Vad man inte ska göra: 3 saker du måste undvika om du vill bli mer produktiva och Successful

Har du någonsin befunnit dig på fel spår, när det verkligen du trodde att du var på den rätta? Jag tycker att många människor har en del missuppfattningar och förvirring om vanor de har när de hanterar sitt kontor och deras dag. När människor ta reda på vad jag gör som konsult, de vill berätta alla stora saker som de &'; re göra för att stödja deras organisation och produktivitet. Och jag älskar att höra det!

Ibland, I &'; ll höra några fantastiska vanor och bra metoder. Men tyvärr, under de år jag &'; ve hört alltför många människor säga några saker till mig som faktiskt dåliga vanor och inte stöder sann organisation eller produktivitet. Eftersom jag alltid höra dessa, trodde jag att jag skulle plocka tre från listan och expandera på varför de är inte den bästa metoden.

Du kanske vill undvika dessa i 2009 (och för evigt) och prova en ny strategi och se vad som händer med din produktivitet. You &'; ll sannolikt bli glatt överraskad …

1. Vad jag hör: “ Jag städar mitt kontor på regelbunden basis, men det spelar och' t förbli länge &"; Omdömen

Vad man inte ska göra: Don &'; just t “ städa upp &"; ditt kontor

Vad jag finner är att människor blir glada om “! städa upp &"; deras kontor, men de lämnar ut det verkliga arbetet för att få en pålitlig filsystem på plats eller andra betrodda system.

Ingen ska behöva “ städa upp deras kontor och ". Det ska vara så lätt att sätta saker där de hör hemma att städa upp isn &'; t behövs längre. Om du hålla jämna steg med din information, då endast en liten uträtning upp är nödvändigt från tid till annan, men det shouldn &'; t finnas mycket. Absolut inte en “ städa upp &"; ansträngning.

När man talar om och '; städa upp, och' endast en liten bit av arbetet är slutfört. &'; Sanering &'; isn &'; t svaret på att organisera sig. Du måste få system och processer på plats. Främst fil och e-filsystem och sedan processer för att hantera alla inkommande information, papper, filer, etc. Omdömen

Jag arbetade med en klient i slutet av december och han var förvånad över försvinnandet av alla sina papper och filer från toppen av skrivbordet och sidoskåp fil. Han använde ordet “ skeptiska &"; beskriva hur han kände, så det måste ha varit bra. Vår session var tillsammans ett perfekt exempel på vad jag ser hela tiden.

Jag kan garantera att om du anser dig oorganiserad och /eller du är omgiven av massor av papper och filer runt omkring dig på ditt skrivbord, på golvet, var som helst, då 80-90% av vad du har “ ut &"; doesn &'; t behöver vara.

Saker, papper eller filer kommer sannolikt tillhör en av tre andra platser: (1) arkiveras i en låda där du kan referera till den senare eftersom det &'; s användbar information; (2) lagrad utanför kontoret, eftersom det spelar och' t hemma i din eller du &'; re delegera; eller (3) Kastat eftersom det &'; s gamla /föråldrade /utgånget eller värdelös för dig.

I går min klient slutade med en liten liten hög på hans skrivbord som var mindre än en tum hög, som representerar sin sanna “ handling &"; poster. Dessa var bara de åtgärder som representeras av papper, inte e-post eller något annat. Han var förvånad över hur mycket hade försvunnit. Hans kommentar när jag lämnade hans kontor var “ Wow, jag don &'en; t har något att blanda runt längre &"!; … och jag tänkte “! Exakt &";

Jag rekommenderar att du tar dig tid nödvändigt att inrätta ett filsystem som kan hålla din referensinformation så att den spelar och' t behöver vara på skrivbordet eller någon annanstans belamra ditt kontor. Utöver detta, det gungade och utgående är lätt, men det &'; inte är gjort nästan tillräckligt. Att &'; s process som behöver göras varje dag.

Jag rekommenderar att du gör tid att gå igenom allt som &'; s “ ut &"; och börja sortera enligt de 3 ställen kan gå. Don &'; just t “ städa upp &". Att &'; s inte poängen. Börja skapa användbara filer för dig själv så att du alltid kan hitta det du &'; re letar efter när du behöver det. Poängen är att ha ett system på plats som kommer att stödja dig alltid. Sedan bli av med resten. You &'; ll upptäcker att du kommer att vara utvilad, föryngrad och mer fokuserad på vad &'; s viktigt för dig.

