10 tips om hur man skriver ett företag Email

E-post är en del av den dagliga verksamheten av en IT-tekniker. It &'; s används i kontor som viktigaste formen av kommunikation, och vissa organisationer använder det bättre än andra. Du hittar det finns stor skillnad mellan en bra e-post och en dålig e-post. Ibland kan vi plocka upp dåliga vanor från andra företag eller anställda, vilket våra e-postmeddelanden att komma in i “ dåligt e-post &"; kategori. Ha en läsning av dessa tio tips om hur man skriver affärs e-postmeddelanden för att hjälpa förbättra ditt skrivande. Omdömen

Använd en informativ Ämnesrad

Ämnesraden är det allra första som en person ser i en e-post. Vanligtvis, de ser det innan du öppnar själva e-post, som beroende på e-postklient, är ämnet och mottagare som visas innan hela meddelandet. Omdömen

Ämnet bör ge tillräckligt med information om e-postmeddelandet så att mottagaren vet vad det handlar om innan den öppnas. Ett ämne som “ Review &"; eller “ Dokument &"; är mycket vag och spelar &'en; t hjälpa mycket. Å andra sidan, ett ämne som “ Review Krav Dokument &"; är mycket mer specifika och erbjuder mottagaren mer information om e-postmeddelandet Omdömen

Hälsa Mottagaren Lämpligt

Börja din e-post genom att tillhandahålla en hälsning - don &'en;. t bara starta i e-postmeddelandet. Det finns flera tillfällen där du enkelt kan svara på e-post med hjälp av ett snabbt svar, men i nästan alla fall och' s bättre att ha en hälsning Omdömen

Hur ska du använda en hälsning i ett e-postmeddelande.? Tja, är det här mailet formellt men inte lika formellt som ett affärsbrev. Använda “ Dear John &"; är alltför formellt. Något liknande till “ Hej, &"; eller “ Hej, &"; eller “ Hej John, &"; ofta kan godtas. Det kommer att behöva justeras när det finns mer än en mottagare. Jag brukar innehålla båda namnen om det finns två personer, eller använda ordet “ alla &"; om det finns fler än två. Till exempel, “ Hej John, Peter &"; om det och' s två John och Peter, eller “ Hej alla, &"; om det och' s. John, Peter och en annan person Omdömen

Keep It Short och nödvändigt Omdömen

I denna värld av datorer och teknik, det &'; s frestande att vända e-post till en uppsats och skriva allting inne för personen. I &'; M inte säker på om du och' ve någonsin fått en lång e-post innan, men om du har, hur gick det gör du känner? Kände du dig entusiastisk över att läsa det, eller gjorde det stänger du av att det känns som om det var en hel del arbete? Jag vet hur jag känner när jag får en lång e-post - det &'; s inte bra Omdömen

I vissa fall, välja den lämpligaste kommunikationsmetod kan mycket väl innebära att du don &'en; t ens behöver för att komponera e-post.. Å andra sidan, om du gör, bland de svåraste saker att göra när man lär sig hur man skriver ett företag e-post är att göra det kort och koncist. Du måste kunna få din punkt över ett effektivt sätt, utan att få in alltför mycket i detalj eller onödig information. Det tar lite övning och erfarenhet, men försök och tänka på dig själv som mottagare när du läser e-post. Ett förslag som jag nämner senare ligger på att granska e-post - medan du granskar, kan du se om det &'; s bra längd Omdömen

Sätt din viktigaste punkten i den inledande meningen Omdömen

Tillsammans med att försöka. hålla e kort och rakt på sak, det finns något annat du kan göra för att hjälpa mottagaren och få ett svar från e-post. Du kan sätta den främsta orsaken till att e-post i start meningen. Denna punkt kan vara en begäran (som “ I &'; D gillar din godkännande på följande åtgärder &"; eller “ Kan vi träffas för att prata om planerna för den nyanställde &";?) Eller bara information (såsom “ Här hittar du information om servern avbrottet på helgen &";). Omdömen

Detta kommer att hjälpa mottagaren läsa e-post och förbättra det sätt på vilket e-post används. Närmare i e-post kan gå under, att stödja denna punkt Omdömen

Var medveten om Mottagare &'en; s. Kunskap Omdömen

En stor del av hur man skriver ett företag e-post i IT-marknaden är lucka i kunskap mellan de anställda. Det finns uppenbarligen en hel del teknisk information inom olika områden av IT - och inte alla vet vad det alla medel. Detta är verkligen något att tänka på när du skriver e-post till andra individer. Omdömen

Det kan vara OK när du skriver som en del av ditt eget lag eller när du känner personen är medveten om föremålet för e-post. Men när du skriver till andra, det &'; att är viktigt att vara medveten om mottagarens &'en; s kunskap. Denna kunskap kan vara på två områden - kunskaper om teknik och kunskap om affärssammanhang Omdömen

Kunskap om tekniken innebär all IT-grejer som vi känner och älskar -. Servrar, nätverk, programmering, databaser, konfiguration - allt det där. Dessa typer av saker som andra IT-människor skulle sannolikt förstå, men inte alltid. Bara för att någon är medveten om hur switchar och routrar sätts upp för nätet, spelar och' t menar de vet om databaskonfigurationer. Du kan behöva förklara syftet med din e-post till dem i icke-tekniska termer Omdömen

