Top Tio sätt att minska tidsåtgången för E-post och Reclaim Your Productivity

Det &'; s inte hävda att e-användning är på uppgång. Varje dag, folk berätta för mig hur överväldigande det är att ta itu med deras e-post eftersläpning och hur bara öppna upp sin inkorg betonar dem. För att försöka lösa denna kris, här är tio bombsäkert sätt att hantera din utgående e-post för att minska antalet e-postmeddelanden som kommer tillbaka på ditt sätt. Omdömen

1. Vara mycket tydlig. Genom att se till att innehållet i din e-post är mycket förståeligt, kan du undvika att människor e-posta dig med frågor om klargöranden.

2. Gör ämnesraden i detalj. Genom att inkludera detaljerad information i ämnesrader, kommer mottagarna att kunna sortera och svara på ditt meddelande med rätt prioritet. Den detaljerade ämnesraden kommer också att hjälpa dig att sortera och hantera svar. Omdömen

3. Använd endast ett ämne per e-post. Verkligheten är att de flesta människor skumma. Om du lägger två förfrågningar i ett e-postmeddelande, det finns en stor sannolikhet att endast en av ansökningarna kommer att besvaras.

4. Placera den viktigaste punkten, överlåtelse, eller begäran i de två första raderna i e-postmeddelandet. Människor har en tendens att bygga upp till en slutsats när de skriver; denna tendens gör det mycket svårt för läsarna att räkna ut vad den viktigaste frågan eller begäran. Genom att sätta din viktigaste punkten i de två första meningarna, kan du undvika feltolkningar och få läsarna fokuserade på exakt vad du vill, rätt från get-go. Omdömen

5. Kopiera bara de personer som behöver läsa meddelandet. För varje främmande person som kopieras på ett e-postmeddelande, måste du möjlighet att få ett svar. Nu, du och' ve just skapat mer onödig e-post för er båda Omdömen

6!. Skicka mindre e-post. Även om detta kan tyckas vara en no-brainer, e-post föder e-post. Ibland är det bättre och lättare att plocka upp telefonen, eller att helt enkelt inte svara. Omdömen

7. Ha en detaljerad signatur linje. Se till att alla dina kontaktuppgifter är i signaturen raden av varje brev du skickar. På så sätt kan alla som behöver kontakta dig segrade och 'en; t måste skicka dig ber om din adress, faxnummer, etc. Omdömen

8. Håll e-post kort. När du skickar korta, lättlästa meddelanden, kommer människor reagerar på samma sätt. Omdömen

9. Undvik kontroversiell eller argumente email. När du deltar i en känslomässig diskussion via e-post, kommer e-postmeddelanden flyga. Känslomässiga problem bör aldrig hanteras via e-post; ett telefonsamtal eller person till person hantering av situationen är bäst, både av hänsyn till inkorgen och hälsa på kontoret dynamik.

10. Purge! Purge! Purge! Folk inser inte att alltför många megabyte kan krympling, långsamt, eller till och med krascha sina hårddiskar. Systematiska deletioner av out-of-date objekt och rensa din skickade meddelanden kan hjälpa dig att ligga steget före kurvan och skydda din dator Omdömen

E-post är här för att stanna. ju förr du utvecklar produktiva vanor när det gäller dess användning, desto mer tid du kommer att få för vad som verkligen är viktigt i ditt liv Omdömen  ..