Hantera intern e-post Overload

Vi skickar och tar emot dussintals arbetsrelaterad e-post varje dag. Meddelanden – ofta de som är intern kommunikation – folkmassan våra inkorgar och vår tid. Men hur många av dessa inkommande e-post är verkligen nödvändigt och viktigt? När gör mängden använt läsning och svara på kollegor och' e-post blir kontraproduktiva? Dessa frågor har dykt upp som företag har börjat utforska nya sätt att förbättra effektiviteten och för att lindra sina anställda från dagliga översvämningar av redundanta meddelanden. I det här inlägget kommer jag att diskutera en VD och' s genomgripande förändring av den interna kommunikationen i hans sällskap – plus några små sätt som du kan förbättra e-tekniker bland dina egna kollegor. Omdömen

E-post har blivit en sådan oumbärlig del av den interna kommunikationen att det är svårt att föreställa sig att överge den helt. Ändå en VD har gjort just detta: förra månaden, Thierry Breton, VD för Atos, ett IT-tjänsteföretag, meddelade genomförandet av ett företagsövergripande interna förbud att börja detta år. Detta är ingen liten bedrift, som Atos har 80.000 anställda som spänner över 42 länder. Omdömen

Tillkännagivandet orsakat uppståndelse både inom företaget och från media, men Breton försvarade kraftigt sitt beslut under en intervju med BBC i december. Han förklarade att grunderna för den inre e förbudet var till “ höja kvaliteten på arbetsförhållanden och" för alla 80.000 anställda, som regelbundet översvämmas med e-post. Ett annat bekymmer var för kvaliteten på hans företag, som spende “ för mycket tid på interna e-post och inte tillräckligt med tid på management och ". Dessutom kommer externa e-post fortfarande vara en primär form av kommunikation med kunder. Omdömen

Vad är då alternativen för effektiv intern kommunikation, särskilt inom ett företag där de anställda sträcker sig över flera kontinenter och tidszoner? Breton citerade en rad verktyg som Atos har börjat införliva och kommer att fortsätta att genomföra under de kommande månaderna, som Breton själv använder nu helt över intern e-post. Alternativen inkluderar snabbmeddelanden, interna sociala nätverk (t.ex. Yammer, som ni kan läsa mer i ett tidigare blogginlägg), cloud computing, och micro blogging. Bland mina favorit alternativ är dokumentdelningssajter, som skär ut e-postbilagor och ger en online-forum där kollegor kan skriva kommentarer och frågor om dokument.

De flesta företag inte är redo att eliminera interna e-postmeddelanden. Även Breton förutspår att det kommer att vara 10 till 15 år innan alla företag att anta sådana metoder. I stället, här är några förslag på hur man trimma ner dina egna e-post – och gärna dela dem med kollegor

- Börja med en beskrivande ändå kortfattad ämnesraden. Om ämnesraden tydligt ditt syfte, kommer det att hjälpa dig att skära ned text i brödtexten i brevet Omdömen

- Innan du “. Svara alla &"; eller CC andra på e-post, överväga om alla mottagare verkligen behöver se e-postmeddelandet. Det tar ett tag att läsa igenom långa e-kedjor och är ett ineffektivt utnyttjande av tid om samtalet inte är relevant för mottagaren Omdömen

- Om du är på väg att svara på ett mail med enkel “. Tack, &" ; reflektera först på vem du skickar det till. Vissa människor uppskattar en avslutande email av tacksamhet; andra tycker att det är onödigt och ett slöseri med tid och utrymme Omdömen

-. läsa och redigera e-postmeddelanden innan du skickar dem. Arbets e-post bör vara kortfattade och rakt på sak, och varje gång du läser igenom kommer du att upptäcka fler ord för att eliminera. Detta är särskilt viktigt för e-post som skickas till en mobil enhet. Omdömen

Om du har några punkter att diskutera, bryta ner din e-post i punktlistor. Detta organiserar dina tankar på ett tydligt sätt, och mottagaren kommer att uppskatta att ha läst några punkter i stället för långrandiga stycken Omdömen  ..