Quickbooks rådgivare tips & tricks - hur man kan slippa Duplicate Names

När du arbetar med en kund som byter till ett datoriserat system, kom vi över en fråga i samband med duplicera kunder och' namn i databasen. Dessa dubbletter hände främst från en brist förståelse av bästa praxis när du skriver sådana uppgifter. Efter att ha granskat och hjälpa till med sanering, Quickbooks rådgivare som var ansvarig för just den kunden, kom med några tips som gör dataregistreringen mer uniformerade som bör Minska mängden dubbelarbete i databasen och gör det lättare att hitta kunder i framtiden Omdömen

Använd "och" i stället för "&". Omdömen – Detta händer ganska mycket, lita på mig jag vet. Till exempel, i ett fall en kund vid namn “ A & En fördragsslutande &"; noterades i 4 olika varianter: Omdömen - A & En konventionsOmdömen - A & En konventionsOmdömen - A & En konventionsOmdömen - A & En fördragsslutande
Alla dessa olika varianter gör det komplicerat att hitta kunden omgående när du gör en sökning, tvinga användarna att bläddra igenom namnlistan för att hitta namnet de letar efter. Genom att följa denna enkla regel, skulle varje användare har angett “ A och en upphandlande &" ;. Medan möjligt, tvivlar vi att många användare samtidigt skulle träda “ AandA Contracting &"; eftersom denna variant av namnet spelar och' t ser läsbar Omdömen

Inga förkortningar med perioder Omdömen &ndash. Vi rekommenderar starkt att när ett företag har förkortningar eller initialer i deras namn för att utesluta användningen av perioder och utrymmen. Vissa människor använder det, andra don &'en; t när du anger den i databasen, vilket kan orsaka folk att inte kunna hitta kunden de letar efter. En vanlig exempel är &"; W.B. Mason &" ;. I detta fall rekommenderar vi att namnet anges skulle vara “ WB Mason &" ;. Detta skulle förenkla inmatning av data. Dessutom, för personer som är nya till datorer, desto mindre skriver desto lättare är det för dem. Detta skulle också eliminera frågor där någon kan komma in och" W. B. Mason &"; genom att sätta mellanslag före perioder, och en annan användare inte in mellanslag. Ju mer utrymme att användarna har att förändra saker inom kunder och' namn, desto mer troligt att du kommer att få dubbla namn Omdömen

Använd inte stenografi Omdömen &ndash. (såvida det och' s mycket vanligt). En hel del av de kunder som min klient behandlar är entreprenörer och byggföretag. Detta leder till vissa personer som använder förkortning för ord, som “ const &". eller “ forts. &" ;, och ibland som “ con &" ;. Bortsett från att vara förvirrande (är och '; con &';. Kort för konstruktion, entreprenör, kontinentala?), Gör det också svårare för användarna att söka Omdömen

Ange så mycket information som du kan få.
– Detta började poppa upp när ägaren ville göra de anställda anger kundinformation i databasen, istället för att bara använda en generisk kundnamn. I det här fallet, vi slutade med flera kunder med bara namnet på “ Mike &"; och ett telefonnummer. Med 8 “ Mike &"; s på listan, var det nästan omöjligt att säga vilket var som. Lägga ännu ett efternamn skulle ha hjälpt en hel del, men att lägga adressen skulle ha gjort det ännu enklare (om det finns flera personer med samma för- och efternamn). Naturligtvis är detta en av de svåraste att lösa, eftersom de anställda får lata över tid när det gäller att skriva in information i en databas. Omdömen

Genom att följa dessa några riktlinjer, bör din kundlista blivit mindre belamrad med dubbletter, varför det kommer att bli snabbare och enklare att hitta befintliga kunder, och göra den information som du samlar in mycket mer värdefullt Omdömen  ..