Arkiveringssystem: Hitta Alla papper i Under 15 sekunder eller Less

Vi har alla en massa papper som kommer in i våra hem ständigt; antingen från posten, arbetspapper, barn &'; s papper och andra källor. För att erövra pappers problem som många av oss erfarenhet i våra hem och för att minska röran vi måste ha en fungerande register där vi kan hitta något i 10 till 15 sekunder som är i registret lådan. Omdömen

Här är tips om att inrätta en arbetsgrupp arkiveringssystem som kommer att minska röran i ditt hem och på kontoret:

• Använd hängmappar. Använd inte en Manila mapp inne i hängmappar eftersom de är bara något mer att köpa, ta upp mer utrymme och de gömmer fliken bakom dem. Det finns ett par gånger där de kan användas till exempel för att separera olika finansiell information som hålls i samma mapp Omdömen

&bull. Ordna efter kategorier. Välj en färg på mapp för varje kategori. Detta nycklar vårt sinne vart den ska gå när vi måste hitta något. Några idéer för kategorierna är:

Åtgärd: Detta är för händelser eller saker som måste göras inom en månad Omdömen

Ta bort /ersätta. Detta är för objekt som ständigt förändras som hälso- och sjukvård information som ändras årligen eller politik som skickas ut två gånger per år eller så är det ett bra ställe att lämna telefonlistor förenings- och klubbmedlemmar.

Permanent: Denna kategori är för saker som vi kommer att hålla “ forever &"; såsom warrantees av vitvaror och andra objekt i våra hem. . Eller för certifikat och släkthistorier Omdömen

Resurs: Detta är den roliga sidan. Vi håller saker vi vill gå tillbaka till. Innan ansökan något inte överväga om du behöver för att hålla det eller så kan du hitta den information på något annat sätt med ett minimum av ansträngning och kostnader.

Skatter: Märk en mapp för varje år som du betalar skatt. Håll skatt poster som en allmän regel för sju år. Gå till IRS.gov för fullständig information Omdömen

&bull. När du ställer in mapparna sätta flikarna framför filerna så att de inte blir dold av andra mappar.

• I åtgärden filer har en flik märkt räkningar att betala. Om du får en pappersfaktura omedelbart sätta det i den här filen. Planerar att betala dina räkningar en gång eller två gånger i månaden på samma dag. När den dagen kommer, ta notan ut och betala.

Markera dag betalas, klipp betalas räkningar tillsammans, och flytta dem till baksidan av filen. Eller, gör en annan fil som säger betalda räkningar. Elräkningar kan kastas bort efter att ha betalat, men de flesta människor är obekväma med detta, så jag föreslår att hålla räkningar för en till tre månader. Om de används för skatteändamål, flytta dem till skattemyndigheten mappar. Rotera dem till papperskorgen när du betalar dina räkningar igen. Du behöver inte spara mest betalda räkningar eftersom du kan bevisa två sätt som du har betalat det - genom avbokning check eller kreditkort, eller nästa lagförslag som kommer att spegla din betalning.

Den största tips för att skära ned pappers kommer in i ditt hem är att få bort skräp postlistor. Det finns flera företag som gör detta åt dig. Google för att ta reda på vad du vill använda. Vissa har en avgift andra är gratis.

Betala räkningar på nätet. Detta skär ner på papper arbete, tid och pengar (frimärken och några räkningar kuvert). Inrätta betalar räkningar via din bank och gå in månadsvis och betala räkningarna du vill betala. Din institution meddelar dig när de har skickat betalning. Gör en mapp i din e-post och skicka informationen till mappen. Du har ett rekord om du någonsin behöver det.

Många människor don &'en; t filen eftersom de är rädda att de segrade och 'en; t kunna hitta den igen, men med rätt system som segrade och 'en; t aldrig hända igen. Jag använder Freedom Filer systemet och det har räddat mig en hel del tid, oro och pengar. Ett bra arkiveringssystem bidrar till att minska röran i våra hem och kontor Omdömen  ..