Så här startar Organisera Microsoft Outlook med en tom Inbox

Microsoft Outlook är ett bra verktyg att använda för att organisera din e-post och tid. Outlook har många funktioner som ger dig stora fördelar i vistas organiserad. Den här artikeln är en del av en serie artiklar som hjälper dig som börjar organisera ditt Microsoft Outlook Omdömen

Kanske du och'. Har använt Outlook ett tag nu men du har' t tagit fördelarna med någon av de hjälpfunktioner . Har du insett att det är dags att börja organisera ditt Microsoft Outlook? Är din inkorg fyllda? Då är det &'; s tid att komma igång. Och det bästa stället att börja är en tom inkorg. Omdömen

Börja med att göra en snabb sanering av inkorgen, här är hur. Först skapa en mapp för gamla e-postmeddelanden. Högerklicka på inkorgen och välj ny mapp. Typ gamla mail i namnfältet och klicka på OK. Nu flyttar någon e-post i inkorgen som är två veckor gamla eller äldre. Denna isn och' t slutet av vägen för det här meddelandet, har du fortfarande att sortera. Schemalägg en liten bit av tid varje dag att gå igenom din mapp med gamla e-post tills du &'; ve tömt den. Detta innebär att du och' ve påverkas, inlämnad, eller tas bort alla dina gamla mail. Shift + delete permanent radera alla e-postmeddelanden du &'; ve valt. Du kan hålla e-postmeddelanden du har tagit bort en vecka till två veckor innan du permanent ta bort dem.

Din e-post är inte ett system för arkivering. Du kan ha lämnat ett e-postmeddelande i inkorgen eftersom du behövde den bifogade filen är ansluten till det. När du får ett e-postmeddelande med en bifogad fil bör du spara den utanför din e-post direkt. Du kan spara e-postbilaga genom att använda någon av två metoder. Du kan antingen öppna e-post, klicka på “ spara kvarstad &"; i Arkiv-menyn, eller så kan du högerklicka på den bifogade filen och välj sedan “ spara som &" ;. När du sparar bilaga ge den ett namn som påminner dig om vilken innehållet i det är. Det är ett slöseri med tid att behöva öppna upp flera bilagor söker efter vad du behöver på grund av oklara filnamn. När du organiserar Microsoft Outlook är det viktigt att spara de filer du behöver utanför din e-posttjänst så att du på ett effektivt sätt kan tömma din inkorg.

Om det känns som en hel e-post ska sparas och arkiveras du kan göra det på ett par olika sätt. Den första är att du kan spara den som ett Word-dokument. För att göra detta är bokstavligen kommer att kopiera och klistra in från ett e-postmeddelande till ett dokument. Eller om du vill kan du gå igenom en annan process för att spara e-post i mina dokument. Välj först mail du vill. Välj sedan “ fil &" ;, följt av “ Spara som &" ;. Sök efter “ mina dokument &" ;, eller en annan plats på din dator om du vill. Ange i filnamnet du har valt som tydligt identifierar ditt e-postmeddelande. I “ Spara som &"; Skriv klicka fältet på nedåtpilen och välj Outlook-meddelandeformat (* msg), och sedan spara. You &'; ll märker ikonen bredvid filen i mina dokument kommer att visa att du har sparat ett e-postmeddelande Omdömen

Organisera Microsoft Outlook bör inledas med en tydlig tom inkorg.. I framtiden kommer ihåg din inkorg är inte ett register! När du har rensat ut din inkorg dina gamla e-postmeddelanden genom att agera på dem, spara dem eller ta bort dem stoppa problemet upprepas. Regelguiden i Microsoft är ett bra ställe att börja. Detta kommer att hjälpa dig att organisera dina inkommande e-post till lämpliga mappar så att de är lättare att sortera och agera på. Då kommer du aldrig att begravas i e-post igen! Ta första steget och börja rensa ut dem idag Omdömen  ..