Out of Sight Out of Mind? Handtag Papper och filer med tre enkla Decisions

Gör högar av papper och högar av filer på ditt skrivbord verkar föröka sig och ta på en eget liv? Omdömen

Är du rädd för att sätta bort någonting eftersom du kan glömma det? Omdömen

När du öppnar din e-post, tror du, "Jag ska bara lägga den här nu"? Har "sätta det här nu" högen fortsätta växa? Omdömen

Om du svarade "ja" på någon av ovanstående, är du fördröja beslut. Denna fördröjning resulterar i ökad röran på skrivbordet. Röran leder till överväldiga. Väldiga leder till minskad produktivitet. Du kan se att allt detta leder till något gott Omdömen

Det finns bara tre beslut som du måste göra:. Omdömen

Beslut # 1: Vad göra med din e-post. När din e-post kommer in, gå över den med din papperskorg och ta en av följande åtgärder:

• Kasta den. Om du inte behöver det, kasta det i papperskorgen (vilket kan innefatta fragmentering eller återvinning). Ju mer du kasta bort, ju mindre du har att ta hand om. Du vinner!

• Delegera detta. Om någon annan kan göra det, skicka den vidare.

• Gör det nu. Om detta är något som kan göras på två minuter eller mindre, gör det nu. Detta kan innebära faktiskt gör uppgiften eller schema uppgiften i din planerare eller sätta det på din "att göra" lista.

• Göra det senare. Om detta är något som du kommer att behöva senare, kan inte ta hand om just nu, eller det kommer att ta ett tag att avsluta det, gå vidare till beslut nr 2. Omdömen

• Keep It evigt. Om detta är något du behöver hänga på, gå vidare till beslut nr 3 Omdömen

beslut nr 2: När behöver du att se det igen? När du behöver för att hänvisa till papper i framtiden (till exempel som en inbjudan eller en karta) eller om du behöver komma ihåg att agera på ett visst datum, behöver du en tickler fil. Detta är vad du gör:

• Samla dessa leveranser:

* En låda eller en låda som kommer att rymma hängmappar Omdömen

* 43 hängande mappar Omdömen

* 43 hängande flikar fil mapp, 31 av en färg och 12 av annan färg Omdömen

* Din favoritpenna eller Sharpie Omdömen

• Ta dessa steg:

* Skriv de tolv månaderna på 12 flikar av en färg; infoga dem ned den vänstra sidan av 12 hängmappar

* Skriv siffrorna 1-31 på de 31 flikarna i den andra färgen; infoga dem i resterande 31 hängmappar, svindlande dem i annan valuta än vänster så att du kommer att kunna se dem i korthet positioner Omdömen

&bull. Sätt mapparna i din låda eller box:

* Oavsett månad du börjar med (som jag skriver, är i februari), sätta den fliken månaden på framsidan av lådan med de numrerade mappar för resten Månadens bakom den (dvs. 27 till 31, även om februari inte har 31 dagar). Omdömen

* Bakom dem är den mapp för nästa månad (mars), följt av filerna numrerade 1-26.

* Bakom som är mapparna för resten av året. Omdömen

* File dina papper beroende på när du behöver dem, vilket ger tid för att avsluta projektet. Till exempel, om din deadline är 25 mar och du tror att jobbet kommer att ta två dagar, sätta papper i 23 mappen mars. Om du behöver bara komma ihåg att göra något i juni, släpp den i filen juni. Omdömen

* Börja varje dag med mappen på dagen och sedan flytta den. När du är färdig med en dag, flytta den till baksidan av nästa månad. Omdömen

* I slutet av varje månad, gå igenom de dokument som har sjunkit i nästa månad mapp och lägg dem i rätt datum. Återigen, möjliggör tid att avsluta projektet Omdömen

beslut nr 3:. Om du behöver för att hålla den för alltid, lämna in den. Här är några tips för din ansökan: Omdömen

• Behöver du verkligen att hålla den för alltid? Organisera experter säger att du hänvisar till endast 20% av vad du filen. Resterande 80% är onödigt och aldrig tittat på igen. Fyll inte din arkivskåp med att 80% .... detta inkluderar flera kopior av samma dokument Omdömen

&bull. Inte overstuff filen lådorna. Håll två inches av tomt utrymme i varje låda så att du kan få in och ut filer utan att landa på akuten Omdömen

&bull. Använd en lutning skrivbord sorterare. Om du har högar av filer på skrivbordet som inte kan sättas bort eftersom du arbetar med dem, lägg dem i en lutning på skrivbordet sorterare. De finns på alla kontor leverantör. Detta kommer att hålla filerna synliga och lätt att hitta. Du kommer också att vara mindre benägna att förlora dem eller glömma dem Omdömen

Din utmaning. Lösa att fatta ett beslut om varje papper när det kommer in i ditt kontor. Inte "sätta det här nu." Göra beslut kommer att leda till stora fördelar. När du går in i ett kontor som är fria från skräp ... när du inte längre slösa tid på att leta efter papper och filer ... när du inte längre missa deadlines ... du kommer att känna sig mindre stressade och du kommer att få mer arbete i mindre tid. Ta den tid du sparar för fortbildning, en semester, eller bara koppla av. Du kommer att bli en bättre paralegal i det långa loppet Omdömen  ..