Erövra din pappers kaos när du Travel

Har detta någonsin hänt dig? You &'; ve just återvänt från en affärsresa och din portfölj är bulging med kvitton, mötesanteckningar och andra viktiga papper. You &'; ll förmodligen spendera din första dag tillbaka på kontoret bara sortera den kaotiska massa papper innan du ens kan tänka på att få ner till affärer!

Eller kanske du reser över hela staden deltar i ett möte efter den andra. I slutet av dagen ditt portfölj är en hög med uppgifter med någon särskild ordning. Telefonmeddelanden är utspridda på olika bitar av papper och du bara vet att ett viktigt budskap är gömd någonstans i röran. Sedan finns det visitkort du samlat: vissa kräver uppföljning, men du och' re inte säker på var du placerar dessa viktiga kort. Om ni bara hade hållit saker på ett säkert ställe så att du kan komma ihåg var du lagt dem.

Vid denna punkt, att alla dessa goda avsikter vidta åtgärder och följa upp heta nya affärsmöjligheter fizzle i frustration. Men det &'; s inte tid att tänka på hur du tappat bort dessa viktiga poster. Så fort du &'; re tillbaka på kontoret du finna att det finns en hög med e-postmeddelanden som väntar på ditt svar förutom en stor hög med papper på skrivbordet tigger om din uppmärksamhet. Du dyka rakt in i e-postmeddelanden och innan du vet ordet morgonen är borta och det &'; s lunchtid. Du arbetar med lunch för att angripa högen av papper på skrivbordet. Då du inser att du tillflyktsort &'; t lyssnade på dina röstmeddelanden, så att du överge pappershögen och lyssna på alla dina röstmeddelanden. It &'; s aldrig sinande cirkel av papper, e-post och röstmeddelanden, och du inte har &'; t knäckt ens öppna din portfölj. Du tillbringar bara dagen reagera på nödsituationer och avbrott utan planerad schemalagd tid att ta itu med de viktiga frågor som du hade hoppats att komma till.

Detta fortsätter dag efter dag och du &'; re fortfarande dra alla dessa papper från din affärsresa i portföljen och du &'; ve varit att lägga det under veckan som du gick fler möten. Nu har du ingen aning om vad &'; s vad och allt smälter samman till ett stort berg av papper tigger om din uppmärksamhet. Hur länge tror du låta detta gå på innan du bestämmer dig för att vidta åtgärder? För vissa sina dagar och andra &'en; s sina veckor eller månader. De varma nya leads du gjort på din affärsresa aren &'en; t så varmt nu och ju längre du lämnar den mer du förhala om att vidta åtgärder. Så småningom du berg av papper ur din portfölj och släppa den på golvet med ditt skrivbord och säga att du &'; ll ta itu med det senare eftersom du har viktigare saker att ta hand om på kontoret. Skuld sätter in och det tjatar ständigt på dig att göra något, men du don &'en; t. Du vet att du ska få ditt företag kvitton hanteras men du &'; re inte säker på var de alla är och det hamnar kostar dig pengar när du kunde ha återbetalats.

Här är några tips på hur man kan sätta stopp för portföljen drama scenario:

1. Effektivisera och organisera din portfölj så att du vet vad nästa åtgärd är på alla papper medan du &'; re ut ur staden och när du kommer tillbaka till kontoret. Det är en elegant hållbart och professionella produkter på marknaden som jag vill använda. Gå till http://www.simplyproductive.com/
produkter /toolstrade.html att visa och beställa produkten. Vad jag vill om det är slitstarkt tyg på utsidan med inför flikar, dragkedja sidoficka och blixtlås. Den ficka med blixtlås på utsidan är stor för att lagra en penna, penna, små post-it-lappar och en överstrykningspenna. Inuti denna mini-travel portfölj finns 13 avdelare för att hålla viktiga dokument när du &'; re utanför kontoret. Dragkedjan hölje ger enkel åtkomst kontra dragspels filer med en flik hölje som är besvärliga att använda. Kom ihåg, lättillgänglighet och funktionalitet är mycket viktigt när du använder någon organisera produkt.

2. Märk 13 flikar inuti denna mini-resor portfölj med nästa åtgärd “ Ring, Data Entry, Diskutera, Expense ersätta, fil, Möte Notes /Agenda, fotokopia, Läs eller Skriv &" ;. Deras blir extra flikar inuti denna mini-resor portfölj för dig att sätta dina visitkort, små broschyrer, tackkort och andra objekt som du behöver för att vilja ha till hands när du reser. You &'; ll bli förvånad över hur mycket papper som du kan komma in i denna eleganta resor portfölj.

