Produktivitet Coaching - E Effektivitet & Etiquette

Kanske den mest använda och missbrukade kommunikationsverktyg som finns i dag är e-post. Vår förmåga att arbeta produktivt skulle minska drastiskt om vi gjorde &'en; t har tillgång till e-post. Men eftersom vi har tillgång till e-post våra liv ständigt avbryts ofta med värdelösa bitar av information. Omdömen

Nyckeln till att få ut det mesta av e-post gör att du hittar ett system som hjälper dig att hålla koll på saker ordentligt och även filtrerar bort icke-viktiga saker som kan leda till att du switchtask Omdömen

Här följer några tumregler TimeGym kunder har funnit mycket praktiskt att göra e-post en välsignelse och inte en förbannelse. Omdömen

1. Kopia eller CC
sparsamt. Nyligen hörde jag av en anställd som förvärrade hennes chef till den grad att hon få sparken. En av de vanor som hon hade var att nästan alltid kopia hennes chef när du skickar e-post – kanske i ett försök att se upptagen. När du lägger till personer till en kopia lista, se till att informationen verkligen är värdefullt för sin position och är nödvändigt för dem att göra sitt jobb ordentligt. Om du behöver uppdatera en medarbetare om vad du har gjort, spara den för en vecka e smälta eller ett personligt möte. Omdömen

2. Var mycket försiktig med att använda “ Svara alla &";
. Svara till Alla knapp skickar ett e-postsvar till alla i “ till &"; och “ CC &"; förteckning över den ursprungliga e-post. I allmänhet, bara hit “ Svara alla &"; när e-postmeddelandet var tänkt att vara en gruppdiskussion, och endast om ditt svar är värdefullt och relevant för varje annan person som anges i e-postmeddelandet. Annars riskerar du täpper till e-inkorgar av andra som har något behov eller önskan att se ditt svar. Omdömen

3. Använd “ Blind Carbon Copy &"; eller “ BCC &"; för blandade grupper
. Vi har alla fått en rolig eller hjärtevärmande email vidarebefordras till oss från en nära anhörig. Men om du bestämmer dig absolut inte kan motstå att skicka en bild av en kattunge klädd som kapten Jack Sparrow, se till att du skickar det ut till mottagarna med “ Blind Carbon Copy &". Detta skyddar e-identiteter som tar emot e-post och hjälper till att minimera spam. Omdömen

4. Begränsa antalet trådar på ett e-postOmdömen. Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande till någon med en rad frågor bara för att finna de svarade att endast tre av de sjutton poäng du mödosamt omfattas? Kom alltid ihåg denna lag e-post: ju kortare e-post, desto mer sannolikt är det att läsas
Försök att bryta olika koncept i olika e-postmeddelanden.. Om du måste ha flera ämnen inom en och samma e-post, försök att bryta upp dem i korta små tankar. Åtminstone, se till att använda punkter eller styckeavstånd mellan olika koncept. Omdömen

5. Använd effektiva ämnesrader
. Ofta jag kommer att se ämnesrader som är tomma eller inte relaterade till kött av e-post. Även om detta kan verka snabb eller smart, skapar det ett problem senare när mottagaren försöker söka efter samtalet. Dåligt skrivna ämnesrader gör det också svårare för den som tar emot e-post för att förstå vilka åtgärder de behöver för att utföra. Var särskilt medveten om ämnesraden om en e-postkonversation ändrar kurs. Om samtalet växlar från reklamkampanj för att göra en ny hyra, ta en stund att ändra ämnesraden. Detta kommer att hjälpa dig och din läsare undvika förvirring och göra e-hämtning lättare i framtiden. Omdömen

6. Låt historia inom din e
Vissa människor väljer att inaktivera visar den tidigare personen och' s. E-post i historien, kanske i ett försök att minska ordet röran. Problemet är att detta gör det svårt för någon att följa tråden av samtalet. Till exempel, om du skriver tillbaka till ett e-postmeddelande med en kort svar som “ låter som en bra idé &"; men det finns ingen historia av samtalet blir det mycket svårt för mottagaren att veta exakt vad du hänvisar till. Mottagaren kan då behöva satsa extra tid och ansträngning att gå in på deras e-historia, och lokalisera vad tanken var de skickade i första hand. Även om det kan verka rörig, alltid lämna historien om och inte ta bort avsändaren och 'en; s tidigare e-postOmdömen  ..