7 Strategier för hantering Last Minute Meetings

Har du någonsin befunnit dig behöva klättra för att organisera ett möte i sista minuten? Wouldn &'; t det vara trevligt att om och när denna skrämmande situation uppstod, du var väl förberedd med all nödvändig information till hands till hands? Att &'; s varför jag och' ve utvecklat följande sju överlevnadsstrategier för att hjälpa dig att planera för det oundvikliga, eftersom du vet lika väl som jag, det &'; s kommer att hända och '; ' someaday &;. Omdömen

överlevnadsstrategi # 1. Fråga mötet behovet.

Innan du hoppar in autopilot för att starta din sista minuten möte organisation, utmana begäran. Sedan beslutar att hålla ett möte kräver allvarligt övervägande på grund av kostnaderna, både direkta och indirekta, dubbelkolla motiven för att hålla mötet. Utveckla några relevanta frågor att ställa och ta reda på om en alternativ möte såsom en telefonkonferens skulle uppnå samma resultat.

överlevnadsstrategi # 2. Känna till grunderna Omdömen

Om mötet verkligen behöver hända, se till att du planerar för grunderna. Omdömen · Vad är syftet med mötet Omdömen · Var ska det ske – på eller utanför anläggningen Omdömen · När det planeras – ? datum och tid Omdömen · Vad &';? S dagordning mötet Omdömen · Vem behöver bjudas in Omdömen · Vilka förfriskningar och tilltugg behövs Omdömen · Vilka konkreta material och utrustning som behövs Omdömen · Vilka resor och hotell arrangemang, om någon, är nödvändiga
·?; Vad och' s mötesbudget Omdömen

När det gäller budgeten, påminna din chef att god kvalitet, sista minuten att köpa och billiga don &'en;? T vanligtvis korrelerar. Verkligheten är att sista minuten prissättning mycket väl kan komma till en premie. Omdömen

överlevnadsstrategi # 3. Utveckla checklistor.

Checklistor bör vara varje mötesplanerare skyddsängel. De &'; re där för att hjälpa till i nödens tid och undvika onödig panik. Med hundratals bitar som utgör möte pussel, det enda sättet att sätta ihop dem och hålla koll på alla detaljer är med en checklista. Bli en checklista fanatiker och överväga att ha en checklista för varje checklista. Täck alla dina baser. Ju mer noggrann du är, desto större är sannolikheten för framgång, även i sista minuten. Omdömen

överlevnadsstrategi # 4. Skapa en kontaktlista.

När du behöver något bråttom som kallar du? Dessa är de människor som behöver göra upp din kontaktlista. Tänk på din anläggning behov, catering, audiovisuella, etc. Sammanställ en lista med telefon, inklusive mobiltelefoner, fax och e-post information. Håll den här listan uppdateras årligen som kontakter och deras information kan ändras. Inkludera även användbara för webbplats för resurser som du hittar dem, men kom ihåg att kolla upp dem i förväg.

överlevnadsstrategi # 5. Bygga relationer.

Don &'en; t vänta tills du behöver en tjänst från någon, snarare ständigt hitta sätt att bygga en “ Dream Team &"; eller stöd för nätverks. Bygg en kontakt bas andra yrkes möte, leverantörer, leverantörer och änglar kan du ringa på i sista minuten för att hjälpa dig. Ta dig tid att diskutera sina strategier och resurser för att hantera sista minuten möten och lägga till information till din “. Survival kit &"; Don &'en; t glömmer att ta med dina kolleger medarbetare som kan vara villiga och kapabla att hjälpa till på ett ögonblick och' s meddelande Omdömen

överlevnadsstrategi # 6.. Utveckla oförutsedda

Eftersom dina planer är sista minuten, desto större är chansen att något inte fungerar på det sätt du och'. D vilja att. Så vad &'; s din backup? Om du inte &'en; t har en, kan alla dina ursprungliga planer förstöras på ett ögonblick, och du och' ll finnas förvränga ännu mer än tidigare för att sätta en andra strategi i drift. Ha en Plan B redo “ i kulisserna &"; ifall du behöver det. Än en gång, desto mer noggrann du är, desto större är sannolikheten att dra av detta mirakel. Omdömen

överlevnadsstrategi # 7. Lär dig att skratta. Omdömen

Att hålla ett sinne för humor kommer definitivt att hjälpa hindra dig blir arg, arg och frustrerad över de oorganiserade chefer som lämnar saker till sista minuten och förväntar dig att utföra mirakel. Lär dig att skratta åt dem och dig själv att hålla en sundare syn på livet. Om inte annat, kom ihåg att skratta är en stor överlevnadsteknik, vilket är bra för din hälsa och kommer att bidra till att minska stress och blodtryck Omdömen  ..