Business Organisera Tips - Ökar Moral och effektivitet genom att dela referens Files

Arkivering pappersarbete är ofta den mest ogillade och undvek uppgift på ett kontor. Många människor tycker att det alltför tidskrävande och komplicerat att hitta ett hem för alla sina papper så det hamnar hopar sig här och där och överallt, att göra saken värre. Den goda nyheten är att det är inte så svårt som många tror att etablera och lätt att använda och underhålla arkiveringssystem Omdömen

Det första steget är att förstå hur enkelt det kan vara &ndash!; visste du att det finns bara tre typer av filer du någonsin behöver? Ett effektivt arkiveringssystem har bara tre typer av filer: handling, referens- och arkiv.

Action filer
Ditt åtgärdsfil är något med anknytning till projekt du för närvarande arbetar med, är dessa filer som du kommer åt ofta. Se till att dessa filer är nära ditt skrivbord och lätt att komma åt och åter fil efter att du har använt dem. Många av oss stapla dessa typer av filer på vårt skrivbord av rädsla för misplacing dem, men när du satt ett bra register kan du glömma att rädslan för gott!

referensfiler
Referensfiler inte nås så ofta som åtgärdsfiler, men de är fortfarande viktiga filer som du behöver för att hålla fast vid. Dessa typer av filer don &'en; t nödvändigtvis måste vara rätt på ditt skrivbord, men de borde, &'; t vara alltför långt borta heller.

Arkiv Filer Omdömen arkiverade filer är filer som inte behövs med någon regelbundenhet, om alls. Dessa filer kan förvaras i ett förråd, eller var annars finns det utrymme och de kommer att vara säkra. Arkiverade filer är oftast filer som du håller “ ifall &" ;, men brukar inte hamna behöva tillgång.

Alla tre typer av filer är viktiga för ditt kontor, men för den här artikeln kommer vi att fokusera på fördelarna med att inrätta ett bra – delat - referens register.

Ditt företag &'; s resursbibliotek består av referensfiler. Hur mycket tid har du sett till spillo, eller slösat bort dig själv, letar efter en bit av referensmaterial? Det är lätt att föreställa sig hur mycket mer produktiv varje medlem av ditt kontor skulle kunna vara om de snabb och enkel tillgång till alla referens filer som de behövde.

Förutom till förmån för ökad effektivitet, dela en central referens register kan förena ett kontor. Lagarbete främjas när resurserna fördelas i syfte att gynna varje medlem av kontoret.

Om du är redo att inrätta ett gemensamt referens register är det första du behöver göra är att välja ett register som passar din nuvarande arbetsyta behov och din företagskultur.

Det är en bra idé att hitta en central plats, utanför någon &'; s individuella arbetsyta för att hitta din referens filsystemet. En central plats kommer att göra det lätt för alla att få tillgång till referensfilerna, och hålla det borta från någon och' s individuella arbetsyta kommer att eliminera eventuella avbrott som kan uppstå på annat sätt.

Ett bra sätt att säkerställa framgång för din nya arkivsystem är att få så många som möjligt ombord med genomförandet. Börja med att ha ett kort träningspass på register du väljer så att alla är klar över hur det fungerar. Då har ett företag organisera brainstorming för att utarbeta detaljerna som var den kommer att placeras och hur det kommer att upprätthållas. . När alla ser hur lätt det kan vara att hantera referensfiler, och hur mycket mer produktiv som kan vara, kommer de slutligen Omdömen   utnyttja dessa viktiga referensfiler!;