En uppmaning till handling: Varför Nu är den mest spännande gången jag sett i 30 år av verksamhet som en organisations Consultant

Faktum är att under de senaste 30 åren, de flesta företag har inte värderat de tjänster jag hade att erbjuda . Mina största konkurrenter “ apati &"; och “. avgå &"; Vissa organisationer ansåg att oordning utfrågningens &'; t egentligen en bottom line fråga - och absolut inte en “. Skall ha &"; Andra gjort försök på “ få organiserade, &"; men resultaten var mindre än önskvärt, eller oftare ohållbart. Jag var aldrig framgångsrika i att dokumentera effektivt kostnaderna för desorganisation eller fördelarna med organisation, och så jag plodded tillsammans som ett företag, vet att det var jag gjorde var att byta liv - men inte göra tillräckligt försäljning att visa det verkliga värdet av de produkter /tjänster som vi erbjuder.

Plötsligt har situationen förändrats. Omdömen

Den nya efterfrågan Omdömen

De dagar med att arbeta i ett kontor från 8:30 till 5:30, och sedan gå hem är över! Kunderna behöver information 24/7, och de anställda arbeta från en mängd olika platser. En pappers register på kontoret är värdelös om du &'; re att svara på en kund från ditt hem, under resan, från ett annat kontor i ditt eget företag, eller kontoret för en kund eller utsikter. Förmågan hos vem som helst att utföra sitt arbete bygger på deras tillgång till den information de behöver när de behöver det. Nästan Papperslös ™ är avgörande för att göra affärer i 21: a århundradet Omdömen

När begreppet “. papperslös &"; introducerades för första gången, människor antas att “ papperslös &"; menar “ automatiskt organiserade &". I själva verket upptäckte vi precis det motsatta var sant. Om du har en hög med 1000 papper, kan det ta ett tag, men du kan tummen igenom dem och hitta det du behöver. Om du har elektroniska dokument, som kan lagras på olika enheter i olika format, kan du aldrig hitta det du letar efter.

Dessutom tekniken wasn &'; t tillräckligt sofistikerad för att göra papperslös riktigt lönsamt. Lyckligtvis har vi och' re nästan av att “ obekväma &"; skede. Vi &'; ve upptäckt fördelarna med att vara “ ansluten &"; nästan hela tiden i en mängd olika sätt, att ha flera datorskärmar på våra skrivbord för maximal produktivitet, och program som syftar till att skydda lösenord som vi ändras ofta för ytterligare säkerhet.

Den dagen kommer när tekniken kommer att göra gå totalt papperslös ett alternativ, men vi och' re inte där ännu. Till exempel träffade jag med VD för ett företag som just gått med i styrelsen för en lokal ideell organisation. Det första han fick var en 3-tums bindemedel av handlingar som är relevanta för organisationen. Skanna allt är inte riktigt praktiskt, eller ens nödvändigt, så för nu hålla bindemedlet är det bästa alternativet. Den dagen kommer, då organisationen kommer att ha en elektronisk anteckningsbok, och bindemedlet blir onödiga, vilket sparar tid, utrymme, energi och pengar.

Den nya Records Management Omdömen

Under decennier har dokumenthantering utformats för att skydda företag /privatpersoner genom att dokumentera processen bakom beslutsfattandet. Detta är inte längre lönsamt för två viktiga skäl:.! 1) Kostnader för tvister och 2) takten i vår affärsutveckling Omdömen

I det förflutna, sade advokater anställda “ Om du är osäker, hålla det &"; Med förändringen i de federala lagar om tvister har efterlevnaden blivit skandalöst dyra - kostnaden för att producera en enda sida uppskattas till fem dollar. Detta resulterar i hundratusentals dollar i kostnad för en enda rättegång, och oräkneliga timmar av förlorad produktivitet på grund av de anställda som krävs för att producera dokument och visas i domstol. Detta faktum gör att skapa och genomföra dokumenthantering politik avgörande.

