Lär dina kunder Hur du skyddar sin verksamhet genom att Använda Services

Häromdagen jag talade med en kollega till mig som in-house bokhållare av de senaste 16 åren har förskingrat pengar från sitt företag - en hel del pengar en mycket pengar som det visar sig. Stöld av pengar ... stöld av lager eller utrustning ... stöld av immateriella rättigheter. Vid en eller annan gång, nästan alla små företag upplever någon form av stölder eller bedrägeri.

Små företag är särskilt utsatta för dessa bedrägerier eftersom de sällan har resurser eller säkerhetsåtgärder på plats för att stoppa dem.
Till exempel har många små företag förlitar sig på en person att fylla i alla sin bokföring och bokföringstransaktioner. Denna person öppnar posten, bearbetar konton gör insättningar, hanterar fakturor och övervakar handkassa. Medan de flesta människor kommer att hantera detta arbete med fullständig ärlighet, den här typen av obegränsad tillgång gör ett företag sårbart.

Min kollega litade på henne bokhållare helt ge henne tillgång till alla redovisningsuppgifter. Denna person öppnade posten, hade tillgång till nätet bankinformation, kontrollera lagerstatus mm I bokhållare äger ord, började hon "låna" pengar för att hjälpa henne uppfylla sina månatliga räkningar. "Jag hade för avsikt att återbetala vad jag tog, men när ingen märkte, började jag ta lite mer och nästa sak jag visste att jag höll på att skriva en check till mig varje vecka. Review," Min kollega har beslutat att inte väcka åtal mot denna person, men hon har placerat en kvarstad mot hennes hem och en fullt utvecklad utredning pågår för att bestämma den totala mängden tas Bristande uppmärksamhet Omdömen till redovisningsprocessen har kostat min kollega dyrt -. inte bara hon behandlar det faktum att hon har blivit rånad och förrådde men det kommer att kosta henne mer pengar för att bestämma den fulla omfattningen av brottet.

Anställd stöld och oärlighet kostar amerikanska företag miljarder dollar varje år. Tyvärr, små företag har mest att förlora på grund av förskingring, stulna affärshemligheter, eller saknas inventering kan lamslå ett litet företag eller ens sätta det I konkurs. Det enda sättet att förhindra detta är att utforma en försiktig, effektiva kontroller inom alla områden av potentiell exponering och tillämpa dem konsekvent.

Här är några förslag mot att skapa effektiva finansiella kontroller som kommer att skydda ditt företag:

Håll tullar separat - ingen enskild anställd bör styra en finansiell transaktion från början till slut .
person som skriver dina kontroller bör aldrig vara den person som undertecknat dina checkar. Den person som öppnar post bör inte också spela in fordringar och förena räkenskaperna. Genom att dela upp ansvaret, kommer du att göra det svårare för en person att stjäla från dig och manipulera bokföringen för att täcka upp Omdömen

Få dina kontoutdrag personligen -. Inte ge en person som är i stånd att förskingra en chans att förstöra eller ta bort bevis på oegentligheter.
När det gäller min kollega som hon begärde en kopia av kontoutdraget från bokhållare men för en eller annan anledning, kontoutdraget var alltid saknas sidor eller aldrig tillhandahålls. Företagets ägare eller en extern revisor ska få oöppnade kontoutdrag
och inställda kontroller varje månad. Noggrant granska dessa. Undersök betalningsmottagare, signaturer och påskrifter på varje kontroll.

Nära skydda ditt företags kontroller Z - inte vara vårdslös med dina checkar. Förvara dem inlåsta i en låda och inte ge ut nyckeln. Använd förväg numrerade kontroller, och kontrollera efter saknade checknummer ofta. Ha en "annulleras check" förfarande på plats som kräver att du (ägaren) att validera alla uttömda objekt. Aldrig underteckna en blankocheck Omdömen

Logga eller kontrollera varje lönekontroll personligen Omdömen -. Det kan ta lite tid, men det är i allmänhet värt det. Granska kontroller för att se till att de är personer du känner. Om det finns ett namn som du inte minns, gå att hitta den personen. Håll en vecka räkning av antalet personer på lönelistan och kontrollera att numret mot antalet kontroller du har. Om du använder direktdebitering funktion som de flesta löne företag erbjuder, antingen se till att du ringer i löne själv eller granskar lönelistan rapporter för att se till att det inte finns någon betalas du inte känner.

Titta på dina fordringar noga - har mer än en anställd som är inblandad i räkning och kontroll av inkommande kvitton
Se till att alla inkommande kontroller ordentligt godkändes.. Köp en "För insättning" stämpel med ditt kontonummer på det och har alla kontroller restriktivt godkändes när de öppnas - detta kan hindra en anställd från kassera dem. Personligen utreda klagomål från kunder som kredit inte har mottagits för betalningar. Få en kopia av fram- och baksidan av kundens kontroll, och vara säker på att det var insatta på ditt företagskonto.

Gör din bokhållare ta semester -. en anställd som förskingrat från dig kan behöva göra en kontinuerlig försök att dölja den här typen för att ha stulit Omdömen Många småföretagare är förvånade över att upptäcka anställd som visas lojala, de tar aldrig semester och aldrig stanna hemma sjuka faktiskt stjäla från dem. Anledningen till att dessa människor måste vara på kontoret är ständigt dölja sina spår. Insistera på att den anställde som utför bokföring ta en semester varje år. Helst semester bör vara minst två veckor lång, och förekommer i slutet av månaden, då böckerna stängs. Review Använd detta tid ha dina böcker granskas av någon annan och leta efter avvikelser Omdömen

Se till att din klient förstår sina böcker -.. förskingring är vanligt förekommande när bokföring är slarvig och utan tillsyn
Som företagets ägare, du måste känna till ditt företags bokföring och bokföring systemet. På så sätt kan du enkelt granska böcker och se till att ingenting är fel. Om du inte är en "nummer människa" har din revisor spendera lite tid med dig för att visa dig vad du ska leta efter, eller ta en redovisning eller bokföring kurs. lita någon annan Omdömen att övervaka denna ytterst viktiga del av din verksamhet bara öppnar dörren för bedrägerier.

Säkra din bokföring programvara Omdömen - tillåter inte obehörig åtkomst till din bokföring programvara, och se till att varje användare har sin egen användarnamn och lösenord. Dela inte den administrativa lösenordet med någon annan än dig (ägaren). Låt varje användare ändra sitt lösenord ofta för att låsa ut obehöriga från detta program Omdömen  ..