3 enkla tips för att hålla din klient Information Organized

För många solopreneurs en stor del av sin verksamhet arbetar en-mot-en med klienter, och det innebär att ha ett sätt att hålla alla sina kundinformation organiserat och lätt att komma åt.

I den här artikeln kommer jag att dela med mig av mina topp tre tips för att hålla ihop allt, så att du enkelt kan komma åt din klient information och vet exakt var dina kunder finns i dina program. Omdömen

1. Fysisk: Skapa en klientkontaktkarta Omdömen

För de flesta företagare kommer det att finnas en fysisk klient fil som du behöver för att skapa. Ett av de enklaste sätten att skapa denna fil är att använda en manila mapp där du bara släppa dina papper i. Den här filen kommer att innehålla saker som avtalet form från din klient, blanketter bedömning eller uppgifter om eventuella projekt som du kommer att arbeta på. Omdömen

Att skapa en klient kontaktkarta som innehåller kundens namn, adress, e-post, telefon, fax och annan kontaktinformation som du vill föra ett register över är en bra mall för att ha. Du skriver helt enkelt ut och fyll i varje gång du tar på ny kund. Omdömen

När du har skrivit ut klientKontaktFormulär, häfta det på insidan vänster hölje av din klient mapp. På så sätt när du behöver komma åt kundens information som du bara vända öppna filen och informationen är rätt där. Omdömen

Jag har hållit koll på min klient kontaktinformation på detta sätt i flera år, och hitta det mycket praktiskt - mer så än att lagra data elektroniskt (som jag gör också). Det är så mycket lättare att ta tag i filen, blädderblock det öppet och hitta den information jag behöver genast än det är att öppna programvaran, lokalisera kunden registrera och hitta den information - som är förutsatt att datorn är påslagen och jag behöver inte vänta på att starta upp! Omdömen

2. Digital: Skapa klient mappar

Eftersom majoriteten av din kommunikation är förmodligen gjort via e-post med dokument kommer fram och tillbaka, kommer du också vill skapa en enskild kund mapp på din dator. Det kanske inte är nödvändigt att skriva ut allt dina kunder skickar dig, men du behöver för att lagra informationen så att det är lätt för dig att hitta. Omdömen

Ett par ställen där du vill skapa enskilda kunder mappar är:

I ditt e-postprogram. För var och en av mina klienter har jag skapat en egen e-postmapp, så att alla e-postmeddelanden som skickas till /från min klient går in deras individuella e-postmapp. Detta gör att jag kan hålla koll på vår kommunikation lätt, snarare än att behöva gå igenom hundratals e-postmeddelanden som kommer i min inkorg varje dag.

Tips: I Outlook kan du också ställa in regler så att e-post automatiskt filtreras till rätt kund e-postmapp - sparar massor av tid Omdömen

I huvudklientmappen!. Jag är en stor anhängare av att skapa main /undermappar för att hantera min arkiveringssystem - både för pappersbaserade och PC-filer. (Om du har varit medlem i min Easy Office Organisation program du vet att jag berätta för dig steg för steg hur du gör detta.) Så om jag har mappen en huvud klienter sedan inom huvudmappen jag kommer att skapa individuella kund mappar . Jag sedan använda denna mapp för lagring av alla de dokument som jag skickar och tar emot från mina kunder. Återigen har allt på ett ställe gör för snabb och enkel tillgång Omdömen

Tips:. I Windows kan du ändra ikonen för enskilda mappar så om du är mer av en visuell person kan du ha olika ikoner för olika kunder.

3. Alla klienter: Klient Tracking kalkylblad Omdömen

När du har din fysiska och digitala enskild kund filer som skapats, du kommer att vilja tänka på att använda en klient spårning kalkylblad. Om du är en coach eller en annan tjänst professionella chansen din kärna program arbetar en-mot-en med klienter under sessionerna (telefon eller person) så det är vettigt för du har ett system för att spåra var dina kunder är i sina program .

I början stadier av din verksamhet kan det vara lätt för dig att hålla koll på bara några kunder, men som ditt företag växer och du arbetar med fler och fler kunder, kommer du snabbt hitta dig själv överväldigad om du inte har någon form av system för spårning på plats. Omdömen

Om dina kunder bokar ett visst antal sessioner med dig att skapa en enkel kalkylblad som har din kunds namn i vänstra kolumnen, och en kolumnen längst upp för varje session kan du enkelt se hur många sessioner de redan har bokat och hur många sessioner de har lämnat. Omdömen

Genom att sätta upp en klient spårning kalkylblad som visar dig en överblick exakt var din kunder är i dina program kommer att ge dig en "stor bild syn på ditt företag Omdömen

(c) 2010 Tracey Lawton
.  .