Fem tips för att skriva stora tekniska Documentation

Att skapa teknisk dokumentation är en del av att göra arbete inom IT-branschen. Tekniska manualer, tekniska specifikationer instruktioner, supportguider, handböcker genomförande - varje är olika typer av teknisk dokumentation och är en del av jobbet. En hel del tekniska roller inom IT-branschen deltar i dokumentationsprocessen. Det kan bara verkar enkelt att bara sätta några ord och diagram tillsammans, en innehållsförteckning och tänka på det som ett tekniskt dokument, men det &'; s lite mer än så. I &'; ve listade fem tips nedan om hur man skriver stora tech docs Omdömen

Använd en välstrukturerad Innehållsförteckning Omdömen

Innehållsförteckningen är bland det viktigaste delen av ett dokument.. Innehållsförteckningen visar vad som finns i själva verket i dokumentet och hur det är organiserat. Det används för att hjälpa användare att förstå att dokumentet innehåller den information de letar efter. Undersöka innehållsförteckningen, de kan lätt se om den har vad de behöver, eller om de behöver läsa ett annat dokument. Omdömen

En annan fördel med att ha en väl strukturerad innehållsförteckning är det tillåter läsaren att hitta den information de behöver snabbt. Microsoft Word, Adobe PDF och även andra dokument program kan klickbara länkar i innehållsförteckningen. Detta gör att du kan klicka på objektet eller sidnummer och det kommer att ta dig till den sidan. . Mycket användbart för att hitta ämnen snabba Omdömen

Var kortfattad men Grundlig Omdömen

Att vara ett tekniskt dokument författare, det &'; s svårt att riktigt veta hur mycket och vilken typ av information som tas i det här dokumentet. Att skriva ett bra dokument, försöker vara kortfattad, men grundlig. Vad detta betyder är inte att gå om och om och i alla typer av detaljer om vissa områden som inte behövs av läsaren. Det är inte lätt att säga vad &'; s relevanta och vilka isn &'; t - men gör ett försök att ta hänsyn till läsare och målgrupp när du &'; re skriva dokumentet. Om du är alltför “ ordrik &"; eller använder för mycket information där det &'; s onödigt, det kommer att vända läsarna av och vann &';. t vara en effektiv dokumenthantering Omdömen

Var konsekvent i hela dokumentet Omdömen

Konsekvens är ett viktigt sätt att förbättra ett dokument. Det kommer att göra det ser mer professionell och i själva verket mer lättläst för användaren. När jag säger konsekvens, menar jag regel både i jargong du använder och formateringen tillämpar. Vissa individer segrade &'en; t märker detta. Men om du och' re komponera ett tekniskt dokument, det &'; s mer än sannolikt för andra tekniska användare, som vanligtvis detaljfokuserade människor. Se till att din dokumentet använder samma formatering hela. Försök att bryta data upp och göra det begripligt för användarna genom att använda sig av blank effektivt. Omdömen

Med samma uttryck rekommenderas också. Detta kommer sannolikt att se till att användaren känner dig och' re skriva om samma sak genom att använda samma ord. Om du använder ord omväxlande, till exempel “ skrivbord &" ;, “ PC &" ;, “ dator &" ;, det skulle kunna förvirra användaren, när du faktiskt betyder samma sak. Att &'; s snabbt exempel, men tanken är att man ska välja en termin och stanna med det

Keep It Korrekt och felfri Omdömen

Det går nästan självklart att teknisk dokumentation verkligen. bör felfri. Som jag sagt ovan, kommer en hel del läsare av dokumentet finnas andra tekniska användare, och där och 'en; s ganska bra möjlighet felen kommer att stå ut till dem. I tillägg till detta, om felen don &'en; t hoppa ut, då det ger dem fel information om systemet eller område som du och'! Re dokumentera - vilket motverkar syftet med dokumentet Omdömen

Undvik stor skärm Fångar

Att använda sig av skärmdumpar eller skärmdumpar i din dokumentation är definitivt ett effektivt sätt att förklara din punkt till läsaren. It &'; s primärt användbar för mjukvara dokumentation eller stödprocesser, som är lätta att ta skärmdumpar av. Dock har datorskärmar blivit större med åren, men A4-ark har alltid varit samma storlek. Omdömen

Detta lämnar en benägenhet att införliva stora skärmdumpar i ett dokument, vilket gör skärmdumpar små och ineffektiva. Inklusive skärmdumpar är en bra idé - don &'en; t get me fel - men göra en ansträngning att endast omfatta de områden som är relaterade till det avsnitt du &'; re förklara. Detta tenderar att leda till fler skärmdumpar, men de kommer att vara mer effektivt och göra dokumentet mer lättläst Omdömen  ..