Produktivitet Coaching - Rhythm vs. Perpetual Motion

Många människor känner att för att vara verkligt effektiva i sitt arbete dag, de måste vara ständigt upptagen, ständigt flyttar från en sak till en annan. Dessa människor gör ett ständigt arbete med att inte slösa bort en enda ögonblick i deras dag. Omdömen

Verkligheten? Produktiviteten är mer om rytm än ständig rörelse. Precis som elitidrottare och artister behöver hitta en personlig rytm, så att du, som en professionell inom ditt område, måste hitta den rätta rytmen för hur du använder din dag. Omdömen

Det är viktigt att tillåta bufferttiden mellan möten som du har. Om vi ​​har lärt oss något från de senaste tio åren av vår teknikorienterade samhälle, är det att förvänta sig det oväntade. Det kommer alltid att vara avbrott i ditt schema – den akuta telefonsamtal, det oväntade medarbetare, barnet i skolan som är plötsligt sjuk. Det kommer alltid att vara någon som ringer och ber om något. Om vi ​​inte skapar utrymme i vårt schema för att ta itu med dessa avbrott, vi kommer i stället att ständigt switchtasking, omväxlande fram och tillbaka mellan uppgifter, snarare än att ge varje uppgift full uppmärksamhet den förtjänar. Omdömen

Varje dag som jag träffa mina klienter, jag schema 30 minuters buffert tid mellan varje timme möte. Betyder det låter överdrivet? Jag använder att 30 minuter för en mängd olika saker: * Jag diktera anteckningar från förra mötet.
Detta hjälper både mig själv och mina kunder över vad vi diskuterade. * Jag ger mig själv tid att "power down" från mötet.
Bara att kunna koppla av en stund går en lång väg mot att undvika en känsla av utbrändhet. * Jag ger mig själv tid att besvara telefonsamtal som hände under mötet.
Samtal är bundna att hända, och det extra utrymmet ger mig tid att svara på dem i tid. * Jag ger mig själv tid att "power up" för min nästa möte.
förbereder jag mina anteckningar, se över alla viktiga filer, och få mig i ett tillstånd av beredskap för de unika behoven hos nästa kund. Omdömen

Hur kan du hitta din egen unika rytm för din dag?

Först
förstå att drastiska uppgift switchar kräver mer tid. Om du byter från en e-post till en annan e-post mängden byta kostnaden kan bara vara en sekund. Men om du byter från att arbeta på ett kreativt designlösning till att svara på de finansiella siffror det kommer att bli en mycket svår, mycket kostsamt switch eftersom de två är helt orelaterade. Ge din hjärna tid att göra övergången genom att bygga extra buffert tid. Omdömen

För det andra,
överväga hur ofta du kan komma att avbrytas. Desto mer sannolikt är det att du har avbrott, ju mer du kommer att behöva öka mängden bufferttid mellan möten. Schema det oväntade genom att lämna bufferttid mellan utnämning och uppgifter. Tillåt dig själv utrymme att svara på telefonsamtal, svara på e-post, och svara på frågor från medarbetarna. Omdömen

För det tredje,
överväga rytmen i din verksamhet. Vissa företag har viktiga "pengar timmar", den tid på dagen, där försäljningen är mest sannolikt att uppstå. Andra företag, såsom bilverkstäder eller hår salonger, har "avbrotts timmar" när kunderna är mest sannolikt att gå i oanmälda med ett behov. Var uppmärksam på arbetsflödet i din verksamhet. Låt dig själv mer utrymme under de tidsperioder där det finns fler avbrott. Också vara säker på att schemalägga "pengar möten" under pengar tiden. Omdömen

Slutligen Omdömen vara medveten om din unika fysiologiska rytm. Varje person som är kopplad annorlunda till cykeln av dagen. Personligen är jag en morgonperson. Mina mest effektiva timmar för bearbetning av e-post och utföra uppgifter är innan du åker. Därför arbetar jag på projekt eller hantera behandling på morgonen och skjuta upp mer strukturerade möten förrän på eftermiddagen så mycket som möjligt. Bli medveten om hur din kropp reagerar på utvecklingen av dagen och schemalägga uppgifter i enlighet Omdömen  ..