Papper Filing Systems

• Fil och hitta dokument snabbt
enda anledningen att lämna papper är att ge dem en plats att vara tills du behöver dem igen. Ett bra register bör ta dig väldigt lite tid att lämna eller hitta dokument. Don &'en; t spendera tid på att skapa ett omfattande system, och don &'en; t filen automatiskt allt som kommer i din väg. Studier visar genomgående att 80 procent av papper inlämnade aldrig nämns igen Omdömen Det &';! S ingen bästa register. Det bästa systemet för dig beror på vilka typer av dokument du filen och hur du kommer att tänka att söka efter dem. Designa ditt eget system som du upptäcker vad som fungerar bäst för dig. Och vad som fungerar bäst kan vara en kombination av system. Här är några idéer för att få dig att tänka Omdömen &bull. Håll kategorier bred Omdömen Arkivering efter kategori ger en logisk struktur för filer, eftersom liknande ämnen grupperas tillsammans. Om du väljer en annan färg för varje kategori, det &'; lätt att se var de och' re ligger så snart du öppnar filen lådan. Sikta på kategori etiketter bred nog att de flesta nya dokument passar en av dem. Skapa en ny kategori när det behövs, men don &'en; t gör dem så specifik att du skapar en ny fil för varje nytt papper
Till exempel i de flesta småföretag, det &'; s. Inget behov av att dela upp en kategori som kallas “ Legal &"; i tillstånd, licenser, varumärkesregistreringar, etc. Du bara don &'en; t måste vara att särskild; en fil är gott. Om det har att göra med juridiska frågor, släpp den i; om du måste hämta det senare du kan tummen igenom filen tills du hittar rätt dokument. Å andra sidan, en kategori som kallas “ Kunder &"; wouldn, &'; t vara tillräckligt specifik. Det skulle vara opraktiskt att lägga alla dina individuella kund mappar i en hängande fil; du och' D vill separata filer för var och en, förmodligen i alfabetisk ordning. Och du &'; d vill att alla ska ha samma färg, så att du vet direkt att en fil som &'; s. Gul, till exempel, är en klient fil
Helst när du lägger till ny information som du och' ll placera den i fronten av filen, men jag don &'en; t tror att det &'; s stora problem om du don &'en; t. Filer borde, &'; t vara så tjock att det tar mer än en stund eller två för att hitta det du &'; re söker oavsett var den finns i filen. Om filer blir för trångt, subcategorize eller sålla bort inaktuell information Omdömen

&bull. Leta filer baserat på hur ofta Review Håll filer som du använder hela tiden i det mest bekväma läget, precis som du gör med alla andra kontorsverktyg. Behåll dem du använder mindre ofta lite längre bort –. Kanske tvärs över rummet, och de du sällan använda även längre bort, kanske i ett lager garderob Omdömen • Arkiv rutin uttalanden månad Review Tänk hur snabbt och lätt arkivering skulle vara om du bara tappade alla räkningar från den aktuella månaden i en fil och gjordes med din ansökan! Även om de flesta av oss lärde sig att lämna från leverantörs – telefonräkningar tillsammans, kreditkort uttalanden tillsammans, osv, det &'; s mycket lättare att lämna alla räkningar från januari tillsammans, alla räkningar från februari tillsammans, och så vidare. Inlämning per månad kan vara lite mer problem om du behöver hitta en specifik faktura, eftersom du och' D måste gissa på ungefärlig tidpunkt och kan behöva kontrollera några olika filer. Men för det mesta, vi aldrig hänvisa till tidigare räkningar ändå, så arkivering när du kommer definitivt att spara upp framför mer än kompenserar den tid du kan spendera senare Review, &';. SA bra idé att hålla två års månatliga filer roterande innevarande år till tillbaka när årets slut och föra förra året &'; s fil framåt. Eftersom räkningarna kommer in på det nya året, granska vad &'; si filen från två år sedan, och om du inte längre behöver det, strimla den. Om du behöver det, kan du flytta den till en permanent och" kategori &"; fil på den tiden. Inte bara är denna teknik snabbt och enkelt, det håller automatiskt dina filer från att bli fyllda med föråldrad papper Omdömen  ..