Behandlar Avbrott As A Manager

Hantering Avbrott

När du hanterar människor, du lär dig att alla har en annan uppfattning om vad som är viktigt. Du lär dig också att alla kämpar för att hantera vår tid på ett effektivt sätt. Dessa två kommer samman för att bilda vad verkar vara kontinuerligt flöde av avbrott. Så hur kan vi minska dessa avbrott och ändå behålla rapport med vårt team? Omdömen

Först måste vi utveckla en metod för att fatta beslut om vad som kan vänta och vad som måste göras omedelbart. Stephen Covey introducerade idén om brådskande vs viktiga för flera år sedan. Hans idé är att vi kan fatta beslut om hur man ska reagera på dessa avbrott genom att placera var och en i en låda eller kategori på denna matris. Baserat på där objekt landar, reagerar du följaktligen Omdömen

Brådskande poster är de saker som kommer upp och tenderar att “. Visas &"; behöver omedelbar uppmärksamhet. Ett bra exempel skulle vara din telefon ringer. Du har bara 4 ringar innan den som ringer skickas till din röstbrevlåda. För det mesta vi stoppa det vi gör och svara genom att svara i telefonen. Det kan vara viktigt, det kanske inte. Omdömen

Viktiga punkter är de som i linje med våra mål och syften, eller få allvarliga konsekvenser genom att inte reagera i tid. Ett exempel på viktiga skulle vara någon i ditt team som har en medicinsk nödsituation. Inte agerar omedelbart skulle ha en mycket allvarlig utgång. En viktig kund som inte är glad och vill prata med dig är ett annat exempel på viktig. Du kan ha objekt som är både viktigt och brådskande, som exemplet med medicinsk nödsituation. Objekt som är viktiga men inte akut behov att göra, bara inte omedelbart. Omdömen

Så nu när vi förstår hur man avgöra om vi måste agera på något, låt mig dela några specifika tekniker för att minska antalet avbrott du upplever under dagen. Först, rekommenderar jag inte ha några stolar i ditt kontor eller skåp. Du bör ha en stol eller två i närheten, men aldrig i ditt kontor. Varför? När människor går in i din arbetsplats och se en stol, är det första de kommer att göra sitta ner. Det är ett faktum att samtal som sker stående är kortare än de som sker när du sitter (bra för möten förresten). Utan en stol på kontoret, kommer människor gå in, starta en konversation, men kommer inte stanna nästan lika länge om de står bredvid dig medan du sitter. Omdömen

Ett annat förslag är att placera på ditt schema, en tid på morgonen och en annan gång på eftermiddagen för öppna diskussioner. Dessa finns tillfällen när ditt team vet att de kan stoppa genom och prata om saker eller ställa frågor om något. Din plan är att markera att ledighet som finns, och om ingen kommer att prata, mer tid för dig. Detta kommer verkligen skära ned på de frekventa avbrott och bara lämnar Brådskande och viktiga samtal. Omdömen

Slutligen, träffa ditt team och gå över brådskande vs viktigt begrepp. Lär dem att tänka deras fråga eller frågan genom en liten bit innan bara gungade det på ditt sätt. Detta kommer också att hjälpa dem att förstå var du kommer ifrån när de bara stoppa i. Du båda använder samma process för att avgöra vad som behöver omedelbar uppmärksamhet och vad som kan vänta tills den schemalagda öppentid eller nästa en på ett möte.

Så använd dessa tekniker i din roll som ledare, och du kommer att hitta tid du aldrig haft medan undervisning ditt team att tänka själva och arbeta tillsammans för att lösa flera av de dagliga problem Omdömen  ..