Inkorgen och hur man får det Organized

Vet du hur många e-postmeddelanden fastnar upp din inkorg? Är det 100, 1000, 5000, 10.000! Antalet växer dagligen och tillsammans med den din stress och förlorad tid. Du vill rensa inkorgen, men du aldrig ägna tid. Kassan de nya funktionerna i Outlook 2010 som gör att organisera Microsoft Outlook verkar mer möjligt. Omdömen

Gå vidare och titta på numret i din inkorg. Känner du att du har en 100 pund tyngd sitter på dina axlar eller ler du att du är en av de sällsynta få som bara har den här veckan och' s e-postmeddelanden väntar på dig att ta itu med? Antalet e-postmeddelanden som sitter i din inkorg påverkar hastigheten på dina Outlook ökningar och hur mycket tid du avfall rulla förbi samma e om och om igen.

Nyckeln till att få ett grepp om din e-post, förbättra din svarstid och stanna på toppen av kritiska åtgärder och tidskänsliga uppgifter är att utveckla en strategi för att bearbeta dina e-postmeddelanden både från datorn och på dina mobila enheter .

1. Synkronisera alla dina enheter så att du bara behandla en e-post när
För små företag som don &'en;. T har tillgång till ett företag server, skapa en Google-företagskonto och använda Google Apps för att ansluta Outlook, telefon och iPad till tillgång till e-post, kalender, kontakter och uppgifter från alla dina enheter. Du kan även komma åt ditt Gmail-konto från var som helst och synkroniseringen kommer att uppdatera Outlook nästa gång du är på din dator. Om du bara vill synkronisera din e-post till telefonen och iPad kan du använda gratis Gmail-konto (observera att du vann &'en; t att kunna komma åt din kalender, kontakter och uppgifter) katalog 2.. Använd Conversation Feature – i Microsoft 2010, då Konversationer är påslagen, kan meddelanden i inkorgen och andra e-postmappar organiseras av samtal och datum. Detta är praktiskt när det finns flera e-postmeddelanden i ett samtal eftersom du kan ta bort alla tidigare e-postmeddelanden och bara behålla den senaste konversationen Omdömen

Om du vill sätta på eller stänga Konversationer &ndash. På fliken Visa i konversationsgruppen, markera eller avmarkera SHOW SAMTAL kryssrutan AS. Klicka sedan alla mappar. Omdömen

3. Ställ in din Action och referens mappar
Action Mappar – är för e-postmeddelanden som kräver åtgärder Omdömen Referens mappar – är för e-post med ingen åtgärd krävs. Du håller dessa e-postmeddelanden för att hänvisa till dem senare, är permanenta register eller för att få och lagkrav Omdömen

När du skapar dina Action mappar, skriver en period “.. &Rdquo; framför namnet åtgärden mappen. Lägga perioden ändrar sorteringsordningen en flyttar dina Action mappar till toppen av listan och din “ Referens &"; mapp under din åtgärd mappar. Du kan även använda siffror 01, 02, 03, 04 om du föredrar att organisera dina Action mappar i en viss ordning. Föreslagna åtgärder mappar: Zazzle.se ..This Week (det finns två perioder här) Review .Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts att Print
.Travel
.Waiting För /Pågående Omdömen

För att skapa referens mappar, skapa en huvud mapp som heter “ Referens &"; och sedan avancerad nivå mappar med breda kategorier (t.ex. Ekonomi >. Budget 2012) katalog

Separera dina åtgärder och referens e-post hjälper dig att få kontroll på vad kräver din uppmärksamhet. Inga fler slösa tid rullning tidigare e-postmeddelanden som don &'en;. T kräver din uppmärksamhet Omdömen

Ordna din e-post genom konversation, Från – I Outlook 2010 på fliken VIEW, i arrangemanget gruppen klickar du på en av de arrangemang alternativ. Ett av de snabbaste sätten att bearbeta dina e-postmeddelanden är att ordna med Konversationer. Omdömen

Organisera Microsoft Outlook e-post är lätt när du skräddarsy den hur du vill bearbeta dina e-postmeddelanden. Nu när du har din nya åtgärder och referens mappar inrättas, kan du använda de kommande fyra steg för att behandla din inkorg och få den till jord noll eller nära noll beroende på vad du föredrar. Omdömen

Använd FAST Workflow beslutsprocessen för att snabbt bestämma vad nästa åtgärd är. Med F.A.S.T. process, har du fyra alternativ:

Fil – fil e-post i din Referens mappar som inte har någon talan. Dra och släpp e-post till rätt mapp Reference. Ett varningens ord, någon gång måste du rensa ut dessa mappar eller flytta dem till mappen Arkiv Omdömen

Act &ndash. dessa är e-postmeddelanden som kräver åtgärder av dig. Dra e-postmeddelanden som kräver åtgärder Omdömen

Schema – få dina möten i din kalender och spara som en heldagsaktivitet eller vid en viss tidpunkt. Om du håller den e att hänvisa till vid utnämningen, helt enkelt dra brevet i din kalender och all info sparas i utnämningen. Ta bort e-post Omdömen

Toss &ndash. Läs och ta bort när det är möjligt. Vara hänsynslös med Delete-tangenten. Du kan ställa in borttagna Folder för att radera e-postmeddelanden manuellt av dig, månatliga eller vad tidsram som du föredrar. Omdömen

Om inkorgen är överfyllda med fler e-postmeddelanden kan du räkna och organisera Microsoft Outlook verkar vara en skrämmande projekt, här och' s snabb metod för att få din inkorg nära snabbt ground zero. Skapa en åtgärd mapp “ .old E-POST &". Allt äldre än 7 dagar går i den här mappen. Detta kommer att bidra till att leverera några snabba lättnad, och hjälper dig att bli motiverad att rensa ut dina mappar. Kom ihåg att planera i tid för att organisera din gamla e-post mapp Omdömen  !.