Kommunicera en förändring i ditt projektets Go-Live Date

Ditt projekt go-live datumet har ändrats – nu då? Oavsett skälen till förändringen (och låt oss inse det, "datumet har ändrats" brukar tolkas som "den dag har halkat"), det finns sex steg du bör ta när du kommunicerar en förändring i ditt projekts go-live datum:

1. Tänk på sammanhanget.
Det är viktigt att tänka på i vilket sammanhang förändringen sker. Om det är tidigt i projektet lifecyle kan förändringen inte vara kritisk, eftersom det finns tillräckligt med tid för att anpassa projektplanen. Det kan dock undergräva människors förtroende för projekteringen processen. Å andra sidan, om projektet redan är i full gång, måste du vara klart hur de nya datum påverkar leveransen av komponenter och fördelar som utlovades i projektinledningsskedet. Omdömen

2. Tänk på publiken.
Som med all kommunikation, först måste man tänka på din publik. Vem kommer att vara på den mottagande slutet av detta meddelande? I de flesta fall kommer du att ha flera grupper, däribland projektets intressenter, medlemmar projektgruppen och andra påverkas av projektet. Varje grupp har sina egna behov och du måste ta hänsyn till hur förändringen påverkar varje grupp.

3. Skapa meddelandet.
Det är viktigt att vara tydlig och konsekvent om det meddelande som du kommunicerar. Vad är orsaken till förändringen? Kommer senare bidra till att göra projektet mer framgångsrika genom att ge mer tid för krav sammankomst eller anpassning eller utbildning? Eller är förändringen i samband med budgeten eller resurstillgänglighet? Omdömen

Var försiktig med att ha en "officiell" budskap som skiljer sig från den "riktiga" orsaken till förändringen. Mycket ofta den verkliga anledningen kommer att sippra ut i organisationen ändå och underskred anda av förtroende som du försöker skapa. Ärlighet – särskilt förskott snarare än efter sanningen upptäcks - är den bästa politiken.

Budskapet ska vara klar och koncis – inte mer än ett par meningar. Och det bör anpassas till varje målgrupp: "här är orsaken till förändring och här är hur det påverkar dig."

4. Välj en talesman.
Vem kommunicerar budskapet beror på projektets kommunikationsplan och ledningsstruktur. Det beror också på publiken. Till exempel, om projektet sponsor kommunicerar regelbundet status till projektets styrgrupp eller styrelse, och projektledaren vanligtvis kommunicerar med resten av organisationen, då dessa personer bör meddela ändringen till sina respektive målgrupper som en del av de regelbundna statusuppdateringar.

Om det har skett lite kommunikation om projektet, kan du göra detta meddelande den första i en serie av regelbundna uppdateringar projekt. Projektets sponsor skulle kunna införa den första uppdateringen och sedan projektledaren eller annan utsedd person kan fortsätta med följande uppdateringar.

5. Fundera på hur meddelandet kommer att meddelas. Omdömen Det finns många sätt att du kan kommunicera förändringen från en speciell alla företagsmöte till en rad i din månatliga projektet statusrapport. Du bör följa den process som du har beskrivit i projektets kommunikationsplan och även anser att hur du kommunicerar budskapet är lika viktigt, om inte viktigare, än vad du kommunicerar.

Till exempel, om du har en särskild all-företag möte för att meddela ändringen i dag, människor kommer att få känslan att förändringen är en stor sak. Å andra sidan, om du bara slinka in den sista raden i ett projekt uppdatering som får publiceras på en sällan besökta webbplatsen, folk antingen inte se det eller tror att du försöker dölja det.

Om meddelandet kommuniceras personligen, vara medveten om talarens ickeverbala kommunikation, såsom ögonkontakt, ansiktsuttryck och tonfall. Dessa icke-verbala element ska förmedla uppriktighet, förtroende och empati: "Jag säger sanningen, jag vet vad jag talar om, och jag bryr mig hur det påverkar dig." Beslutar också i förväg hur frågor ska hanteras och av vem.

6. Uppföljning efter meddelandet.
Det är viktigt att det finns ofta uppföljning efter meddelandet att se till att människor fått meddelandet och att svara på några frågor eller funderingar. Denna feedback kommer att hjälpa dig att avgöra vad /hur man kommunicerar nästa. Informella kommunikationskanaler är värdefulla här eftersom folk kan vara mer öppen om sina uppfattningar om projektet när de står runt vattenkylare eller på parkeringen än när de är i formella möten projektstatus.

Projekt förändringar sker. Kommunicera en förändring i projektets go-live datum behöver inte spåra ur ditt projekt. Det kan vara ett tillfälle att återkomma (eller skapa) planer kommunikation, riskhantering och förändringsledning ditt projekt. Med dessa planer i stället kommer att bidra till att förändringarna inte störa projektet eller hindra dess slutliga framgång. Omdömen

Copyright (c) 2008 Gilda Bonanno LLC Alla rättigheter förbehållna
Du kan skriva ut hela denna artikel och du måste innehålla info upphovsrätt och följande uttalande "Gilda Bonanno är en talare, utbildare och coach som specialiserar sig på att hjälpa individer och organisationer bryta sig ur sina komfortzoner och bli mer framgångsrik än de trodde var möjligt. Kontakta henne på www.gildabonanno.com. . "