3. Hur du använder denna mini-travel portfölj när du är utanför kontoret. File dagordningar under fliken filen märkt “ Meeting Notes /Agenda så när du kommer till sammanträdet och' s alla tillsammans. Om du samlar visitkort under resan finns 2 saker du kan göra med visitkortet: (1) ange det omedelbart till din handdator, eller (2) lämna in den i din mini resa portfölj enligt “ Data Entry &" ;. När du återvänder till ditt hotell eller ditt kontor några kort som du ville komma in i din databas är alla grupperade tillsammans. Du kan skriva in dem själv eller delegera uppgiften till någon annan.

4. Definiera nästa åtgärd. Inget mer att sätta det åt sidan för att ta itu med det senare. Detta är vad jag kallar “ uppskjutna beslut &" ;. Istället, fråga dig själv denna mycket viktiga fråga: “ Vad är nästa åtgärd jag måste ta på detta papper?

5. Schemalägga en viss tid i din kalender för att hantera det nästa åtgärd. Detta är nyckeln till att få saker gjorda. En hög eller fil märkt “ att göra &"; är bara en avsikt att göra något där som en schemalagd tid är ett åtagande att vidta åtgärder på något. Omdömen

6. Använd tydliga projektmappar för att hålla som papper tillsammans. Gå till www.simplyproductive.com att visa och beställa dessa tidsbesparande och utrymmesbesparande projektmappar. Använd dessa projektmappar för att hålla din agenda och möten konstaterar tillsammans i din mini-travel portfölj. Du kan delta i flera möten och dessa projektmappar är noga med att hålla dina papper grupperade. Använd inte gem, tenderar de att fästa vid andra bitar av papper och fastna på andra gem.

7. 80/20 Rule - 80 procent av vad vi sparar vi aldrig se igen. Därför, fråga dig själv: "Vad är det värsta möjliga scenariot om du kastade detta papper bort? &Rdquo ;. Om du kan leva med resultatet av ditt svar på denna fråga, sedan kasta papper. Omdömen < .. p> 8 Vad till fil för framtida referens Om du valt att hålla informationen på en bit papper, fråga dig själv: "Om jag vill hämta den här informationen igen, vilken trigger ord skulle du tänka på &";? Skriv trigger ord på det övre högra hörnet på det papper och lämna in den på din mini-travel portfölj under "File".

9. Överföra papper när du kommer tillbaka. När du är tillbaka på kontoret efter en affärsresa eller dag av möten, allt du &'; ve samlats in under din tid borta från kontoret grupperas tillsammans med nästa åtgärd. I stället för ett berg av papper som spiller ut ur din portfölj, du och' ll finnas före pappers jaga spelet eftersom du och' ve redan definierat nästa åtgärd. Allt finns för dig att göra är att schemalägga tid i din kalender för att hantera åtgärder i din mini-resor portfölj. Några av de åtgärder som datainmatning, fil, och Expense ersätta dig kan delegera till din assistent om du har en. Denna känsla av skuld och skam segrade &'en; t vara där för att du och' ve hanteras vad du sa att du skulle göra när du tillbaka till ditt kontor.

Resetips:

- Schema tid i slutet av varje dag när du är ute och reser att lämna papper i din mini-travel portfölj Omdömen

- Schema tid i din kalender. när du kommer tillbaka från din affärsresa för att hantera dina åtgärdspunkter i din mini-travel portfölj Omdömen

-. Använd mini-travel portfölj som en visuell checklista för saker du behöver ta med dig. Till exempel infoga objekt att läsa under “ Läs &"; fliken. Dubbelkolla att du har tillräckligt med visitkort och broschyrer, tackkort, brevpapper, porto och returadressetiketter, om du behöver dem Omdömen

-. Foto ditt pass och kreditkort. Butiks dokument i en säker plats att

- Mässor, konventioner, Möten &ndash. skriva på baksidan av visitkort datumet, plats och nästa handlings. Om du har en assistent, delegera införandet av visitkort uppgifterna och har nästa åtgärder planeras i din kalender eller skrivit i din uppgiftslistan. Omdömen

Genomförandet av mini-travel portfölj kommer att dramatiskt minska din stress nivå och öka din produktivitet när du är tillbaka på kontoret. You &'; ll vända högar av papper till värdefulla resurser i stället för uppskjutna beslut och skuld. I stället för att reagera på nödsituationer dig och' ll vara proaktiv på dina åtaganden och uppföljning.

Kontakta Enkelt Produktiv att beställa din "Mini resa Portfölj" med anpassade förtryckta etiketter ($ 25 + frakt). Helt enkelt produktiv hjälper dig att få dina papper management system som snabbt och enkelt. Innan du vet ordet av, kan vi tämja dina papper och hitta något i 5 sekunder eller mindre, garanterat. It &'; s vad vi kallar One Day Miracle. Kontakta Enkelt Produktiv för mer information om hur detta fungerar (604) 233-7076 eller www.simplyproductive.com Omdömen  ..