Top Fem tips för att köra Produktiv & Effektiv Meetings

Har du någonsin varit på ett möte där det finns en agenda, men det är inte följs? Eller, där du diskutera samma fråga flera gånger, med ingen lösning? Om du svarat ja, du är i majoritet. Under hela min karriär har jag suttit med hundratals möten som var improduktiva och ett slöseri med tid. Men med god planering och genomförande, kan du värd en välskött möte. Följande artikel ger några tips för att utveckla och driva effektiva möten: Omdömen

1. Bestäm varför du vill ha ett möte. Vad är syftet med mötet? Vad är det du försöker åstadkomma, adress, eller lösa? Om du kan hantera problemet själv eller med en annan person, då ett möte är inte nödvändigt. Bara schemalägga ett möte när du behöver input från en större grupp människor eller har en fråga som måste diskuteras med en specifik grupp av människor, såsom förvaltning /ledningsgrupp eller en kommitté som utsetts. Omdömen

2. Om du bestämmer att ett möte är nödvändigt, utveckla och dela en dagordning med dem som kommer att delta i mötet åtminstone en vecka i förväg. Dagordningen bör ange de punkter som skall diskuteras, vilken typ av resultat du förväntar dig i förhållande till varje objekt (t.ex. behöver tillräckligt med input för att göra ett beslut, vill utveckla en handlingsplan), tiden för varje punkt på dagordningen, den Start- och sluttid för mötet, och hur mötet kommer att hållas (t.ex. ansikte mot ansikte, telefonkonferens). Distribuera dagordningen en vecka i förväg kommer att ge mötesdeltagare möjlighet att ställa frågor eller begära ytterligare information före stämman. Det kommer också att hjälpa deltagarna att vara förberedd för mötet, vilket frigör värdefull tid under själva mötet för att komma till pudelns kärna. Omdömen

3. Den person som driver mötet (facilitator) bör följa de punkter på dagordningen. Om någon höjer en fråga som inte finns på dagordningen eller samband med punkterna på dagordningen, placera den i “ parkeringsplats &". Parkeringsplatsen fungerar som en påminnelse om att diskutera denna fråga vid ett senare tillfälle, oavsett om det är i slutet av mötet eller vid ett kommande möte. Omdömen

4. Kontaktpersonen bör också se till att den tid som avsatts för varje punkt på dagordningen är hedrad. Två förslag för att åstadkomma detta är:

a. Upprättande av en regel i förväg, att människor inte kan upprepa vad en annan person som redan har sagt. De kan dock erbjuda nya idéer eller förslag, eller ställa frågor för tydlighetens skull. Omdömen

b. Få in synpunkter från varje deltagare först innan låta en person som redan har talat för att tala igen. Det gör att du höra alla och' s perspektiv, och förhindrar mångordiga individer från beslag på samtalet.

Ovanstående förslag ska flytta dagordningen framåt, se till att mötet slutar vid den tid som anges på dagordningen.

5. När mötet är slut, distribuera minuter i en tid, vanligtvis inom en vecka efter mötet. Protokollet bör upprepa de punkter på dagordningen, vad som beslutades, vilka åtgärder åtgärder kommer att vidtas, som tilldelades en specifik åtgärd steg, och när åtgärder steg måste slutföras. Handledaren eller en utsedd person bör följa upp med mötesdeltagarna att se till att de utför sina uppdrag i överenskomna tidsfrister. När människor vidta åtgärder, framdriva saker framåt, uppmuntrar detta folk att delta i kommande möten, eftersom de kan se framsteg och framgång. Omdömen

Genom att följa de fem tips som nämns ovan, bör du kunna köra möten som är mer effektiva och effektivt. Utveckla en specifik agenda och dela den i förväg, hålla sig till dagordningen, att sätta tidsfrister för varje punkt på dagordningen och se till att allas ingång har beställt, och följa upp att se till att alla har slutfört sina uppdrag i tid kan göra möten mer produktiva och framgångsrika. När människor deltar i välskötta möten och se att framsteg görs, de är mer benägna att närvara och delta i framtida möten Omdömen

Copyright 2009 ©. Sharon L. Mikrut, All rights reserved Omdömen  ..