Kunskap om affärssammanhang innebär programvarusystem, affärsprocesser och lagarbete som isn och'. T relevant för den tekniska delen av din e-post. Mottagaren kan se varför du vill ändra en konfiguration på din server för att ta emot en ny ansökan, men de kanske inte vet vad programmet är eller varför det måste godtas. Detta är helt enkelt ett exempel där förklara situationen eller begäran i sitt sammanhang kan hjälpa mottagaren Omdömen

Don &';. T Använd versaler eller Text Speak Omdömen

Använda versaler i ett e-postmeddelande gör att du ser ut som du skriker. Visst, kanske du har den på av en slump, men se till att du granska e-post till kontrollera. Det enda undantaget till versaler är för akronymer eller initialer - som bör användas sparsamt. Håll din e-post att döma fall - som om du och'. Re skriver en mening Omdömen

Dessutom, don &'en; t använda “ text talar &"; i ett e-postmeddelande. Akronymer och ord som kan vara acceptabelt i textmeddelanden, såsom LOL eller PLZ, bör inte ingå i e-postmeddelandet. Om du tror att du behöver använda dem, du &'; re inte skriva en effektiv verksamhet e-post. Håll det till full ord behov Omdömen

Använd korrekt stavning och grammatik Omdömen

Stavning och grammatik är nödvändig i ett mejl - det och 'en; s. Förväntas att det är korrekt. Ett antal personer kanske inte märker felaktig stavning och grammatik, men för många människor, dålig stavning och grammatik sticker ut. Det kan faktiskt förstöra resultatet av din e-post och gör att du ser mindre professionellt Omdömen

Se till att du använder rätt stavning och grammatik för ett e-postmeddelande som du och'. Re skriftligen. Din e-postklient ska göra en rimlig jobb att korrigera stavning och grammatik, men du borde, &'; t beroende av det. Särskilt arbetar i en teknisk miljö, kan det försöka översätta eller “ rätt och" saker som borde &'en; t korrigeras. Om du &';. Re osäker, be en kollega att se över den för att kontrollera att det är korrekt Omdömen

Säg Vänligen och tack

Om du &'; re be folk att agera, det &'; s smart att använda orden “ behaga &"; och “ tack &" ;. It &'; s något som vi lärt oss i tidiga skoldagar, och från våra föräldrar - med hjälp vänligen och tack är artig och andra människor kommer att respektera dig för det. Det isn och' t något som antyds i ett e-postmeddelande, så om du specifikt nämner “ behaga &"; och “ tack &"; Det kommer troligen att uppskattas. Omdömen

Ta en lämplig signatur Omdömen

Lägga till en signatur i bottoom i ditt mail är utan tvekan den största sak du kan göra när vi letar efter hur man skriver ett företag e-post. It &'; s uppe med ett ämne för meddelandet som en viktig del av ett e-postmeddelande. Detta är viktigt för ett par anledningar:

Det finns kontaktuppgifter till dig, så att mottagaren kan kontakta dig Review, kan göra att du ser professionella.. Med bara ditt namn i slutet av e-post är en sak, att ha en signatur med alla dina uppgifter är ett steg över. Review, gör andra att kontakta dig om de är medvetna om e-post i framtiden, eller om det &' ; s på en kedja av e-postmeddelanden Omdömen

Det finns flera saker du bör inkludera i en signatur - ditt fullständiga namn, din roll, din avdelning, och ditt telefonnummer.. Du don &'en; t måste inkludera din e-postadress, eftersom mottagaren kan bara trycka på Svara. Håll dig borta från citat eller bilder i din signatur - det &'; s ingen anledning att ta något av detta och det bara fyller upp signaturen Omdömen

Dessutom se till att du skickar ut med varje e-post du skickar.. En hel del e-postklienter innehåller en funktion för att omedelbart inkludera en e-postsignatur, och jag föreslår att du använder den. Det betyder att du inte &'en; t förbise att lägga det och det och' s en sak mindre att tänka på

Granska och redigera innan du skickar Omdömen

Det sista steget innan leverera affärs e-post är att granska den. . Du måste granska e-post för några skäl: Omdömen

Kontrollera att stavning och grammatik är korrekt
Kontrollera att punkten i brevet blir levererad Review Se till att e-post är inte alltför.. lång.

Det kan vara frestande att bara skapa e-post och skicka det. Om du tillbringar en minut återläsning och granska e-post, kan du hitta saker som du didn &'en; t förut, och det bör leda till en högre e kvalitet. Det kan också bidra till att förbättra kvaliteten i arbetet -. Om andra tycker din e-post är alltid korrekt då bör de ha en hög uppfattning om din faktiska arbete Omdömen

Bonus Tips om hur man skriver ett företag E Omdömen

Ja, jag &'; M som innehåller en bonus tips - punkt nummer elva Omdömen

Denna extra tips är att bara skicka e-post till dem som behöver det.. Det kan vara frestande, och ganska lätt dessa dagar, för att lägga till ett stort antal kontakter i Till och CC Område e-post. Men, måste du vara försiktig med detta. It &'; s främsta orsaken till e-post igensättning upp folk och' s. Inkorgar - skickas e-postmeddelanden som de don &'en; t behöver se Omdömen

Det är bäst att bara skicka e-post till dem som behöver se det. Beroende på e-post och innehåll, och laget du arbetar i, är detta ett obegränsat antal personer - men färre människor desto bättre Omdömen

Jag hoppas att dessa tips om hur man skriver ett företag e-post är värdefulla för dig. och hjälpa det sätt du skriver e-post Omdömen  ..