Checklista för upptagen Executives

Checklista för upptagna chefer
10 tips för bättre tidsplanering, effektivitet och organisation Omdömen

vid Mary Sigmann, Certified Professional Organizer ® Omdömen

1. "Bookend" din dag med planering och organisation.
När du startar din dag med en plan och ett organiserat kontor, kan du komma igång och åstadkomma så mycket mer. Varje morgon, översyn och ändra din "att göra" -lista. Vid slutet av dagen räta upp ditt arbetsutrymme och skapa ditt schema för nästa dag. Omdömen 2. Fokusera på uppgiften.
Det är svårt att göra mer än en uppgift väl åt gången. Sätt din energi till att göra en sak rätt och gå vidare till nästa sak när du är klar. Om det behövs, föra en löpande förteckning över vad som behöver göras som nya uppgifter dyker upp. Omdömen 3. Avsätt ett block av oavbruten tid under dagen.
Låt alla du arbetar med vet att du inte är tillgänglig för telefonsamtal, möten eller frågor och under denna tid. Använd din ostörd tid att omorganisera eller för att fånga upp uppgifter som du vanligtvis inte har tid för. Omdömen 4. Ta kontroll över din e-post. Review bort e-postmeddelanden på en regelbunden basis, kolla e-post endast vid angivna intervaller, och hålla så lite i din in-box som möjligt. Om du känner att du drunknar i e-post, avsätta ett block av tid bara för uppgiften att få dem under kontroll. Omdömen 5. Utveckla en "kort samtal" tänkesätt.
Courtesy väntas i företag konversation, men du kan fortfarande göra korthet din avsikt utan att vara oförskämd. Ersätt, "Hur mår du?" med "Hur kan jag hjälpa dig?" Öppna frågor som "Hur mår du?" bjuda långdraget svar. Omdömen 6. Sätta gränser för hur länge ni tillåter möten för att hålla.
Nyckeln till en effektiv (och kort) mötet är förberedelser. Låt alla veta i förväg hur lång tid mötet kommer att pågå, de ämnen som kommer att tas upp, och den information du förväntar dig varje person att bidra. Hålla sig till planen och motverka sidospår. Omdömen 7. Gör en enda sida lista över vanliga kallade telefonnummer och häng upp i närheten telefonen.
Det tar längre tid än du tror att slå upp ett nummer på din dator eller Rolodex. Har de siffror som du behöver oftast på toppen av din uppringnings finger. Omdömen 8. Gruppera liknande uppgifter för maximal effektivitet.
Åter telefonsamtal, besvara e-postmeddelanden, skriva personliga anteckningar och springa ärenden är alla kategorier av uppgifter som görs lättare om grupperas tillsammans. När du gör ett telefonsamtal är det lättare att bara hålla sig i rörelse nedåt i listan. Omdömen 9. Håll separata in-boxar för olika kategorier av papper
Försök separera dina papper i dessa kategorier:. Objekt som är omedelbara och viktiga; objekt som är "på is" eller i väntan; objekt som är redo att arkiveras, vidarebefordras till någon annan eller granskade vid ett senare tillfälle. Håll i-rutor på en yta i närheten av ditt skrivbord. Omdömen 10. Håll skrivbordet fritt från plotter. Review, Håll din häftapparat, tejp dispenser, extra pennor och andra förnödenheter i en låda i stället för ovanpå skrivbordet. Visa bilder, utmärkelser och krimskrams på väggar eller hyllor, och reserverar toppen av skrivbordet för det väsentliga - din telefon, dator, och dagens pappersarbete Omdömen ..