För de flesta människor i dessa dagar, hålla jämna steg med den dagliga angrepp av e-post är en stor utmaning. I själva verket, experter uppskattar att e-post har lagt till en extra 1,23 timmar till den genomsnittliga personens vardag ( E-Writing: 21st Century verktyg för effektiv kommunikation Omdömen av Diana Booher; Hantera din e-post
vid Christina Cavanagh). Om du multiplicerar 1,23 timmar med 5 dagar i 52 veckor, är den genomsnittliga personen spenderar 320 timmar per år extra tid att hantera e-post. Wow! Det är en hel del tid på e-post. Och experter uppskattar att den förlorade tiden till e-post har orsakat arbetstagare att raka tid på annat håll, vilket leder till en produktivitets crunch.
Enligt The Wall Street Journal Omdömen tillbringar den genomsnittliga amerikanska arbetare upp till fyra timmar per dag skicka och ta emot e-post. Av att fyra timmar, uppskattas det att en timme varje dag spenderas på 36 procent av e-postmeddelanden som är antingen irrelevant, eller relevant men inte kräver ett svar.
Så hur din överlever den dagliga e-attack? Följande tips kommer att hjälpa dig att hantera flödet av e-post:
Stäng av e-postlarm och uppmanar via e-post preferenser verktyg. Många människor har larm och uppmaningarna som att gå ut med några minuter efter ankomsten av e-post i sin inkorg. Dessa ständiga avbrott få människor reagerar som Pavlovs hundar varje gång de hör "Du har mail" klockringning. Stänga av ringklockan kommer att hålla dig från att avbryta vad du gör för att läsa e-post i mitt i andra projekt. Omdömen Plan för läsning och svaret av e-post i ditt dagliga schema. Skapa en proaktiv metod för att hantera e-post genom att ställa upp tid i din dag tillägnad e-post. Kontrollera inte e-post är det första på morgonen, eller om du riskerar att bli reaktiv. I stället tillbringa den första timmen som arbetar på det viktigaste projektet eller planera din dag ut. Omdömen Uppskatta hur mycket tid du spenderar på e-post nu, och skär den tiden i hälften. Tidsgränser brukar göra de flesta människor effektivare. Du kanske vill tillbringa hälften av din tilldelade e tid på morgonen, och den andra hälften efter lunch eller innan du har arbetat färdigt för dagen. De tidsbegränsning tvingar dig att prioritera. De e-postmeddelanden som inte får besvaras är förmodligen inte så viktigt och därmed tas bort, eller arkiveras i mappar för framtida bruk. Omdömen Skapa e-postmappar, och rikta flödet av e-post. Skapa mappar i din e-postsystem som speglar dina papper register för att förstärka lagring och hämtning av viktig information. Dessutom skapar mappar speglar dina aktiva projekt och ändra dina e-postinställningar för direkt e-post som innehåller projektrelaterad språk till dessa mappar i din inkorg. Extra bonus:. Många e-postsystem införa gränser för inkorg storlek, men inte i en mapp Omdömen mappar Använd datalagrings. För e-postmeddelanden som måste hållas under en längre tid, skapa en elektronisk arkivskåp, med elektroniska mappar för kategorinamn som matchar fysiska filer. Använd Word eller något annat system ditt företag utnyttjar och backar upp ofta. Omdömen Spara bara den senaste. Ta bort den tidigare rad e-postmeddelanden och bara behålla de nuvarande för att undvika att spara överflödiga e-postmeddelanden. Omdömen Just spara bilagan. Om e-post har en bifogad fil och det är allt du behöver, bara spara bilagan. Omdömen Kontrollera flödet av e-postutbyte. Människor känner ofta att de måste svara på e-post direkt. Ta dig tid att tänka på ditt svar och bromsa flödet av e-post när ett omedelbart svar om onödig. Omdömen Avstå från att skicka irrelevant e-post. Var noga med att inte skicka e-post bara för att det är snabbt och bekvämt. Samma regler gäller för e-post som vanlig korrespondens - om det inte behöver sägas, inte säga det Omdömen Skapa mallar.. Om du ofta skickar samma typer av e-post, skapa mallar som du kan använda om och om igen (endast ändra de närmare varje gång). Omdömen Skapa ett e-post ritual. Varje fredag innan du lämnar kontoret, vara hänsynslös om att radera e-post inte längre behövs, vilket sparar dem du behöver för en vecka eller längre tid att personliga mappar, vilket sparar dem du behöver längre till Word, och granska dem i personliga mappar för att ta bort inte längre nödvändigt. Gör detta en gång i veckan vana och din e-post kommer att bli en mycket mer hanterbar. Du kan också göra samma sak i slutet av varje dag om du så önskar.
Många människor är bekanta med de ovanstående tips, men få som verkligen genomföra dem, lämna dem att vara reaktiv i stället för proaktivt. Organisera din e-post, precis som alla andra organisera beteende, tillåter dig att vara mer produktiva och bättre utnyttja din tid och energi. Så sluta vansinnet, och göra vad som krävs för att ta kontroll över din e-post. Kom ihåg att e-post är tänkt att vara ett elektroniskt kommunikationsverktyg för att hjälpa dig, inte göra dig galen Omdömen ..
organisera och lära sig hur man organiserar
- Organisera din personliga ekonomi: 4 steg till att få kontroll över dina kvitton, rapporter och Bi…
- Hur man snabbt göra en bra Decision
- Få Organiserat av frågor och svar Tough Questions
- Hur Rensa röran i 6 Enkel Steps
- 8 skäl att hålla en Att göra List
- Organisera ditt kök i sex enkla Steps
- Sex gemensamma organisations Mistakes
- Starta din egen blomstrande Logo Design Business Online
- Fyll i Triple Threat Get Organized & Strömförande Challenge
- E-post inkorg Översvämmad
- Neatening är inte Organizing
- Hantera din Notes
- Fördelar & Nackdelar med Content Management kontra statisk Management
- *** Få dina tillbehör i linje med smycken Organizers
- *** Skoförvaring: smarta förvaringslösningar för Big Families
- Vänd Väntetid i Produktiv Time
- Get Organized: Downton Abbey Hjälper till med Home Organizing
- Medveten beslutsfattande och att veta när man ska säga NO.
- De överraskande kostnader för Disorganisation: 3 steg för att vidta åtgärder och få i Control
- 6 noggrant testade sätt att bli av Clutter