Anpassning av dokument Retention och rättstvister Håll strategier är nyckeln till försvar Data Deletion

Från det ögonblick vi sitta vid våra skrivbord till vår senaste smartphone kontroll innan sängen, vi ständigt påminns om den mängd e-post och uppgifter riktade på oss. Under 2010, medelvärden visade att ungefär 294 miljarder e-postmeddelanden sänds varje bankdag. Statistik från 2011 visar att den typiska affärs e-postkonto skickas eller tas emot i genomsnitt 105 e-postmeddelanden varje dag. (“ Hur mycket vet du om din e &";? www.dynamicbusiness.com.au den 1 september 2011) Svårare att kvantifiera är företagets elektroniska dokument (rapporter, kalkylblad, wikis, Sharepoint anteckningar, MS Office-dokument, etc. .) eftersom volymen av dem beror på vilken typ av bolag och branschen vertikala. Dock är trenden tydlig och denna ständigt växande våg av data har – eller borde ha – en enorm inverkan på dokumentbevarande och rättstvister håll strategier, särskilt med tanke på den nedersta raden.

Datalagring är dyrt i så stor skala och har en direkt relation till kostnader i samband med riskhantering, särskilt för företag som är utsatta för rättstvister eller statlig reglering. Fullskaligt bearbetning, granskning och produktion kan ha en rättstvist kostnaden för $ 2,70 till $ 4,00 per dokument. (Degnan D. Redovisning för kostnader för Electronic Discovery Minnesota Journal of Law, Science & Technology 2011, 12 (1):.. 151-190.) Även om ingen vill riskera påföljder för spoliation, det är helt klart i ett företag och ' ; s bästa intresse att defensibly minska de miljontals dokument som ofta i onödan bevarade. Inte bara kommer denna praxis att minska kostnaderna för tvister genom att avyttra uppgifter som antingen är gamla, värdelös, eller inte affärsrelaterade, kommer det också minska en del av risker och kostnader som kan uppstå från onödig lagring av potentiellt skadliga data i ännu lämnas in eller förväntade tvister Omdömen

Justera ett företag och' s. dokumentlagringspolicy med tvister hold strategi kan vara en utmaning när konkurrerande intressen finns. För att uppnå den kostnadsoptimala balansen mellan de två planerna, juridiska och IT-avdelningar måste bättre samordna sina insatser. Riskhantering kan vara det slutliga målet för båda institutionerna, men deras perspektiv skiljer sig nog att de ofta misslyckas med att uppskatta varandra och' s bidrag till fullbordandet av detta mål. För att formulera den perfekta dokumentlagringspolicy, dessa departement måste lita på varandra och' s. Expertis Omdömen

Alla dokument lagringspolicy är föremål för granskning, om rättstvister eller statlig reglering kommer in i ekvationen. Denna nivå av granskning bygger på en rimlighets standard – är din visst dokument lagringspolicy “ rimliga &"; för din organisation och' s behov och exponering för rättstvister eller reglering? För att mäta denna tröskel av rimlighet, måste en organisation att ställa sig en rad frågor som rör företagens behov, skyldigheter, branschstandarder, och exponering för rättstvister. För att besvara dessa frågor, kommer Legal vill rådgöra med IT. Under tiden kommer den att behöva förlita sig på Legal när det gäller vilka typer av dokument genomgår särskilda lagringspolicy. Omdömen

En lämplig dokumentlagringspolicy kommer också att ta hänsyn till de stadgar begränsningar eller myndighetskrav som styr lagringstiderna för vissa dokument. Varje typ av dokument, inklusive avtal, personskada /produktansvar, skatt, Sarbanes-Oxley, EPA och OSHA relaterade dokument bör behållas och kasseras därefter. Till exempel, beroende på lagstiftningen, den tidsperiod under vilken en tvist avtal kan föras varierar från tre till tjugo år, räknat från dagen för överträdelsen. Men de flesta tvister kontrakt förs under löptiden för kontraktet i fråga eller strax efter uppsägning, ger företagen möjlighet att snävt skräddarsy sitt avtal relaterade dokument retention. Det bästa dokumentlagringspolicy kommer också att ha rutiner som gäller back-up band och andra former av djupare arkivlagring på grund av de höga kostnaderna i samband med identifiering, åtkomst och producera data från dessa.

När gör fokusförskjutning från dokument behålla en skyldighet att sätta en rättstvist håll på plats? Skyldigheten att bevara fäster när en part först sätta på meddelande om potentiella tvister. “ När en part rimligen förutser tvister, är det skyldigt att avbryta sin rutin dokument bevarande /förstörelse politiken och genomföra en &'; tvister håll &'; för att säkerställa bevarandet av relevanta dokument och ". Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __ 2009 WL 1955805 vid * 14 (D.Md. jul 7, 2009) (citerar Zubulake IV, 220 FRD på 218). Det finns några självklara (och mer subtila) “ triggerhändelser &"; som kan kräva tvisten håll. Stämningar, domstol beordrade produktion, mottagande av process eller ett klagomål är tydliga indikatorer som du och din organisation har en skyldighet att bevara relevanta uppgifter. Dessutom hot om rättstvister av en anställd, kund eller avtalspart, till exempel i en efterfrågan brev eller e-post, kommer också att ålägga företaget att skydda relevanta uppgifter mot förstörelse. Klagomål av arbetsrelaterade frågor från en anställd, såsom fientlig arbetsmiljö, sexuella trakasserier, och åldersdiskriminering skulle också utlösa en rättstvist tag för relaterade, relevanta dokument. Omdömen

tvister håll processen kan vara mycket svårt, tidskrävande , och kostsamt att genomföra i full överensstämmelse med upptäckten regler och rättspraxis. Lyckligtvis, tillsammans med spridningen av elektroniskt lagrad information under det senaste decenniet, flera Software as a Service (SaaS) lösningar har blivit tillgängliga att hjälpa till med denna besvärlig process. Dessa verktyg hjälper utanför råd och in-house bolagsjurist snabbt överföra tvister håll PM till lämpliga vårdnadshavare och sedan spåra godkännande av håll meddelanden. Omdömen

Collaboration, rimliga metoder och strategier, och olika lagringstider för olika dokument alla avgörande förebyggande syfte minska din företag och' s tvister spendera. Inte bara kommer kostnaden för lagring minskas, men när det är dags att se över och ta fram dessa handlingar, är sannolikt att uppleva betydande besparingar ditt företag. För att ytterligare maximera effektiviteten, kan ditt företag införliva nya tekniker som kommer att väga upp den skrämmande uppgiften att upprätthålla ett rättsligt håll. Trots ständig tillströmning av e-post, rapporter, kalkylblad och andra data behöver hanteringen av dokumentet retention och genomförande tvister håll inte vara överväldigande Omdömen  ..