Spring Cleaning: Varför inte börja med din arkivet

Det är alltför lätt att plunk filer i ett arkivskåp bara för att få dem ur sikte?. Kanske du och' ve gjort detta … om du har, så vet du vad jag &'; pratar om … och du vet också vad som händer när du ständigt gör detta i många år. Du hamnar med en överfylld, underutnyttjad, skrämmande ser dokumentskåp. Tänk på att 80% av vad vi sparar vi aldrig titta på igen och sedan tänka på dina egna arkivskåp antingen på jobbet eller hemma. Vad kommer att tänka på?

Det knepiga om overstuffed arkivskåp är att de don &'en; t bry någon … höger? De gömmer sig i röran och kaos riktigt bra och om du inte &'en; t öppnar lådorna, vem bryr sig? Om inte självklart, kommer det dags att upptäcka att tidigare deklaration som knuffade in i baksidan av det skåp eller när ditt skrivbord och omgivande plana utrymmen är staplade så högt att du kan &'en; t arbeta i ditt utrymme funktionellt längre? Detta arbetssätt kan sätta en stor sordin på produktiviteten. Omdömen

Om våren rengöring din arkivskåp känns skrämmande och överväldigande, följ dessa enkla steg mot en renare skåp och klarare sinne. Omdömen

1. Block time out för att arbeta med detta … om du inte &'en; t, vann det och' t hända! Jag brukar råda kunderna att arbeta för 2 timmar på en ren slut på papper. Detta arbete kan vara tröttsamt och inspirerande allt på en gång, så vet dina gränser och försöka att inte lämna projektet hälften gjort när du &'; ve börjat på ett visst avsnitt eller område.

2. Börja rensa ut den första lådan genom att gå igenom varje papper för att fatta beslut om. Skapa 3 kategorier: behålla, återvinna /kasta, inte säker om.

3. När du har dina kategorier, grupp tillsammans hålla pålar och börja definiera och slå samman dina kategorier. Jag uppmuntrar alltid folk att skapa sin egen fil kartan för att hjälpa dem att se deras kategorier klart. Bara skriva ner dina stora bild kategorier, till exempel projekt, HR artiklar, fakturering, fakturering, etc. Härifrån kan du dela upp dem, men det &'; s viktigt att börja med helheten först.

4. Har dina verktyg till hands. It &'; s irriterande att komma till en viss punkt i ett projekt och inte har rätt leveranser och verktyg till hands för att stödja processen och hjälper dig att gå mot fullbordan. I det här fallet behöver du några hängmappar, infoga filer (jag kallar dem Manila-filer), och en sharpie för märkning av mappar.

5. Det sista steget bortsett från just “ gör det &"; är att se till att du strimla alla identifierande information. Du kommer bli förvånad över hur mycket av det du sortera igenom kommer att gå in i papperskorgen och få kastas.

Nu när din dokumentskåp är klart och rent, kom ihåg att ansöka om hämtning, inte för förvaring. Genom att följa dessa steg kommer du att vara tillbaka på vägen mot en renare plats och mer användbar filsystem på nolltid Omdömen  !.