2) Vad jag hör. “ Jag gör listor hela tiden. Jag har alltid skriva ner saker eftersom mitt minne bara doesn &'; t hålla det hela längre &";

Vad man inte ska göra:! Don &'en; t göra slumpmässiga listor med till dos Omdömen

Jag tycker att en hel del människor kommer att ta en minut att få vissa saker ur sitt huvud genom att ta tag en dyna eller en bit papper och skriva ner en massa saker som de vet att de behöver göra. Tja, jag &'; M glad att de och'. Re få ut sitt huvud, men vi måste ta detta några steg längre för att det verkligen fungerar Omdömen

Först, jag rekommenderar att du använder en elektronisk förteckning, en som du kan lägga till, radera från och ändra på en sekund. It &'; s trovärdig eftersom den vann &'en; t gå förlorad i shuffle på ditt skrivbord. Att göra listor på papper mycket lätt vilse bland annat papper och filer. Det kan landa i en hög och aldrig komma ut igen.

I &'; M alltid intresserad av att se hur många att göra-listor jag hitta med kunder när vi arbetar i sitt kontor. I ett fall kan jag minnas att hitta 12 juridiska pads full av anteckningar och uppgifter i en klient och' s kontor. Det &'; inte s räknar många uppgifter som representeras av sina papper och filer, den post it-lappar, etc. Omdömen

Alla dessa källor till dos behöver konsolideras. Inte bara det, men det måste finnas en känsla av prioritet i samband med uppgiften. Jag don och 'en; t betyder &'; hög, &'; &'; medium och' eller &'; låg och' betydelse. Jag menar att rikta ett datum då du planerar att vidta åtgärder. A att göra är värdelös om du planerar en dag för att göra det. Jag rekommenderar att du tilldelar måldatum för när du ska ta en åtgärd steg på ALLA dina uppgifter, uppgifter, påminnelser, åtaganden, projekt, etc. Dina prioriteringar kommer att flyta till toppen bara genom att göra denna övning. Och datumen är målen. De kommer att förändras med dina ständigt föränderliga dagar.

Så håll med hjälp av listan när du skapar det … EN lista bara. Om du använder den på rätt sätt och flitigt, vann den och' t sviker Omdömen

3) Vad jag hör.. &Ldquo; Mina dagar är galna. Jag don och 'en; t har mycket tid mellan mötena och alla avbrott jag får &"; Omdömen

Vad man inte ska göra:. Don &'en; t ge bort all din tid Omdömen

Om du gillar hustle! och rörelse i en hektisk dag på jobbet och du älskar den energi som skapas, att &'; s stora. Men det kan ha sina nackdelar.

Ja, det och' s kul att folk har kommit med ditt kontor och prata eller skvaller eller berätta historier. Ja, det och' s trevligt att få e-post, snabbmeddelanden och telefonsamtal. Dessa bryta upp arbetet lite, men de är också otroligt distraktioner. Hur vet du när det &';? Är för mycket Omdömen

Ja, det och' s för mycket när du kan och 'en; t slutföra uppgiften att du började två eller tre timmar sedan och tillflyktsort &'; t kunnat komma tillbaka till det eftersom

Det &';. är för mycket när du saknar tidsfrister, uppföljning eller &'; re sent för möten.

Det &'; s för mycket när du &';. re alltid mentalt förlora koll på vad du gjorde i första hand Omdömen

Det &'; s för mycket när du &'; inte har varit i stånd att planera resten av din dag eller de följande dagarna.

Det &'; s för mycket när plötsligt och' ve befunnit dig i en fälla, bakom murar av papper och filer eftersom du tillflyktsort &'; t gjorde det dags att fatta beslut om dem och hålla dem framåt.

Om det är du, då jag rekommenderar omvärdera vad du gör det möjligt att bryta ditt fokus. Valet är ditt. Du kan fortsätta att gå ner samma väg och få samma resultat eller så kan du bestämma att det blir en tid under dagen att du stänger din dörr, don &'en; t titta på e-post, don &'en; t svara i telefonen, stänga av instant messaging och stänga av intercom. Gör allt detta på en gång, för om du &'; re kommer att tillåta en sak bryta ditt fokus, du kan lika gärna ha dem alla bryta den. En miss är lika bra som en mil här. Omdömen

Du måste vara tillgängliga för andra för resten av dagen, men ta lite tid för dig själv varje dag för en liten fred så att du kan fokusera och något åstadkommit att &'; s. viktigt för dig Omdömen

Jag skulle inte, &'; t ge all din tid till möten heller. Om du &'; re i rygg mot rygg möten, när kommer du få jobbet gjort? Och hur kan du vara tillräckligt flexibel för att hantera verkliga prioriteringar när de dyker upp och inte när de spränga Omdömen  ?.