Anthony Ricigliano - Electronic Business Communications

Som IT bästa praxis snabbt övergår från goda idéer till lagkrav, företag finner att behålla och arkivering företagsrelaterade kommunikation är en nödvändighet i motsats till en fin-att-ha. För att vara tydlig, är arkivering inte samma sak som att säkerhetskopiera e-postservern. En säkerhetskopia är normalt bara används för att återställa systemet efter ett fel eller att återgå till ett tidigare tillstånd. Ett arkiv är semi-permanent lagring av affärskritiska dokument och annan e-post som krävs för att hållas för regelefterlevnad eller andra skäl. Låt &'; s ta en närmare titt på denna växande oro:

Bransch förordningar

Vissa branscher är enligt lag skyldiga att föra register över vissa transaktioner för mycket specifika tidsperioder eller inför stränga straff. För att komplicera frågan, kan ett enskilt företag står inför en annan uppsättning av bestämmelser om lokala, statliga, federala, och även internationell nivå. Även om dessa lagar don &'en; t hänför sig vanligen till e-post specifikt är detta medium erkänns nu som standard mekanism för handel både information och dokument. I stället för stranden av arkivskåp som sågs i en svunnen tid, bör företag med strikt Anthony Ricigliano Industry Regulatory krav nu upprätthålla en bank servrar tillägnad inte bara lagra affärskritiska e-post, men också ger en snabb och enkel sökning och hämtningsmetod

Affärer som don &'en;. t följa reglerna när det gäller att upprätthålla kopior av juridiska dokument och finansiella transaktioner riskerar att påföljder som organisationer som Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, och en mängd andra myndigheter. Inte bara kan dessa organ införa stränga böter, kan de också stoppa företagets verksamhet i många fall. Omdömen

andra rättsliga frågor

Även om de allra flesta företag inte faller i skuggan av statlig reglering, körs varje företag risken för rättsliga åtgärder som en allmän kostnad för att göra affärer. Dessa dagar, har även de mest oklanderligt förvaltade företaget praktiskt taget ingen chans att vistas i rättssalen för evigt. Som tidigare nämnts, har e-post blivit accepterad standard för både företags- och personkommunikation. Med denna utveckling, har domstolen beordrade upptäckt motioner började be om kopior av e-postmeddelanden mer och oftare. Omdömen

Om en organisation kan bevisa att den har en strikt policy att alltid permanent ta bort e-postmeddelanden under vissa omständigheter, som efter en viss tidsperiod, kan de ha möjlighet att övertyga domstolen om att e-postmeddelanden kan helt enkelt inte kan reproduceras. Men om det finns även ett undantag från denna regel, kan bolaget bli föremål för sanktioner och även förlora fallet om de inte fram den begärda bevisningen under upptäckten period. Naturligtvis har ett etiskt företag inget att förlora genom att producera de begärda e-post och dokument kunde tjäna en dom i deras fördel. Utan dem skulle det vara en helt annan utgång. Omdömen

Arkiv och hämtning frågor

Även om de flesta företag inser att Anthony Ricigliano Arkiv och hämtning Frågor om affärskritisk e-post kommunikation behövs många tillflyktsort och' t vidtagit nödvändiga åtgärder för att genomföra ett effektivt system. Vissa företag förlitar sig på enskilda användare att behålla sitt eget system för att spara viktiga e-postmeddelanden. Historiskt sett har de etablerade storleksbegränsningar på användarnivå brevlådor för att tvinga människor att lämna kritiska meddelanden och ta bort oviktiga kommunikation i tid eller få problem bearbetar sina inkommande och utgående meddelanden. Som dokumentstorlek har ökat dramatiskt, är denna metod inte alls lika effektiv som det en gång var som användare spenderar orimligt mycket tid på att hantera sina brevlådor. Omdömen

En mer effektiv metod innebär ett automatiskt arkiveringssystem som transparent flyttar e-post till arkivservern efter en viss tid. Även om informationen inte längre fysiskt lagras i användarens 'en; s primära postlåda, fortsätter de att kunna komma åt e-post i god tid genom hämtningsprocessen. Användarens' s inte längre slösa tid på att hantera sin brevlåda, har företaget en tillförlitlig arkiv metod på plats, och alla rättsliga krav täcks Omdömen

En nackdel med denna metod är att många företag ser en dramatisk tillväxt. i lagringskrav. För att bekämpa detta problem, behövs nyare metoder för separata verksamhetskritiska dokument från mötesmeddelanden, dag till dag kommunikation och personliga meddelanden. I stället för att programmera dessa komplicerade politik i arkiv rutin, kan dedikerade brevlådor inrättas för att hålla juridiska dokument och andra viktiga meddelanden. Omdömen

För att skydda företag från lagliga och regulatoriska konsekvenser, effektiva metoder för att både arkiv och hämta affärskritisk e-post måste genomföras. Genom att försumma denna viktiga uppgift, företag riskerar sanktioner, ekonomiska påföljder, och förlorade rättegångar Omdömen  ..