Att utbilda medarbetare på frågorna sex dokumenthantering är viktigt:
1. Vilken information behöver jag för att hålla?
2. I vilken form?
3. Hur länge?
4. Vem är ansvarig för att lämna den information?
5. Vem behöver tillgång till den?
6. Hur kan vi hitta det?

Undvika skylla Omdömen

Om du frågar några 100 anställda, och" Om du hade tid, finns det papper i dina filer kan du bekvämt kasta bort &"; Nittionio av dem skulle svara “! Ja &"; Men vem går till jobbet och säger och" Jag don &'en; t har något annat att göra; I &'; M kommer att rensa ut min filer &". I själva verket, om de gör, andra blir irriterade, och personen rengöring hämmas eftersom det ofta de behöver samarbete med andra i företaget att fatta beslut om vad de kan säkert eliminera.

Ledning klagar över att register är en enda röra på grund av personal likgiltighet och anställda avstå från att kasta bort något av rädsla för att det krävs för att producera det igen! I själva verket kräver ett framgångsrikt program dokumenthantering deltagande av minst tre enheter:
1. Management, som fastställer register ledningsfilosofi av organisationen
2. Juridiska person som bestämmer vad bygger enligt lag
3. Anställda, som vet vilken information de behöver för att utföra sitt arbete Omdömen

det första viktiga steget Omdömen

När en organisation är redo att flytta till nästan papperslös och handel ;, det första steget är att eliminera alla befintliga onödiga papper. En effektiv metod är att hålla en händelse jag kallar en &"; Productive Miljödagen ™. &Rdquo; Jag definierar en &"; Productive Miljö ™ som “ en avsiktlig miljö där allt omkring dig stöder vem du är och vem du vill vara och ". Företagsklimatet Day ™ är en händelse som ger de anställda möjlighet att eliminera röran. (EXTRA Sidebar. Produktiv Environment Day Checklista för 18 tips för ett lyckat resultat) katalog

Alla arbetar tillsammans för att skala bort det första lagret av onödiga papper. Enligt min erfarenhet, om händelsen är rätt inställd, resultaten är häpnadsväckande! Ett företag med 400 anställda höll en serie av 12 produktiva Miljödagen händelser som de riktar sig både i pappersform och elektroniska filer. Med anställda som arbetar i sina kontor i bara två timmar på papper, var en totalt 25.000 pounds av papper skickas till återvinning! En liten ideell organisation med 30 personer tillbringade sex timmar städning filer och åter 6.000 pounds av papper.

En Win-Win Utfall Omdömen

Alla vinner som ett resultat av en produktiv Miljödagen! I fallet med ett företag som är i rörelse, finns det en besparing på tusentals dollar i rörliga kostnader, tid uppackning efter flytten, och besparingar i kostnad för utrustning och fastighetsutrymme. Dagen i sig ger en ökning av medvetenhet om individuell produktivitet - och principerna föra över till deltagaren och 'en; s privatliv. Efter varje händelse, hör jag historier om personer som ansöker vad de lärt sig hemma.

Möjlighet Ahead

Som Tom Henning, vd för Assurity Livförsäkring, uttryckte det: “ Om du flyttar till en papperslös miljö, är det svårt att göra det utan hjälp av en professionell. Barbara Hemphill har tillämpat många av samma principer hon och' s utvecklad för pappershantering i hantering av elektroniska dokument. Med tillkomsten av elektroniska upptäckt hennes principer är ännu viktigare och skulle kunna spara företag hundratusentals dollar för att undvika kostsamma rättsliga upptäckt kostnader &";. Omdömen

Det finns tusentals organisationer, stora som små, som kommer att flytta till nästan papperslös och handel ;. Det måste vara många och" Barbara Hemphills &"; för att hjälpa dem. Om du &'; D vilja äga ett eget företag, eller lägga till en extra inkomstkälla för ett befintligt företag, här och' s din chans! Certified Produktiv miljö Specialist (CPE) utbildning kommer att ge dig de metoder, mekanik och marknadsföring du behöver för att lyckas. Tillsammans är vi bättre!

© Barbara Hemphill 2010 Review.