Den göra och inte göra av Business Meetings

När planeras och genomförs, möten kan vara ett effektivt sätt att dela information eller lösa problem. När möten är oorganiserade, planerad utan anledning, alltför ofta, eller inte tillräckligt ofta, blir de ett slöseri med tid och energi, och är en frustration för alla. Möten kan vara ett mycket användbart verktyg i en organisation produktivitet. Framgången för ett möte beror på hur den genomförs. Här är några saker att tänka på, vad de ska göra, och vad man inte ska göra när du schemalägger och kör ett möte. Omdömen

Har du inte ett möte om det inte finns någon anledning att ha en. Omdömen

Har ett möte om det är ett ämne att diskutera. Omdömen

Många organisationer har möten regelbundet (en gång i veckan, varannan månad, etc.), som är okej om det är något att tala om i mötet. Om ett möte är planerat, men inte har en punkt, slutar det slöseri med tid, inte bara under mötet, men i den tid det tar för alla att förbereda. Om du har regelbundna möten, och du vet att en vecka är särskilt långsam och det kommer att finnas något att diskutera, avbryta den och återsamlas när du har ett problem som behöver åtgärdas. Omdömen

Ta inte med människor som är inte inblandade i ämnet. Omdömen

Gör bjuda dem som har värdefull input eller behöver involveras. Omdömen

Var försiktig med vem du bjuder in till mötet. Granska frågan och engagera alla som har viktiga bidrag att göra, eller måste veta om det i framtiden. Om det finns deltagare som inte har något samband med föremålet, du slösar bort sin tid. Dessutom, om du inte är försiktig om vem du bjuder in, kan du utesluta personer som kan behöva ingå. Det kan finnas anställda som inte kan arbeta på det på tills vidare, men kan behöva delta förstå det senare. Om det är ett nytt projekt, kanske du vill bjuda in dem med mer information. Det kan finnas människor som inte är direkt knutna till projektet, men är mer kunniga om det. I det här fallet, kan de ge användbar information som andra inte kan. Omdömen

Gå inte i oförberedd. Omdömen

Har en agenda att följa och en grundstruktur för mötet. Omdömen

Varje möte bör ha en grundläggande plan. Du måste veta vad som behöver åtgärdas och åstadkommit under ett möte, och hur du ska gå om att göra det. Dagordningen måste bestämma vad som ska läggas fram i mötet, och när. Strukturen för mötet är hur den är organiserad. Om detta är ett möte där alla måste delta, bestämma det bästa sättet att göra det (ge tid för frågor, gå runt i rummet till varje person för återkoppling, etc.). Om syftet med mötet är att brainstorma, tänka på hur du vill att generera idéer. Varje möte behöver en dagordning och struktur, men hur varje används kommer att variera baserat på mötet. Omdömen

Förutsätt inte att någon annan kommer att köra den. Omdömen

Har en facilitator. Omdömen

När en agenda är inställd, måste det finnas någon som ser till att den följs. Ett möte kan ha en plan, men deltagarna har sina egna agendor och ett möte kan lätt gå ur spår när ingen hålla sig till planen. Om du inte kan underlätta, hitta någon som kommer att titta på klockan, följ schemat och hålla alla på rätt spår. Omdömen

Var inte självisk med tiden. Omdömen

Gör respektera andra scheman.

Möten är effektiva när de används på ett ansvarsfullt sätt. Schema tillräckligt med tid att fokusera på frågan till hands, men använd inte tid själviskt. Andra medlemmar i ditt team har förmodligen andra frågor som är lika eller kanske viktigare än den nuvarande, och som behöver tid för att göra sitt eget arbete. Dessutom, när mötena är för långa, deltagare tappar intresset. Om det står klart att du inte har tillräckligt med tid att lösa problemet i mötet, schemalägga en annan. Pausen mellan mötena kommer att ge deltagarna att komma tillbaka utvilad och öppna för ny information. Omdömen

Inte äger mötet. Omdömen

Gör ge möjligheter för inmatning och diskussion i den tilldelade tiden.

Temat för mötet är inte det enda syftet. Syftet är att sprida denna information. Detta kommer inte att uppnås om en person gör allt snacket. Låt alltid tid för feedback, frågor och diskussion. Om du inte har dessa element blir mötet en föreläsning. Omdömen

De mest produktiva möten är de som har mest tänkte sätta in i dem. Ämnet, deltagarna, och strukturen är alla viktiga komponenter. Med rätt uppmärksamhet och planering, kan du få ut det mesta av ditt möte, och anställda som deltar Omdömen  ..