Köra meningsfull Meetings

Som ni vet, det finns inget tråkigare än att sitta igenom ett möte som är meningslöst eller ofokuserad. It &'; s en gemensam tid odåga. Möten är också mycket kostsamt i termer av tid och produktivitet. Så om du &'; re uppmanas att köra ett möte, den första frågan du bör ställa dig är, “ Är detta möte verkligen är nödvändigt eller kan jag åstadkomma vad som behöver göras på ett mer effektivt sätt och " ;? Om du har ett bättre alternativ, använd den. Idag med e-post, fax, konferenssamtal, telefonkonferenser, och datanät, har du många alternativ. Men om du &';. Ve beslutat att ett personligt möte är det bästa valet, då planera noggrant Omdömen

Innan mötet, måste du sätta upp mål. Vad är det som måste beslutas? Vilken är den bästa möjliga resultat från detta möte? Skriv ner dina mål så att du har dem till hands.

Behöver du ett möte eller en serie möten för att uppnå dina avsikter? Vad beredning behöver deltagarna behöver för att utföra i förväg? Behöver du utse ett förmöte arbetsgrupp eller erhålla vissa handlingar eller har deltagarna dig idéer eller problem dagordningen E-post som ska lösas? Historiskt sett hur produktiva har möten med denna grupp varit? Vilken stil möte fungerar bäst med den här gruppen?

Möten är tänkt att vara ett utbyte av idéer och /eller information. Det finns i allmänhet fem syften för möten: att informera, utbilda, inspirera, lösa problem, eller lösa konflikter. Vad är syftet med mötet? Är det realistiskt att hantera flera ändamål vid detta möte? Omdömen

För det andra, tar sig tid att analysera dina deltagare. Överväga alla de människor som ska delta i detta möte och varför. Fler deltagare gör ofta längre möten, så håll din lista till ett minimum. Men också akta oss för konsekvenserna av utsikt över människor som borde vara där. Granska en personal lista för att se till att du har bjudit in alla nyckelpersoner.

Om de är främlingar, följer riktlinjerna för publiken analys för att hjälpa dig att förbereda. Om deltagarna är personer du känner, sedan fundera på hur de samverkar. Finns det en gaphals i gruppen som stör möten med långa monologer? Om så är fallet, är du ansvarig för att ingripa på gruppen och 'en; s räkning. Är det en lugn grupp? Sedan, för att designverksamhet få folk interagerar och samarbetar.

Är detta en grupp som fungerar bra tillsammans eller finns det variga konflikter som behöver spridas? Tänk på dina deltagare i detalj: deras humör, deras arbetsvanor, sina förmågor, deras gnäller, deras påtryckningar, deras resurser, deras mångfald, etc. planera därefter ett format som kommer att garantera att denna grupp kan uppfylla sina mål.

Dessutom, tänk noga på var och när mötet. Är platsen bekvämt för alla? Är bekväma rum och privat? Är rummet deprimerande eller attraktiva? Skulle det vara till hjälp för att mötet ska vara borta från kontoret? Har du rätt utrustning? Hur och' s belysning? Vilken tid på dagen är bäst för gruppen? Skulle snacks vara en tillgång?

För det tredje, måste du skriva upp en agenda och distribuera den till deltagarna i förväg och be om ytterligare förslag. Som du är ansvarig, måste du bestämma vad agenda objekt passar din tid.

Tänk på ordningen på dagordningen ämnen. Du kanske vill placera lättare dagordningen först så gruppen upplever framgång tidigt. Om du har en hel del punkter på dagordningen för att täcka, kan du notera en tid tilldelning bredvid varje objekt. En kritisk punkt på dagordningen är uppdrag.

I slutet av en kvalitet möte måste ordföranden att lista ut resultaten och uppdrag för varje deltagare. Om du kan &'en; t lösa ett problem vid mötet, tilldela en studiegrupp att redogöra för frågor eller hämta deltagarna. Tydligt avgränsa vilka beslut har gjorts och vilka åtgärder kommer att vidtas och av vem. Diskutera med gruppen några lösa trådar och fördela antingen en annan tid eller en person att hantera dem. Upprepa slutsatser att försäkra avtal och slutar i tid.

Människor respekterar en ledare som är hänsynsfull av deras tidspress och aktivt underlättar dagordningen så att det finns synliga resultat. Fördela en skriftlig möte sammanfattning till gruppen inom fyrtioåtta timmar och uppföljning med studiegrupperna före nästa möte för att se till att de är beredda med rätt information. Beväpnad med dessa verktyg, kan du dra nytta av tillväxtmöjligheter och öka ditt värde för din organisation Omdömen  ..