E Etikett ~ 6 Viktiga riktlinjer att tänka på innan du träffar Send

För många har e-postkorrespondens förbättrad effektivitet i verksamheten på många nivåer. Skicka ett e-postmeddelande kan spara tid och pengar samt ger en virtuell “ papper spår &"; av information som skickas och tas emot. Omdömen

Även om Internet och e-post kan ge snabb och enkel tillgång till information och interaktion, det finns några frågor om etikett att överväga. Först, inte alla datoranvändare visa e-post på samma sätt. Vissa människor använder e-post för affärsändamål bara, andra för en social utlopp och ibland en balans mellan de två. It &'; s viktigt att veta vad människor på din e-kontaktlista vill ta emot och vad de don &'en;. T Omdömen

Många företag har strikta elektroniska kommunikationspolitik som förbjuder olämpligt innehåll och tydligt anger att information som skapas och distribueras från arbetsplatsen datorer ägs av bolaget. Även vanliga, kan det orsaka vissa problem. Vad vissa anser olämpligt, andra inte och bestämma lämpligt innehåll kan bli en gråzon. Ofta när ett e-postmeddelande skickas från arbetet den anställde doesn och' t tänka på “ helheten &"; . förgreningar

Här och' s ett exempel.

Moses arbetar för ett stort företag. Han &'; s medveten om den politik för elektronisk kommunikation, men hans sinne för lämpligt innehåll skiljer sig från ledningen. Moses får ett mail från en vän som han finner helt humoristisk. Han skickar snabbt den till hela sin e-kontaktlista. E-postmeddelandet visar fram sin arbetsplats signatur (dvs Moses Brown, Finansiell rådgivare, XYZ Investeringar med adress och telefonnummer). E-postmeddelandet är det långt till flera hundra om inte tusen mottagare via framåt. VD för XYZ råkar vara en av dessa mottagare och spelar &'; t delar samma böjd på humor som Moses gör. Vad händer nu? Korrigerande åtgärder från ledningen eftersom Moses har brutit företagets e politik och har dåligt representerade bolaget genom att skicka olämpligt innehåll som inkluderar företagets namn, adress och kontaktuppgifter Omdömen

Även om du inte &'en;. T-arbete för ett stort företag, din e-vanor kan påverka din individuella företag och hur människor ser du Omdömen

Moses bestämmer han &';. ll vara mer försiktig i framtiden. När allt kommer omkring, värderar han sitt jobb. Moses lovar han &'; ll använda elektronisk kommunikation med omsorg. Några veckor passera och Moses får en fantastisk varning via e-post. Det verkar som om köttätande bananer anställer stor förödelse på nationen. Oroad för välfärd för sina banan äta vänner, Moses snabbt typer ut en varning och vidarebefordrar meddelandet till hela sin lista. Snart Moses får e-post från flera på hans lista att köttätande bananer är en bluff. De uppmanar honom att kontrollera snopes.com innan han skickar längre nonsens. Moses kan inte tro det. Budskapet han fick undertecknades elektroniskt av en läkare, men efter att ha sökt Snopes, Moses vet att han måste vara ännu mer försiktiga. Omdömen

Moses har lärt två värdefulla lärdomar.

1. Don &'; t vidarebefordra olämplig e-post från jobbet och alltid anser att andra inte kan ha samma sinne för humor du gör
2.. Kolla Snopes.com eller annan faktum kontroll du har valt innan du vidarebefordrar “ varning &"; e-post och se till att människorna i din e-postadress bok vill få denna information. Omdömen

Genom att nu du tror att Moses är elektroniskt kunniga. Medan Moses är att vara mer försiktig med vad han skickar via e-post och han &'; s lärt en hel del genom att besöka Snopes.com, Moses fortfarande doesn &'; t ganska har e-etikett behärskar Omdömen

En viktig kund XYZ Försäkrings e-post. Moses om viss information för ett företag krav. Moses arbetar med flera projekt samtidigt och snabbt svar via e-post innan de läser hans svar eller använda stavningskontroll. På grund av den snabba och omedelbara karaktär e-postkommunikation, det &'; s lätt att vara mer släpphänt än du normalt skulle när du skickar affärskorrespondens. Men du e-post är allt en direkt förlängning av din professionella och personliga trovärdighet Omdömen

Som Moses slog på skicka-knappen, märkte han ett stavfel och couldn &';. T sluta sitt system från att skicka e-post. Även om stavfel händer (även kryddat författare) det &'; s viktigt att använda stavningskontroll för att undvika dem. Förutom stavfel, när Moses drog email upp för att kontrollera vissa detaljer, märkte han att han hade också lämnat ut några viktiga ord och viss information kunden begärt. Nu har Moses att ta tid att kontakta kunden igen, ge all information som ursprungligen begärdes och inkludera alla detaljer han borde ha ingår för första gången. Omdömen

Moses lägger till några fler lektioner till hans lista över e-etikett han &'; ll följa i framtiden Omdömen

3.. Noggrant läsa e-post som begär information och skicka all information första gången. Omdömen 4. Använd alltid stavningskontroll. Omdömen 5. Först maila ditt svar till din egen e-postadress så att du tar dig tid att åter läsa den innan du skickar till den avsedda mottagaren. Omdömen

Med några milda påminnelser och försök av misstag, är Moses mer trygg med sin användning av eTools. Han spelar och' t oroa förolämpa någon eller kränka företagets policy om elektronisk kommunikation. Bäst av allt Moses har lärt sig av sina misstag och han &'; s arbeta mer effektivt och korrekt Omdömen

Men Moses har en slutlig läxa att lära..

Moses följer alla de ovan nämnda tips och skickar e-post till en medarbetare om ett projekt han &'; s verkligen upphetsad om. I sin brådska, lämnar han Caps Lock funktionen. När hans medarbetare Sally emot e-post i alla Kepsar, hon undrar varför Moses är &"; yelling &'; på henne om deras gemensamma projekt. Sally är förolämpade av detta och diskuterar det med ledningen. Återigen, lär Moses en värdefull läxa. Hans manager delar en sjätte tips med honom när han förklarar i en värld av e-post, skicka motsvarighet i alla Kepsar anses skrika och ofta ses som oartigt Omdömen

6. Se till att du använder korrekt kommatering och formatering. Omdömen

Nu Moses har det ner. Han &'; s noggrann och tankeväckande om vad han skickar till medarbetare, affärsbekanta, vänner och familj via e-post. Han vet att han &' också; s inte gjort lärande. Det &'; s mycket mer till denna e-etikett än han någonsin trott och han &'; s fått lära mer här Omdömen  ..