive mig och mina kunder. Och anledningen till det fungerar beror på ett tydligt samband har gjorts mellan “ grejer &"; av en typisk arbetsdag (papper, post-its, e-post, röst post, filer, till dos, etc …) och vad de kan göra med allt detta i Outlook (tillsammans med några andra betrodda system på kontoret. ) Och sedan liv och arbete är så mycket lättare. Omdömen

Varför jag älskar Outlook så mycket? Eftersom det &'; s en av de enklaste och mest kända och mest kraftfulla verktyg där ute. Plus, det &'; s vanligt förekommande i de flesta företag och företag i dessa dagar, liksom många av de kontor solo-företagare. Detta gör det lätt för oss att arbeta tillsammans eftersom klienter don &'en; t måste springa ut och få ny programvara. De har redan de verktyg de behöver. . Tyvärr, de &'; re bara inte använder den till full kapacitet
Här är mina 4 favorit starter steg för hur man använder Outlook Uppgifter:
1. Mata in uppgifter i Outlook är så enkelt Omdömen

De två viktigaste frågorna du någonsin behöver för att svara när du skapar din lista är &";.? Vad ska jag göra &"; och “? när &"; Få allt ur huvudet: påminnelser, uppgifter, uppgifter, uppgifter som delegeras och potentiella leende womanideas (även om idéer som aren &'en; t talan kan separeras ut.) Dokument exakt vad steg du &'; re kommer att ta nästa, börja med en verb och skriv dem i. Ja, alla av dem. Omdömen 2. Du don &'en; t måster över komplicera användningen av aktivitetslistan Omdömen

Lift med “.% Complete &"; och “ Status &"; fält. Dina arbetsuppgifter bör vara små genomförbara steg, inte stora projekt, och du inte &'en; t behöver detaljstyra dessa små uppgifter. Till exempel, du antingen du har gjort ett samtal eller om du didn &'; t. Markera den som 40% färdigt eller “ Pågående &"; är inte en bra användning av din tid. Omdömen 3. Tänka i termer av när du och' ll göra något, inte när det &'; s. Grund Omdömen

Om du hela tiden använder Förfallodatum fältet som om du och' re spåra massor av projekt, då du och' aldrig kommer få en känsla av vad du &'; re göra varje dag. It &'; s viktigt att veta när stora projekt beror, men vad och' s viktigare är att veta när du &'; ll vidta åtgärder och göra en uppgift i samband med projektet och hur mycket tid du har att göra det i Málaga 4.. När de och' re alla i, du och'. Re redo Omdömen

När du har alla dina till dos, påminnelser och uppgifter som räknas, du och' ll enkelt se var dina prioriteringar ligger. När du väljer mål så får du göra dem och gruppuppgifter dag, då du inte &'en; t måste titta på alla framtida uppgifter och få överväldigad. Du kan bara inrikta sig på uppgifter riktade till idag, enkelt och utan stress. Från och med då, kan du bara hålla lägga till, ändra och ta bort från listan och du &';.. Kommer alltid vara på toppen av din dag Omdömen