3 enkla sätt att få uppgifter från din tallrik (och på någon annans)

Du kan effektivisera, kombinera och massage uppgifter oändlighet, men de flesta av oss kommer att nå en punkt där det finns helt enkelt för många saker för en individ till do. Vid denna punkt, har du några alternativ - 1) omprioritera och ta bort vissa uppgifter från listan; 2) arbetar dygnet runt för att avsluta alla dina uppgifter, eller 3) dela med sig av dina uppgifter med andra. Jag rekommenderar normalt det tredje alternativet Omdömen

Här är hur man gör det. Gör en lista delegation. Under hela loppet av varje dag, kommer du förmodligen stött på ett antal uppgifter eller uppgifter som inte nödvändigtvis är en bra användning av din tid, färdigheter eller kompetens, eller de som du bara aldrig hitta tid att göra. Dessutom finns det förmodligen massor av andra uppgifter som du bara hatar att göra. Börja skriva alla dessa uppgifter ned, och innan du vet ordet av kommer du förmodligen har en ganska lång lista! När du har fångat de flesta av de uppgifter du inte vill göra, börja gruppera dem efter typ eller kategori. Innan du vet ordet av har du skapat miniarbetsbeskrivningar för de olika områden som du behöver hjälp med. Omdömen

Dokument varje uppgift. Helst vill att du ska kunna passera uppgifter vidare till någon annan utan att späckat med "hur gör jag det?" frågor hela dagen lång. För att få det att hända, måste du göra två saker - dokumentera uppgifter, och träna den person som kommer att göra dem. För varje uppgift, ta lite tid att skriva ner varenda steg som går att göra det hända. Tanken här är att ta bort gissningar och mer detaljerad du är, desto mer sannolikt är det att någon kommer att effektivt kunna göra denna uppgift för dig. Skapa en steg-för-steg-process för varje uppgift, och slutresultatet bör en dokumenterad uppsättning åtgärder som är så tydliga, bör någon med liten eller ingen tidigare kunskap om uppgiften att kunna plocka upp det och göra det utan problem . När du har skrivit en process ned, ställ den åt sidan för en dag. När du återvänder till det, se till att varje steg är klar, och att inga åtgärder saknas. Först då är det redo att lastas till någon annan. Omdömen

Delegera effektivt. När du har skapat skriftliga förfaranden för var och en av de uppgifter som du vill ta bort din tallrik, då är det dags att hitta folk att delegera dem till. Du kan välja att hitta en person att hantera dem alla (kanske en virtuell assistent), eller så kan du sätta på en rad människor för att hjälpa dig (kanske en virtuell assistent för vissa uppgifter, en personlig assistent för andra, och en praktikant för återstoden). När du har fört på rätt person eller personer för att hjälpa dig, bör du ta dig tid att gå dem genom var och en av de uppgifter som du har dokumenterade. Även om du har spenderat tid på att skriva processerna ner, är det bra att vägleda människor genom dem, i synnerhet som de börjat. För alla uppgifter som du har lastas till någon annan, men du vill också inrätta ett system så både du och de kan hålla reda på vilka uppgifter har delegerats, som är ansvarig för var och en, och status för varje. Utan detta, både du och de riskerar att tappa kontrollen över vem som gör vad, och när. Gör en regelbunden vana att gå över dessa uppgifter med din delegerats (s) att hålla alla på samma sida. Omdömen

Om du är van att göra allt själv, jag vet tanken på att ge bort uppgifter till någon annan kan verka både befriande och skrämmande. .. Att vara medveten om att delegera och skapa dokumenterade system och processer kommer att hjälpa dig och personen du delar uppgifter med att göra övergången mycket enklare, smidigare och effektivare Omdömen