Sätt att spendera mindre tid Processing Paper

Att vara en Certified Professional Organizer, jag tycker faktiskt arbetar med papper – Jag vet, jag &'; M märkligt! Trots detta, jag don &'en; t vill spendera alltför mycket tid på det, som du, jag har många andra uppgifter på min att göra-lista. En av mina stora mål för 2009 är att minska mängden papper som jag måste bearbeta. Här är några sätt att göra det:

Don &'en; t utskrifts e-post. Egentligen, vad ska du göra med den e du bara skrivas ut? Spara den, kanske? Tja, det och' s redan finns på datorn eller på en server, så det &'; s redan frälsta. Om du &'; re orolig för att förlora det eller det tas bort, skapa en säkerhetskopia arkiv på din dator eller en extern disk. Ännu bättre, använda en online backup tjänst som Mozy och du segrade och 'en; t behöver oroa sig för säkerhetskopior, de &'; ll ske automatiskt. Om du &'; re skriva ut ett e-postmeddelande som ska användas som referens för en kommande resa eller händelse, startar en liten fil för resan, och när det &'; s över, strimla eller återvinna det hela Omdömen

Don &'. t print webbsidor. Många av oss ut webbsidor för senare referens, men även med de bästa avsikter, kan vi aldrig gå igenom dessa dokument. Genom att skriva ut dessa ut, vi och' ve används bläck och papper, tillbringade tid att vänta på sidan för att skriva ut, och nu har en ny bit papper på våra skrivbord som vi måste ta itu med och ndash; ett dokument som vi aldrig ens får använda, eller kan vara föråldrade när vi kommer tillbaka till det! I stället för att skriva ut, försöka skapa mappar i din webbläsare efter ämne, och bokmärke sidor som du och' d vilja återvända någon gång i framtiden. Om du &'; re orolig att sidan inte längre kan vara där senare, prova en webbsida fånga verktyg som den fria Evernote Web Clipper, som låter dig fånga och spara hela webbsidor för granskning senare – utan att skriva ut dem.

Don &'en; t skriva ut fax. Och då menar jag don &'en; t skriva ut ett dig och' re skicka eller den du &'; re få. “ Men Josh &"; du säger, och" Jag behöver skriva ut den för att skicka det, rätt &"; I de flesta fall, nr. Om du har en skrivare /scanner /fax multifunktionsmaskin eller en fax /modem inbyggt i datorn, kan du oftast “ print &"; direkt till faxfunktionen (läs bruks &'; s handbok). Att göra detta kringgår själva skrivaren och skickar dokumentet direkt till faxfunktion, utan att någonsin använda någon papper. Dessutom tar det mindre tid sedan faxet doesn och' t måste skanna dokumentet, och kvaliteten är bättre på mottagaren och 'en; s slut. Såvitt ta emot fax, prova att använda en internetbaserad tjänst som eFax där du kan se inkommande fax på din dator innan du bestämmer dig om det och' s. Värt att skriva ut Omdömen

Skanna in pappersdokument. När du och' re klar arbetar med ett dokument eller en fil, studier visar att när det &'; si en fil låda, det &'; s mycket osannolikt att du &'; re kommer att använda den igen. Om det &'; s fallet för dina dokument, i stället för arkivering, kanske du vill skanna dem i stället. Verktyg som NeatDesk kan skanna upp till 50 sidor via en automatisk dokumentmatare och kan omvandla dessa dokument till sökbara PDF-filer. Vad jag vill om detta är att så många av oss är vana vid att göra sökningar på nätet, att det känns verkligen naturligt att söka efter våra egna handlingar och ndash; men detta endast kan göras när de &'; re på vår dator på något sätt, antingen som ett helt dokument eller som ett index. Jag tror personligen skanning och automatisk konvertering till PDF är den enklaste metoden Omdömen  ..